Entente de traitement des données

Parties et objet

Cette entente (RGPD, art. 28) est conclue entre vous, l'établissement, en tant que responsable du traitement, et Ospitera en tant que sous-traitant. Elle fait partie des conditions de service et s'applique tant que nous traitons des données personnelles pour vous. Version 2026-11-05.

Ce que nous traitons

Objet et finalité : prendre, afficher, imprimer et livrer les commandes de vos clients, envoyer les messages texte que vous activez, et le soutien qui s'y rattache.

Personnes concernées : vos clients, et votre propre personnel qui utilise l'espace d'administration et l'écran cuisine.

Données personnelles : nom du client, numéro de téléphone, adresse de livraison, remarques et contenu des commandes ; noms d'utilisateur du personnel ; données techniques comme les adresses IP (conservées uniquement sous forme d'empreintes à clé).

Durée : L'adresse de livraison et les remarques sont supprimées 24 heures après la clôture d'une commande, le numéro de téléphone et le nom de famille après 72 heures, et les commandes non clôturées les perdent après 7 jours. Le contenu et les montants des commandes restent disponibles pour la comptabilité de l'établissement jusqu'à la fin du service.

Nos obligations

Instructions documentées : nous traitons vos données personnelles uniquement pour les finalités et selon les instructions de cette entente, les réglages que vous choisissez dans votre espace d'administration et les instructions ultérieures de vos personnes autorisées, y compris pour les transferts à l'étranger. Si une loi de l'UE ou d'un État membre exige un autre traitement, nous vous en informons d'abord, sauf si cette loi l'interdit. Si nous estimons qu'une instruction viole le droit de la protection des données, nous vous le disons rapidement et suspendons cette instruction jusqu'à ce que nous convenions de la suite.

Toute personne d'Ospitera qui a accès aux données est tenue à la confidentialité.

Nous maintenons des mesures de sécurité appropriées, notamment : le chiffrement en transit, le chiffrement au repos des coordonnées des clients et des identifiants de paiement, le hachage des mots de passe et des NIP, un accès limité par établissement, la limitation du débit, la journalisation des actions sensibles, la suppression automatique décrite ci-dessus et les sauvegardes de la base de données.

Assistance : compte tenu du traitement et des informations dont nous disposons, nous vous aidons à répondre aux demandes de vos clients qui exercent leurs droits, pour la sécurité, l'évaluation et la notification des violations, les analyses d'impact et les consultations avec les autorités. Votre espace d'administration comprend un outil pour exporter ou effacer les données d'un client ; pour le reste, écrivez au soutien. Nous vous transmettons rapidement les demandes concernant votre traitement et n'y répondons pas nous-mêmes, sauf si la loi l'exige, et vous donnons à temps les informations dont nous disposons raisonnablement pour vos délais.

Nous vous informons sans retard injustifié, et dans les 48 heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données personnelles touchant vos données, avec les informations nécessaires pour remplir vos propres obligations.

Fin du service : les nouvelles commandes s'arrêtent à la date de fin. Pendant 30 jours après celle-ci, vous pouvez encore vous connecter et exporter (conditions 9.4) ; le 30e jour, nous supprimons les données personnelles que nous détenons pour vous (commandes, données des clients, comptes du personnel et du propriétaire, menu et coordonnées de vos réglages), sauf si vous demandez une suppression plus tôt. Les sauvegardes de la base de données expirent selon le calendrier de restauration de notre fournisseur et ne servent jamais aux opérations courantes ; si l'une d'elles est restaurée, les suppressions sont appliquées à nouveau. Nous ne conservons que ce que la loi exige de nous : nos factures et la preuve de votre acceptation des conditions.

Conformité et audits : nous vous fournissons les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de cette entente et permettons des audits, y compris des inspections, par vous ou un auditeur indépendant que vous désignez, et y contribuons, avec un préavis raisonnable et sous confidentialité. Les audits courants peuvent être regroupés pour éviter les doublons ; d'autres audits restent toujours possibles après un incident important, un changement important du traitement, des indices raisonnables de non-conformité ou à la demande d'une autorité de contrôle.

Rôles distincts : nous sommes votre sous-traitant pour les commandes de vos clients et les comptes du personnel que vous gérez. Nous sommes un responsable du traitement distinct pour notre relation client avec vous, la facturation, la sécurité de notre propre plateforme et les réclamations en justice, comme le décrit notre politique de confidentialité (/legal/privacy). Aucun de ces rôles ne nous permet d'utiliser les données des clients à des fins publicitaires, de profilage sans lien avec le service ou d'entraînement de modèles d'IA.

Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez les sous-traitants listés sur /legal/subprocessors. Nous leur imposons les mêmes obligations de protection des données et en restons responsables.

Nous annonçons les nouveaux sous-traitants dans votre espace d'administration au moins 30 jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer pour des motifs raisonnables ; si nous ne pouvons pas régler la question, vous pouvez mettre fin au service avant le changement.

Transferts à l'étranger

La liste des sous-traitants indique où chaque fournisseur traite les données. Lorsque des données quittent l'Espace économique européen, le transfert repose sur une décision d'adéquation ou, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (module 3, de sous-traitant à sous-traitant) conclues avec ce fournisseur, avec des mesures supplémentaires si nécessaire. Nous évaluons séparément les transferts ultérieurs de nos fournisseurs. Un transfert sans mécanisme valable ne commence pas. Sur demande, nous vous remettons une copie des garanties, caviardée seulement lorsque c'est commercialement nécessaire.

Annexes par pays

Royaume-Uni : les données personnelles du Royaume-Uni peuvent aller vers l'EEE en vertu des règlements d'adéquation du Royaume-Uni pour l'EEE. Lorsqu'un transfert restreint va au-delà de l'EEE, il utilise l'addendum britannique (International Data Transfer Addendum) aux clauses que nous avons avec ce fournisseur.

Suisse : les transferts vers l'EEE reposent sur la reconnaissance par le Conseil fédéral d'une protection adéquate ; les transferts ailleurs utilisent les clauses contractuelles types telles que reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence pour cette destination.

Brésil : les transferts vers la Belgique et le reste de l'UE reposent sur la décision d'adéquation de l'autorité brésilienne de protection des données (ANPD) pour l'Union européenne, dans la mesure où elle les couvre. Les autres destinations et les transferts ultérieurs utilisent le mécanisme désigné pour eux ; lorsqu'il s'agit des clauses contractuelles types de l'ANPD (résolution CD/ANPD 19/2024), leur texte complet et leurs annexes remplies sont joints, sans modification.

Turquie : lorsque le contrat type du Conseil de protection des données personnelles est la garantie, nous remplissons et signons avec vous le bon module turc avant tout transfert, et le contrat signé est notifié au Conseil dans les cinq jours ouvrables suivant la signature par la partie qu'il désigne. Nous ne commençons pas le traitement pour un établissement en Turquie avant cela.

Québec : avant que des renseignements personnels quittent le Québec, nous vous fournissons les informations et les garanties écrites nécessaires à votre propre évaluation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ; l'évaluation vous appartient.

Autres pays ayant leurs propres règles sur l'envoi de données personnelles à l'étranger (par exemple l'Argentine, la Colombie et le Pérou) : nous vous fournissons les informations sur notre traitement dont vous avez besoin, et mettons en place les clauses exigées par cette loi avant que le transfert commence.

Ordre de priorité

Les clauses impératives d'un instrument de transfert cité ci-dessus l'emportent sur cette entente et sur les conditions de service. Sous réserve de celles-ci, une annexe par pays l'emporte sur le reste de cette entente pour ce pays, et cette entente l'emporte sur les conditions de service en matière de données personnelles. Pour un établissement au Québec, cette version française fait foi, sauf si vous avez expressément choisi d'être lié par la version anglaise ; ailleurs, la clause 17.2 des conditions s'applique.

Contact

Questions de confidentialité et contact en cas de violation : support@ospitera.com.