Tietojenkäsittelysopimus

Osapuolet ja soveltamisala

Tämän sopimuksen (tietosuoja-asetuksen 28 artikla) osapuolet ovat sinä, ravintola, rekisterinpitäjänä ja Ospitera henkilötietojen käsittelijänä. Se on osa palvelun ehtoja ja on voimassa niin kauan kuin käsittelemme henkilötietoja puolestasi. Versio 2026-11-05.

Mitä käsittelemme

Kohde ja tarkoitus: asiakkaidesi tilausten vastaanottaminen, näyttäminen, tulostaminen ja toimittaminen, käyttöön ottamiesi tekstiviestien lähettäminen ja niihin liittyvä tuki.

Rekisteröidyt: asiakkaasi ja henkilökuntasi, joka käyttää hallintapaneelia ja henkilökunnan näyttöä.

Henkilötiedot: asiakkaiden nimi, puhelin, toimitusosoite, huomautukset ja tilauksen sisältö; henkilökunnan käyttäjätunnukset; tekniset tiedot, kuten IP-osoitteet (tallennetaan vain avainnettuina tiivisteinä).

Kesto: Toimitusosoite ja huomautukset poistetaan 24 tuntia tilauksen sulkemisen jälkeen, puhelinnumero ja sukunimi 72 tunnin kuluttua, ja sulkemattomista tilauksista ne poistetaan 7 päivän kuluttua. Tilausten sisältö ja summat säilyvät ravintolan kirjanpitoa varten, kunnes ravintolan toiminta tai palvelu päättyy.

Velvollisuutemme

Dokumentoidut ohjeet: käsittelemme henkilötietojasi vain tämän sopimuksen, hallintapaneelissa valitsemiesi asetusten ja valtuutettujen yhteyshenkilöidesi myöhempien ohjeiden mukaisiin tarkoituksiin ja niiden mukaisesti, myös siirroissa ulkomaille. Jos unionin tai jäsenvaltion oikeus edellyttää muuta käsittelyä, ilmoitamme sinulle etukäteen, ellei kyseinen oikeus sitä kiellä. Jos katsomme ohjeen rikkovan tietosuojasääntöjä, ilmoitamme sinulle heti ja keskeytämme ohjeen, kunnes sovimme jatkosta.

Kaikki Ospiteran henkilöt, joilla on pääsy tietoihin, ovat salassapitovelvollisia.

Toteutamme asianmukaiset turvatoimet, muun muassa: salauksen siirron aikana, asiakkaiden yhteystietojen ja maksutunnistetietojen salauksen tallennettuna, tiivistetyt salasanat ja PIN-koodit, ravintolaan rajatun pääsyn, pyyntöjen rajoittamisen, arkaluonteisten toimien kirjaamisen, automaattisen poistamisen edellä kuvatulla tavalla ja tietokannan varmuuskopiot.

Avustaminen: käsittelyn luonne ja käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen autamme sinua asiakkaiden oikeuksiensa käyttämistä koskevissa pyynnöissä, tietoturvassa, loukkausten arvioinnissa ja ilmoittamisessa, vaikutustenarvioinneissa ja viranomaisten kuulemisessa. Hallintapaneelissasi on työkalu yksittäisen asiakkaan tietojen vientiin tai poistamiseen; muissa asioissa ota yhteyttä tukeen. Välitämme sinulle viipymättä pyynnöt, jotka koskevat käsittelyäsi, emmekä vastaa niihin itse, ellei laki sitä edellytä, ja annamme sinulle kohtuudella hallussamme olevat tiedot ajoissa määräaikojasi varten.

Ilmoitamme sinulle tietojasi koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja 48 tunnin kuluessa siitä, kun saimme sen tietoomme, sekä annamme tiedot, joita tarvitset omien velvoitteidesi täyttämiseen.

Palvelun päättyminen: uudet tilaukset päättyvät päättymispäivänä. Sen jälkeen voit vielä 30 päivän ajan kirjautua ja viedä tietoja (ehdot 9.4); 30. päivänä poistamme puolestasi säilyttämämme henkilötiedot (tilaukset, asiakastiedot, henkilökunnan ja omistajan tilit, ruokalistan ja asetusten yhteystiedot), ellet pyydä aikaisempaa poistamista. Tietokannan varmuuskopiot vanhenevat tietokantapalveluntarjoajamme palautusaikataulun mukaan, eikä niitä koskaan käytetä tavallisessa toiminnassa; jos varmuuskopio joskus palautetaan, poistot tehdään uudelleen. Säilytämme vain sen, mitä laki meiltä edellyttää: sinulle antamamme laskut ja merkinnän ehtojen hyväksymisestä.

Vaatimustenmukaisuus ja auditoinnit: annamme käyttöösi tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, ja mahdollistamme auditoinnit, myös tarkastukset, jotka suoritat sinä tai valtuuttamasi riippumaton tarkastaja, kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja luottamuksellisuutta noudattaen, ja osallistumme niihin. Säännönmukaiset auditoinnit voidaan yhdistää päällekkäisyyden välttämiseksi; lisäauditoinnit ovat aina mahdollisia merkittävän häiriön, käsittelyn merkittävän muutoksen tai perustellun vaatimustenvastaisuusepäilyn jälkeen tai valvontaviranomaisen pyynnöstä.

Erilliset roolit: olemme henkilötietojen käsittelijäsi asiakkaidesi tilausten ja hallinnoimiesi henkilökuntatilien osalta. Liikesuhteemme, laskutuksen, alustamme tietoturvan ja oikeusvaateiden osalta olemme itsenäinen rekisterinpitäjä, kuten tietosuojaseloste (/legal/privacy) kuvaa. Kumpikaan rooli ei salli meidän käyttää asiakastietoja mainontaan, asiaankuulumattomaan profilointiin tai tekoälymallien kouluttamiseen.

Alihankkijat

Hyväksyt sivulla /legal/subprocessors luetellut alihankkijat. Asetamme niille samat tietosuojavelvoitteet ja vastaamme niistä.

Ilmoitamme uusista alihankkijoista hallintapaneelissa vähintään 30 päivää etukäteen. Voit vastustaa kohtuullisesta syystä; jos ratkaisua ei löydy, voit irtisanoa palvelun ennen muutosta.

Siirrot ulkomaille

Alihankkijaluettelossa kerrotaan, missä kukin palveluntarjoaja käsittelee tietoja. Jos tiedot siirtyvät Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto perustuu tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai, jos sellaista ei ole, Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin (moduuli 3, käsittelijältä käsittelijälle), jotka on sovittu kyseisen palveluntarjoajan kanssa, tarvittaessa lisätoimin. Palveluntarjoajiemme edelleensiirrot arvioidaan erikseen. Siirtoa ei aloiteta ilman pätevää mekanismia. Pyynnöstä annamme sinulle kopion suojatoimista, josta on peitetty vain liiketoiminnan kannalta välttämättömät kohdat.

Maakohtaiset liitteet

Yhdistynyt kuningaskunta: Yhdistyneestä kuningaskunnasta peräisin olevia henkilötietoja voidaan siirtää ETA:han Yhdistyneen kuningaskunnan ETA:ta koskevien riittävyyssääntöjen perusteella. Jos rajoitettu siirto ulottuu ETA:n ulkopuolelle, sovelletaan UK International Data Transfer Addendumia kyseisen palveluntarjoajan kanssa sovittuihin lausekkeisiin.

Sveitsi: siirrot ETA:han perustuvat liittoneuvoston tunnustukseen riittävästä tietosuojan tasosta; muualle tehtävissä siirroissa käytetään vakiosopimuslausekkeita, jotka Sveitsin liittovaltion tietosuoja- ja tiedonsaantivaltuutettu on tunnustanut kyseiselle kohdemaalle.

Brasilia: siirrot Belgiaan ja muualle EU:hun perustuvat Brasilian tietosuojaviranomaisen (ANPD) päätökseen Euroopan unionin riittävästä tietosuojan tasosta siltä osin kuin se kattaa ne. Muissa kohdemaissa ja edelleensiirroissa käytetään niille ilmoitettua mekanismia; jos se on ANPD:n vakiosopimuslausekkeet (päätös CD/ANPD 19/2024), liitämme niiden koko tekstin ja täytetyt liitteet muuttamattomina.

Turkki: jos suojatoimi on Henkilötietoviranomaisen vakiosopimus, täytämme ja allekirjoitamme kanssasi oikean turkkilaisen moduulin ennen siirron alkamista, ja allekirjoitettu sopimus ilmoitetaan viranomaiselle viiden työpäivän kuluessa allekirjoituksesta viranomaisen määräämän osapuolen toimesta. Siihen asti emme aloita tietojen käsittelyä Turkissa sijaitsevan ravintolan puolesta.

Québec: ennen kuin henkilötiedot siirtyvät Québecin ulkopuolelle, annamme sinulle tiedot ja kirjalliset vakuutukset, joita tarvitset omaa arviointiasi varten yksityisen sektorin henkilötietojen suojaa koskevan lain mukaisesti; arviointi on sinun.

Muut maat, joilla on omat säännöt henkilötietojen siirrosta ulkomaille (esimerkiksi Argentiina, Kolumbia ja Peru): annamme sinulle tarvittavat tiedot käsittelystämme ja otamme ennen siirron alkamista käyttöön kyseisen lain edellyttämät lausekkeet.

Etusijajärjestys

Mainitun siirtovälineen pakottavat määräykset ovat ensisijaisia tähän sopimukseen ja palvelun ehtoihin nähden. Tämän rajoituksin maakohtainen liite on ensisijainen tämän sopimuksen muihin osiin nähden, ja tämä sopimus on henkilötietoja koskevissa asioissa ensisijainen palvelun ehtoihin nähden.

Yhteystiedot

Tietosuojakysymykset ja loukkausilmoitukset: support@ospitera.com.