Verwerkersovereenkomst

Partijen en toepassingsgebied

Deze overeenkomst (AVG art. 28) geldt tussen u, de zaak, als verwerkingsverantwoordelijke en Ospitera als verwerker. Ze maakt deel uit van de gebruiksvoorwaarden en geldt zolang wij persoonsgegevens voor u verwerken. Versie 2026-11-05.

Wat wij verwerken

Onderwerp en doel: het aannemen, tonen, afdrukken en leveren van de bestellingen van uw gasten, het versturen van de sms'jes die u inschakelt, en de bijbehorende ondersteuning.

Betrokkenen: uw gasten, en uw eigen personeel dat de beheeromgeving en het personeelsscherm gebruikt.

Persoonsgegevens: naam, telefoonnummer, leveradres, opmerkingen en bestelinhoud van gasten; gebruikersnamen van personeel; technische gegevens zoals IP-adressen (alleen opgeslagen als gesleutelde hashes).

Duur: Leveradres en opmerkingen worden 24 uur na het afsluiten van een bestelling verwijderd, telefoonnummer en achternaam na 72 uur, en niet-afgesloten bestellingen verliezen ze na 7 dagen. Inhoud en bedragen van bestellingen blijven voor de boekhouding van de zaak tot de zaak of de dienst eindigt.

Onze verplichtingen

Gedocumenteerde instructies: wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden en volgens de instructies in deze overeenkomst, de instellingen die u in uw beheeromgeving kiest en latere instructies van uw gemachtigde contactpersonen, ook over doorgiften naar het buitenland. Vereist een wet van de EU of een lidstaat een andere verwerking, dan laten wij het u eerst weten, tenzij die wet het verbiedt. Menen wij dat een instructie de gegevensbeschermingswet schendt, dan laten wij het u meteen weten en schorten wij die instructie op tot wij het eens zijn over hoe verder.

Iedereen bij Ospitera met toegang is aan vertrouwelijkheid gebonden.

Wij houden passende beveiligingsmaatregelen aan, waaronder: versleuteling tijdens transport, versleuteling in rust van contactgegevens van gasten en betaalgegevens, gehashte wachtwoorden en pincodes, toegang beperkt per zaak, snelheidsbeperking, logging van gevoelige handelingen, automatische verwijdering zoals hierboven, en back-ups van de database.

Bijstand: rekening houdend met de verwerking en de informatie waarover wij beschikken, helpen wij u met verzoeken van gasten om hun rechten uit te oefenen, beveiliging, het beoordelen en melden van inbreuken, effectbeoordelingen en raadplegingen van autoriteiten. Uw beheeromgeving bevat een hulpmiddel om de gegevens van één gast te exporteren of te wissen; voor al het andere schrijft u naar support. Verzoeken over uw verwerking sturen wij u meteen door en beantwoorden wij niet zelf, tenzij de wet het vereist, en wij geven u de informatie waarover wij redelijkerwijs beschikken tijdig voor uw termijnen.

Wij melden u zonder onredelijke vertraging, en binnen 48 uur nadat wij ervan kennisnamen, een inbreuk in verband met persoonsgegevens die uw gegevens treft, met de informatie die u nodig hebt om uw eigen verplichtingen na te komen.

Einde van de dienst: nieuwe bestellingen stoppen op de einddatum. Gedurende 30 dagen daarna kunt u nog inloggen en exporteren (voorwaarden 9.4); op dag 30 verwijderen wij de persoonsgegevens die wij voor u bewaren (bestellingen, gastgegevens, personeels- en eigenaarsaccounts, menu, en de contactgegevens in uw instellingen), tenzij u vraagt ze eerder te verwijderen. Back-ups van de database vervallen volgens het herstelschema van onze databaseprovider en worden nooit voor de gewone werking gebruikt; wordt er ooit een teruggezet, dan worden de verwijderingen opnieuw toegepast. Wij bewaren alleen wat de wet van ons vereist: onze facturen aan u en het bewijs van uw aanvaarding van de voorwaarden.

Naleving en audits: wij geven u de informatie die redelijkerwijs nodig is om de naleving van deze overeenkomst aan te tonen, en maken audits mogelijk, inclusief inspecties, door u of een onafhankelijke auditor die u aanstelt, met redelijke voorafgaande kennisgeving en onder vertrouwelijkheid, en werken eraan mee. Routineaudits kunnen worden gecombineerd om dubbel werk te vermijden; bijkomende audits zijn altijd mogelijk na een wezenlijk incident, een wezenlijke wijziging van de verwerking, redelijke aanwijzingen van niet-naleving of op verzoek van een toezichthoudende autoriteit.

Afzonderlijke rollen: wij zijn uw verwerker voor de bestellingen van uw gasten en voor de personeelsaccounts die u beheert. Voor onze klantrelatie met u, de facturatie, de beveiliging van ons eigen platform en rechtsvorderingen zijn wij afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, zoals beschreven in ons privacybeleid (/legal/privacy). Geen van beide rollen laat ons toe gastgegevens te gebruiken voor reclame, niet-verwante profilering of het trainen van AI-modellen.

Subverwerkers

U geeft toestemming voor de subverwerkers op /legal/subprocessors. Wij leggen hun dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op en blijven voor hen verantwoordelijk.

Nieuwe subverwerkers kondigen wij minstens 30 dagen vooraf aan in uw beheeromgeving. U kunt om redelijke redenen bezwaar maken; kunnen wij het niet oplossen, dan mag u de dienst vóór de wijziging beëindigen.

Doorgiften naar het buitenland

De lijst van subverwerkers vermeldt waar elke provider gegevens verwerkt. Verlaten gegevens de Europese Economische Ruimte, dan steunt de doorgifte op een adequaatheidsbesluit of, als er geen geldt, op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (module 3, verwerker aan verwerker) die wij met die provider hebben afgesproken, met bijkomende maatregelen waar nodig. Verdere doorgiften door onze providers beoordelen wij afzonderlijk. Een doorgifte zonder geldig mechanisme begint niet. Op verzoek geven wij u een kopie van de waarborgen, alleen onleesbaar gemaakt waar dat commercieel nodig is.

Landenbijlagen

Verenigd Koninkrijk: persoonsgegevens uit het VK mogen naar de EER gaan onder de adequaatheidsregels van het VK voor de EER. Gaat een beperkte doorgifte verder dan de EER, dan gebruikt ze het UK International Data Transfer Addendum bij de bepalingen die wij met die provider hebben.

Zwitserland: doorgiften naar de EER steunen op de erkenning door de Bondsraad van een passende bescherming daar; doorgiften elders gebruiken de standaardcontractbepalingen zoals erkend door de Zwitserse Federale Toezichthouder voor gegevensbescherming en openbaarheid voor die bestemming.

Brazilië: doorgiften naar België en de rest van de EU steunen op het adequaatheidsbesluit van de Braziliaanse gegevensbeschermingsautoriteit (ANPD) voor de Europese Unie, voor zover het die dekt. Andere bestemmingen en verdere doorgiften gebruiken het daarvoor genoemde mechanisme; zijn dat de standaardcontractbepalingen van de ANPD (Resolutie CD/ANPD 19/2024), dan zijn hun volledige tekst en ingevulde bijlagen ongewijzigd bijgevoegd.

Turkije: is het standaardcontract van de Raad voor de bescherming van persoonsgegevens de waarborg, dan vullen wij met u de juiste Turkse module in en ondertekenen wij die voordat een doorgifte begint, en het ondertekende contract wordt binnen vijf werkdagen na ondertekening aan de Raad gemeld door de partij die het aanwijst. Wij beginnen niet eerder met verwerking voor een zaak in Turkije.

Quebec: voordat persoonlijke informatie Quebec verlaat, geven wij u de informatie en schriftelijke waarborgen die u nodig hebt voor uw eigen beoordeling onder de wet op de bescherming van persoonlijke informatie in de privésector; de beoordeling blijft de uwe.

Andere landen met eigen regels voor het doorgeven van persoonsgegevens naar het buitenland (bijvoorbeeld Argentinië, Colombia en Peru): wij geven u de informatie over onze verwerking die u nodig hebt, en zetten de bepalingen die die wet vereist op hun plaats voordat de doorgifte begint.

Rangorde

De dwingende bepalingen van een hierboven genoemd doorgifte-instrument gaan voor op deze overeenkomst en de gebruiksvoorwaarden. Onder dat voorbehoud gaat een landenbijlage voor dat land voor op de rest van deze overeenkomst, en gaat deze overeenkomst voor persoonsgegevens voor op de gebruiksvoorwaarden.

Contact

Vragen over privacy en meldingen van inbreuken: support@ospitera.com.