Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Strany a rozsah

Táto zmluva (čl. 28 GDPR) sa uzatvára medzi vami, prevádzkou, ako prevádzkovateľom a Ospitera ako sprostredkovateľom. Je súčasťou podmienok služby a platí počas doby, keď pre vás spracúvame osobné údaje. Verzia 2026-11-05.

Čo spracúvame

Predmet a účel: prijímanie, zobrazovanie, tlač a doručovanie objednávok vašich hostí, odosielanie SMS, ktoré zapnete, a súvisiaca podpora.

Dotknuté osoby: vaši hostia a váš personál, ktorý používa administráciu a obrazovku personálu.

Osobné údaje: meno, telefón, adresa doručenia, poznámky a obsah objednávky hostí; používateľské mená personálu; technické údaje ako IP adresy (ukladané len ako kľúčované hashe).

Doba trvania: Adresa doručenia a poznámky sa vymažú 24 hodín po uzavretí objednávky, telefónne číslo a priezvisko po 72 hodinách a neuzavreté objednávky o ne prídu po 7 dňoch. Obsah a sumy objednávok zostávajú pre účtovníctvo prevádzky do ukončenia jej činnosti alebo služby.

Naše povinnosti

Zdokumentované pokyny: vaše osobné údaje spracúvame len na účely a podľa pokynov v tejto zmluve, nastavení, ktoré zvolíte v administrácii, a neskorších pokynov vašich oprávnených kontaktných osôb, vrátane prenosu do zahraničia. Ak právo EÚ alebo členského štátu vyžaduje iné spracúvanie, informujeme vás vopred, pokiaľ to toto právo nezakazuje. Ak sa domnievame, že pokyn porušuje predpisy o ochrane osobných údajov, bezodkladne vám to oznámime a pokyn pozastavíme, kým sa nedohodneme na ďalšom postupe.

Všetky osoby v Ospitera s prístupom sú viazané mlčanlivosťou.

Dodržiavame primerané bezpečnostné opatrenia, okrem iného: šifrovanie pri prenose, šifrovanie kontaktných údajov hostí a platobných prihlasovacích údajov v pokoji, hashované heslá a PIN, prístup obmedzený na prevádzku, obmedzovanie požiadaviek, zaznamenávanie citlivých úkonov, automatické mazanie podľa uvedeného a zálohy databázy.

Súčinnosť: s ohľadom na spracúvanie a dostupné informácie vám pomáhame so žiadosťami hostí o uplatnenie ich práv, s bezpečnosťou, posudzovaním a oznamovaním porušení, posúdením vplyvu a konzultáciami s úradmi. Vaša administrácia obsahuje nástroj na export alebo vymazanie údajov jedného hosťa; s ostatným sa obráťte na podporu. Žiadosti týkajúce sa vášho spracúvania vám bezodkladne postúpime a sami na ne neodpovedáme, pokiaľ to nevyžaduje zákon, a informácie, ktoré rozumne máme, vám poskytneme včas pre vaše lehoty.

Porušenie ochrany osobných údajov, ktoré sa týka vašich údajov, vám oznámime bez zbytočného odkladu a do 48 hodín od zistenia, s informáciami potrebnými pre vaše vlastné povinnosti.

Ukončenie služby: nové objednávky skončia ku dňu ukončenia. 30 dní potom sa ešte môžete prihlásiť a exportovať (podmienky 9.4); 30. deň vymažeme osobné údaje, ktoré pre vás uchovávame (objednávky, údaje hostí, účty personálu a majiteľa, jedálny lístok a kontaktné údaje v nastaveniach), pokiaľ nás nepožiadate o skoršie vymazanie. Zálohy databázy vypršia podľa plánu obnovy nášho poskytovateľa databázy a nikdy sa nepoužívajú pri bežnej prevádzke; ak sa niekedy obnoví záloha, vymazania sa uplatnia znova. Uchovávame len to, čo od nás vyžaduje zákon: naše faktúry pre vás a záznam o prijatí podmienok.

Súlad a audity: poskytujeme informácie rozumne potrebné na preukázanie súladu s touto zmluvou a umožňujeme audity vrátane inšpekcií, ktoré vykonáte vy alebo vami poverený nezávislý audítor, s primeraným predstihom a pri zachovaní dôvernosti, a podieľame sa na nich. Rutinné audity možno zlučovať, aby sa zabránilo duplicite; ďalšie audity sú vždy možné po významnom incidente, významnej zmene spracúvania, dôvodnom podozrení na nesúlad alebo na žiadosť dozorného orgánu.

Oddelené úlohy: sme vaším sprostredkovateľom pre objednávky vašich hostí a pre účty personálu, ktoré spravujete. Pre náš obchodný vzťah s vami, fakturáciu, bezpečnosť našej platformy a právne nároky sme samostatným prevádzkovateľom, ako opisujú zásady ochrany osobných údajov (/legal/privacy). Žiadna z úloh nám nedovoľuje používať údaje hostí na reklamu, nesúvisiace profilovanie ani trénovanie modelov AI.

Ďalší sprostredkovatelia

Schvaľujete ďalších sprostredkovateľov uvedených na /legal/subprocessors. Ukladáme im rovnaké povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov a zodpovedáme za nich.

Nových ďalších sprostredkovateľov ohlasujeme v administrácii najmenej 30 dní vopred. Môžete z rozumných dôvodov namietať; ak sa to nepodarí vyriešiť, môžete službu pred zmenou ukončiť.

Prenos do zahraničia

Zoznam ďalších sprostredkovateľov uvádza, kde každý poskytovateľ údaje spracúva. Ak údaje opúšťajú Európsky hospodársky priestor, prenos sa opiera o rozhodnutie o primeranosti, alebo ak žiadne neplatí, o štandardné zmluvné doložky Európskej komisie (modul 3, sprostredkovateľ–sprostredkovateľ) dohodnuté s týmto poskytovateľom, s doplnkovými opatreniami, ak je to potrebné. Ďalšie prenosy našimi poskytovateľmi posudzujeme samostatne. Prenos bez platného mechanizmu sa nezačne. Na požiadanie vám poskytneme kópiu záruk, začiernenú len tam, kde je to obchodne nevyhnutné.

Prílohy pre jednotlivé krajiny

Spojené kráľovstvo: osobné údaje zo Spojeného kráľovstva môžu ísť do EHP podľa britských predpisov o primeranosti pre EHP. Ak obmedzený prenos presahuje EHP, použije sa UK International Data Transfer Addendum k doložkám, ktoré s daným poskytovateľom máme.

Švajčiarsko: prenosy do EHP sa opierajú o uznanie primeranej ochrany Spolkovou radou; prenosy inam používajú štandardné zmluvné doložky uznané pre daný cieľ švajčiarskym Spolkovým poverencom pre ochranu údajov a verejnosť.

Brazília: prenosy do Belgicka a zvyšku EÚ sa opierajú o rozhodnutie brazílskeho úradu na ochranu údajov (ANPD) o primeranej ochrane v Európskej únii, v rozsahu, v akom ich pokrýva. Iné ciele a ďalšie prenosy používajú mechanizmus pre ne uvedený; ak ide o štandardné zmluvné doložky ANPD (uznesenie CD/ANPD 19/2024), prikladáme ich úplné znenie a vyplnené prílohy bez zmien.

Turecko: ak je zárukou štandardná zmluva Úradu na ochranu osobných údajov, vyplníme a podpíšeme s vami správny turecký modul skôr, ako sa prenos začne, a podpísaná zmluva sa oznámi Úradu do piatich pracovných dní od podpisu stranou, ktorú určuje. Dovtedy nezačneme spracúvať údaje pre prevádzku v Turecku.

Quebec: skôr ako osobné informácie opustia Quebec, poskytneme vám informácie a písomné záruky, ktoré potrebujete pre svoje vlastné posúdenie podľa zákona o ochrane osobných informácií v súkromnom sektore; posúdenie zostáva vaše.

Iné krajiny s vlastnými pravidlami na prenos osobných údajov do zahraničia (napríklad Argentína, Kolumbia a Peru): poskytneme vám potrebné informácie o našom spracúvaní a pred začiatkom prenosu zavedieme doložky, ktoré toto právo vyžaduje.

Poradie prednosti

Kogentné ustanovenia uvedeného nástroja na prenos majú prednosť pred touto zmluvou a podmienkami služby. S touto výhradou má príloha pre danú krajinu prednosť pred zvyškom tejto zmluvy a táto zmluva má v otázkach osobných údajov prednosť pred podmienkami služby.

Kontakt

Otázky k súkromiu a hlásenie porušení: support@ospitera.com.