Smlouva o zpracování osobních údajů

Strany a rozsah

Tato smlouva (čl. 28 GDPR) se uzavírá mezi vámi, provozovnou, jako správcem a Ospitera jako zpracovatelem. Je součástí podmínek služby a platí po dobu, kdy pro vás zpracováváme osobní údaje. Verze 2026-11-05.

Co zpracováváme

Předmět a účel: přijímání, zobrazování, tisk a doručování objednávek vašich hostů, odesílání SMS, které zapnete, a související podpora.

Subjekty údajů: vaši hosté a váš personál, který používá administraci a obrazovku personálu.

Osobní údaje: jméno, telefon, adresa doručení, poznámky a obsah objednávky hostů; uživatelská jména personálu; technické údaje jako IP adresy (ukládané jen jako klíčované hashe).

Doba trvání: Adresa doručení a poznámky se smažou 24 hodin po uzavření objednávky, telefonní číslo a příjmení po 72 hodinách a neuzavřené objednávky o ně přijdou po 7 dnech. Obsah a částky objednávek zůstávají pro účetnictví provozovny do ukončení její činnosti nebo služby.

Naše povinnosti

Doložené pokyny: vaše osobní údaje zpracováváme jen k účelům a podle pokynů v této smlouvě, nastavení, která zvolíte v administraci, a pozdějších pokynů vašich oprávněných kontaktních osob, včetně předávání do zahraničí. Vyžaduje-li právo EU nebo členského státu jiné zpracování, informujeme vás předem, pokud to toto právo nezakazuje. Domníváme-li se, že pokyn porušuje předpisy o ochraně osobních údajů, neprodleně vám to sdělíme a pokyn pozastavíme, dokud se nedohodneme na dalším postupu.

Všechny osoby v Ospitera s přístupem jsou vázány mlčenlivostí.

Dodržujeme vhodná bezpečnostní opatření, mimo jiné: šifrování při přenosu, šifrování kontaktních údajů hostů a platebních přihlašovacích údajů v klidu, hashovaná hesla a PIN, přístup omezený na provozovnu, omezování požadavků, zaznamenávání citlivých úkonů, automatické mazání podle výše uvedeného a zálohy databáze.

Součinnost: s ohledem na zpracování a dostupné informace vám pomáháme se žádostmi hostů o výkon jejich práv, s bezpečností, posuzováním a ohlašováním porušení, posouzením vlivu a konzultacemi s úřady. Vaše administrace obsahuje nástroj k exportu nebo výmazu údajů jednoho hosta; s ostatním se obraťte na podporu. Žádosti týkající se vašeho zpracování vám neprodleně předáme a sami na ně neodpovídáme, ledaže to vyžaduje zákon, a informace, které rozumně máme, vám poskytneme včas pro vaše lhůty.

Porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká vašich údajů, vám oznámíme bez zbytečného odkladu a do 48 hodin od zjištění, s informacemi potřebnými pro vaše vlastní povinnosti.

Ukončení služby: nové objednávky skončí ke dni ukončení. 30 dní poté se ještě můžete přihlásit a exportovat (podmínky 9.4); 30. den smažeme osobní údaje, které pro vás uchováváme (objednávky, údaje hostů, účty personálu a majitele, jídelní lístek a kontaktní údaje v nastavení), pokud nás nepožádáte o dřívější výmaz. Zálohy databáze vyprší podle plánu obnovy našeho poskytovatele databáze a nikdy se nepoužívají pro běžný provoz; obnoví-li se někdy záloha, výmazy se uplatní znovu. Uchováváme jen to, co od nás vyžaduje zákon: naše faktury pro vás a záznam o přijetí podmínek.

Soulad a audity: poskytujeme informace rozumně potřebné k doložení souladu s touto smlouvou a umožňujeme audity včetně inspekcí, které provedete vy nebo vámi pověřený nezávislý auditor, s přiměřeným předstihem a za zachování důvěrnosti, a podílíme se na nich. Rutinní audity lze slučovat, aby se zabránilo zdvojení; další audity jsou vždy možné po významném incidentu, významné změně zpracování, důvodném podezření na nesoulad nebo na žádost dozorového úřadu.

Oddělené role: jsme vaším zpracovatelem pro objednávky vašich hostů a pro účty personálu, které spravujete. Pro náš obchodní vztah s vámi, fakturaci, bezpečnost naší platformy a právní nároky jsme samostatným správcem, jak popisují zásady ochrany osobních údajů (/legal/privacy). Žádná z rolí nám nedovoluje používat údaje hostů k reklamě, nesouvisejícímu profilování ani trénování modelů AI.

Další zpracovatelé

Schvalujete další zpracovatele uvedené na /legal/subprocessors. Ukládáme jim stejné povinnosti v ochraně osobních údajů a odpovídáme za ně.

Nové další zpracovatele ohlašujeme v administraci nejméně 30 dní předem. Můžete z rozumných důvodů vznést námitku; nepodaří-li se to vyřešit, můžete službu před změnou ukončit.

Předávání do zahraničí

Seznam dalších zpracovatelů uvádí, kde každý poskytovatel údaje zpracovává. Opouštějí-li údaje Evropský hospodářský prostor, předání se opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně, nebo pokud žádné neplatí, o standardní smluvní doložky Evropské komise (modul 3, zpracovatel–zpracovatel) sjednané s tímto poskytovatelem, s doplňkovými opatřeními, je-li to nutné. Další předávání našimi poskytovateli posuzujeme samostatně. Předání bez platného mechanismu nezačne. Na požádání vám poskytneme kopii záruk, začerněnou jen tam, kde je to obchodně nutné.

Přílohy pro jednotlivé země

Spojené království: osobní údaje ze Spojeného království mohou jít do EHP podle britských předpisů o odpovídající ochraně pro EHP. Přesahuje-li omezené předání EHP, použije se UK International Data Transfer Addendum ke doložkám, které s daným poskytovatelem máme.

Švýcarsko: předávání do EHP se opírá o uznání odpovídající ochrany Spolkovou radou; předávání jinam používá standardní smluvní doložky uznané pro daný cíl švýcarským Spolkovým pověřencem pro ochranu údajů a veřejnost.

Brazílie: předávání do Belgie a zbytku EU se opírá o rozhodnutí brazilského úřadu pro ochranu údajů (ANPD) o odpovídající ochraně v Evropské unii, v rozsahu, v jakém je pokrývá. Jiné cíle a další předávání používají mechanismus pro ně uvedený; jde-li o standardní smluvní doložky ANPD (usnesení CD/ANPD 19/2024), přikládáme jejich úplné znění a vyplněné přílohy beze změn.

Turecko: je-li zárukou standardní smlouva Úřadu pro ochranu osobních údajů, vyplníme a podepíšeme s vámi správný turecký modul dříve, než předávání začne, a podepsaná smlouva se oznámí Úřadu do pěti pracovních dnů od podpisu stranou, kterou určuje. Do té doby nezačneme zpracovávat údaje pro provozovnu v Turecku.

Québec: než osobní informace opustí Québec, poskytneme vám informace a písemné záruky, které potřebujete pro své vlastní posouzení podle zákona o ochraně osobních informací v soukromém sektoru; posouzení zůstává vaše.

Jiné země s vlastními pravidly pro předávání osobních údajů do zahraničí (například Argentina, Kolumbie a Peru): poskytneme vám potřebné informace o našem zpracování a před začátkem předávání zavedeme doložky, které toto právo vyžaduje.

Pořadí přednosti

Kogentní ustanovení výše uvedeného nástroje pro předávání mají přednost před touto smlouvou a podmínkami služby. S touto výhradou má příloha pro danou zemi přednost před zbytkem této smlouvy a tato smlouva má v otázkách osobních údajů přednost před podmínkami služby.

Kontakt

Dotazy k soukromí a hlášení porušení: support@ospitera.com.