Politique de confidentialité d'Ospitera

1. Qui nous sommes

Ospitera (« Ospitera », « nous ») décide comment et pourquoi les données personnelles décrites ici sont utilisées : nous en sommes le responsable du traitement. Version 2026-11-05.

Questions et demandes relatives à la vie privée : support@ospitera.com.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données au titre du RGPD, qui n'en exige pas pour nos activités ; l'adresse ci-dessus joint la personne responsable de la vie privée chez Ospitera. Lorsque la loi d'un pays exige une personne désignée (par exemple un délégué à la protection des données aux Philippines, un privacy officer en Nouvelle-Zélande ou la personne responsable au Québec), cette personne exerce le rôle. Lorsqu'un pays exige un représentant local, la partie 2 indique comment nous y répondons.

2. Ce que couvre cette politique

Les personnes qui visitent ospitera.com et ses sites de pays ; celles qui demandent à ouvrir un établissement ou nous envoient une question ; les propriétaires d'établissements, leur personnel et leurs personnes de contact, en tant qu'utilisateurs de l'administration et de l'écran cuisine et en tant que nos clients ; les personnes que nous contactons pour proposer notre service (prospection commerciale) ; et toute personne qui nous écrit.

Non couverts : les clients qui commandent sur la boutique d'un établissement. L'établissement est responsable de ces données et les explique dans sa propre politique de confidentialité, accessible depuis sa boutique ; nous les traitons pour l'établissement en vertu de notre entente de traitement des données.

3.1 Visite de notre site

Données : adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages demandées et heure ; le pays auquel appartient votre adresse IP ; la langue choisie.

Pourquoi : pour afficher le site et le sécuriser ; pour vous montrer le site de votre propre pays, sans jamais en bloquer un autre : hors de l'UE/EEE, ospitera.com l'ouvre lors de votre première visite, et dans l'UE/EEE une barre le suggère (nous lisons votre pays à partir de votre adresse IP à chaque visite et ne conservons pas cette consultation comme profil ; le site correspondant est conservé dans un cookie pour que les autres sites puissent le suggérer) ; et pour retenir le site et la langue choisis (cookies, section 11).

Base : notre intérêt légitime à exploiter un site sécurisé et à montrer aux visiteurs le site de leur pays (RGPD art. 6(1)(f)). Les cookies du site sont nécessaires aux fonctions que vous utilisez.

Durée : les journaux serveur de notre hébergeur jusqu'à 30 jours ; les enregistrements de limitation de débit ne contiennent qu'un hachage à clé de l'adresse IP et expirent en moins de 24 heures ; les cookies du site 1 an. Nous n'utilisons ni cookies publicitaires, ni outils d'analyse ou de suivi de tiers, ni pixels de réseaux sociaux.

3.2 Demande d'ouverture d'un établissement

Données : nom, adresse et pays de l'établissement ; nom, e-mail et téléphone de la personne de contact ; téléphone et e-mail publics de l'établissement ; langue préférée, couleur de marque, remarques, photos ou logo téléversés ; le nom d'utilisateur choisi. Le mot de passe et le code PIN du personnel choisis ne sont jamais stockés sous forme lisible, uniquement sous forme de hachage à sens unique.

Pourquoi : pour examiner votre demande, mettre en place votre site de commande et vous contacter à ce sujet. Base : les mesures précontractuelles que vous avez demandées lorsque vous faites la demande pour vous-même (art. 6(1)(b)) ; lorsque vous la faites pour une société, notre intérêt légitime à établir la relation commerciale (art. 6(1)(f)).

Durée : un lien d'inscription jamais envoyé cesse de fonctionner après 30 jours et est supprimé 30 jours plus tard ; une demande qui n'aboutit pas à un établissement est supprimée 12 mois après son envoi ; si votre établissement ouvre, les données deviennent des données de compte (3.4).

3.3 Nous poser une question

Données : votre nom, votre e-mail (ou numéro de téléphone sur WhatsApp), votre message et la langue de la page.

Pourquoi : pour vous répondre. Les questions sont envoyées par e-mail à notre équipe d'assistance et peuvent être conservées dans notre boîte de support, où un service d'IA peut rédiger une réponse qu'un membre de l'équipe lit, modifie et décide d'envoyer ou non ; rien n'est envoyé automatiquement. Base : notre intérêt légitime à répondre aux questions sur notre service, ou des mesures précontractuelles (art. 6(1)(f) ou (b)).

Durée : 24 mois après le dernier message, sauf si la conversation devient une relation client. WhatsApp est exploité par Meta selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité ; utilisez l'e-mail si vous préférez ne pas l'utiliser.

3.4 Comptes des établissements : propriétaires et personnel

Données : noms d'utilisateur ; hachages des mots de passe et des codes PIN ; sessions de connexion et cookies d'appareil connu ; compteurs de connexion de courte durée liés à un hachage de l'adresse IP ; l'historique des changements de statut des commandes ; et votre acceptation de nos conditions (version, nom d'utilisateur, heure, hachage à clé de l'adresse IP).

Pourquoi : pour vous donner accès, ainsi qu'à votre personnel, sécuriser les comptes (limites de débit, vérification des nouveaux appareils), montrer ce qu'il est advenu de chaque commande et prouver quelles conditions ont été acceptées. Base : l'exécution de notre contrat lorsque vous contractez vous-même avec nous (art. 6(1)(b)) ; lorsque vous agissez pour une société ou travaillez pour l'établissement, notre intérêt légitime à gérer et sécuriser la relation commerciale (art. 6(1)(f)) ; et notre intérêt légitime à la sécurité et à la preuve du contrat (art. 6(1)(f)).

Durée : tant que l'établissement utilise Ospitera. Après la fin, les données de compte et l'historique des commandes sont supprimés le jour 30, comme le prévoient les conditions (7.4) ; les acceptations des conditions peuvent être conservées jusqu'à 5 ans comme preuve en cas de litige.

3.5 Facturation

Données : nom, adresse, pays et numéro de TVA ou d'identification fiscale de l'entreprise ; e-mail de facturation et personne de contact ; formule, prix, factures et statut des paiements. Les données de carte et bancaires sont détenues par Stripe ; nous ne voyons que le type, les derniers chiffres et la date d'expiration.

Pourquoi : pour facturer et percevoir nos frais, appliquer la bonne taxe et tenir la comptabilité. Base : notre contrat (art. 6(1)(b)) ou, pour une personne de contact agissant pour une société, notre intérêt légitime à gérer la relation (art. 6(1)(f)) ; et nos obligations légales en matière comptable et fiscale (art. 6(1)(c)).

Durée : les factures, notes de crédit et pièces justificatives pendant 10 ans à compter du 1er janvier suivant l'année d'émission de chaque document, comme l'exige le droit comptable et de la TVA belge, ou plus longtemps en cas de conservation légale ; les autres données de facturation tant que l'établissement utilise Ospitera.

3.6 Fonctionnement du service

Données : les messages que nous échangeons, les demandes d'assistance et les e-mails de service (liens de connexion, factures, avis de modifications). Pourquoi : pour fournir et assister le service et vous informer des modifications, comme l'exigent les conditions. Base : notre contrat (art. 6(1)(b)). Durée : tant que l'établissement utilise Ospitera, et les questions comme en 3.3.

3.7 Prospection commerciale

Données : le nom, l'adresse, le numéro de téléphone public et le site web d'un établissement, et une adresse e-mail professionnelle que l'établissement publie (par exemple info@… ou l'adresse de son site ou de sa fiche), y compris un nom seulement lorsqu'il fait partie de cette adresse publiée.

Sources : des sources publiques — le site de l'établissement, les annuaires et cartes d'entreprises publics, et les registres publics des entreprises. Nous n'achetons pas de listes de personnes.

Pourquoi : pour envoyer à l'établissement un court e-mail proposant notre service, et éviter de le recontacter s'il refuse. Base : notre intérêt légitime à proposer un service lié à l'activité de l'entreprise (art. 6(1)(f)). Nous n'envoyons un e-mail promotionnel qu'avec un consentement documenté ou une exception vérifiée au titre des règles de prospection par e-mail applicables à ce message ; le fait qu'une adresse soit publique ne permet pas à lui seul la prospection. Avant chaque campagne, nous consignons la source, le type de destinataire et l'autorisation sur laquelle nous nous fondons (partie 2).

Chaque e-mail de prospection indique qui nous sommes, où nous avons trouvé l'adresse et comment arrêter les e-mails en une étape ; vous pouvez vous opposer à tout moment et nous arrêtons. Durée : 12 mois après notre dernier e-mail si vous ne répondez pas. Si vous nous demandez d'arrêter, nous ne conservons que l'adresse e-mail, ou son hachage, sur une liste d'opposition afin de ne plus jamais vous écrire.

3.8 Sécurité, erreurs et réclamations juridiques

Les rapports d'erreurs techniques (Sentry) sont configurés pour ne pas collecter de coordonnées, de cookies ni le contenu des formulaires, et sont conservés 90 jours. Les limites de débit et les journaux contiennent des hachages à clé des adresses IP. Base : notre intérêt légitime à un service sûr et fonctionnel (art. 6(1)(f)).

Si nécessaire, nous utilisons les données ci-dessus pour constater, exercer ou défendre des droits en justice et répondre aux demandes légales des autorités (art. 6(1)(c) ou (f)), aussi longtemps que l'affaire l'exige.

4. Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les partageons pas pour la publicité d'autres entreprises et ne dressons pas de profils de vous.

Nous ne prenons aucune décision vous concernant par des moyens automatisés produisant des effets juridiques ou similaires (les limites de débit peuvent bloquer brièvement des tentatives de connexion répétées ; contactez-nous si vous êtes concerné).

Nos outils de lecture et de traduction des menus envoient à cette fin les textes et images que vous soumettez à un fournisseur d'IA. Un menu ou une photo peut lui-même contenir des coordonnées professionnelles ou d'autres données personnelles ; ne soumettez donc pas de données de clients ni de données personnelles inutiles. Le fournisseur figure sur /legal/subprocessors.

5. Avec qui nous partageons les données

Des prestataires qui les traitent pour nous en vertu de contrats les liant à nos instructions et à la confidentialité (Stripe agit aussi comme responsable distinct pour ses propres obligations légales, comme la prévention de la fraude et la lutte contre le blanchiment, de même que Meta pour WhatsApp) : Netlify (hébergement, États-Unis), Neon (base de données, région UE), Stripe (facturation, Irlande et États-Unis), Resend (envoi d'e-mails, États-Unis), Anthropic (rédaction de réponses aux e-mails qui nous sont envoyés, lecture et traduction des menus ; États-Unis), Sentry (surveillance des erreurs, région UE), la OpenStreetMap Foundation (tuiles de carte dans l'administration, qui reçoit votre adresse IP ; Royaume-Uni), et Meta seulement si vous nous contactez sur WhatsApp. La liste pour les données des établissements figure sur /legal/subprocessors.

Des conseillers professionnels (comptables, avocats) tenus au secret ; les autorités et tribunaux lorsque la loi l'exige ou pour protéger nos droits ; et un acquéreur ou successeur de notre entreprise, qui poursuivrait selon cette politique, après vous en avoir informé.

6. Transferts hors de votre pays

Nous sommes établis en Belgique (UE). Certains prestataires traitent des données dans d'autres pays, notamment aux États-Unis. Pour les données provenant de l'UE/EEE, ces transferts reposent sur une décision d'adéquation (y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les prestataires certifiés) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec des garanties supplémentaires si nécessaire ; pour le Royaume-Uni et la Suisse, sur leurs équivalents. Vous pouvez nous demander une copie des garanties. Lorsque la loi de votre pays a ses propres règles pour l'envoi de données à l'étranger, la partie 2 indique comment nous les respectons.

7. Durée de conservation

Votre pays d'après votre adresse IP : consulté à chaque visite et non conservé ; le site de votre pays est conservé dans un cookie (1 an). Cookie de site et de langue : 1 an. Journaux serveur : jusqu'à 30 jours. Lien d'inscription non envoyé : se ferme après 30 jours, supprimé 30 jours plus tard. Demande sans établissement : 12 mois. Questions : 24 mois après le dernier message. Données de compte et historique des commandes : tant que l'établissement utilise Ospitera, supprimés le jour 30 après la fin. Acceptations des conditions : jusqu'à 5 ans après la fin. Factures et pièces comptables : jusqu'à 10 ans. Prospection sans réponse : 12 mois après le dernier e-mail. Liste d'opposition : aussi longtemps que nous faisons de la prospection (adresse ou hachage uniquement). Rapports d'erreurs : 90 jours. À la fin d'une durée, nous supprimons ou anonymisons les données.

8. Vos droits

Selon la loi de votre pays (voir partie 2), vous pouvez demander l'accès à vos données et une copie ; leur rectification ; leur effacement ; la limitation ; vous opposer à leur utilisation fondée sur l'intérêt légitime (vous pouvez toujours vous opposer à la prospection, et nous arrêtons) ; recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format portable ; et retirer votre consentement lorsque nous nous y fondons, sans effet sur ce qui a été fait auparavant.

Écrivez à support@ospitera.com. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons dans un délai d'un mois (ou du délai plus court fixé par votre loi), prolongeable pour les demandes complexes lorsque la loi le permet, en vous expliquant pourquoi. Les demandes sont gratuites sauf si elles sont manifestement infondées ou excessives.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données de votre pays. Notre autorité chef de file dans l'UE est l'Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit belge (dataprotectionauthority.be) ; la partie 2 en cite d'autres. Nous aimerions avoir l'occasion de répondre d'abord à votre préoccupation.

9. Sécurité

Nous protégeons les données par le chiffrement en transit, le chiffrement au repos des données sensibles, des hachages à sens unique pour les mots de passe, codes PIN et adresses IP, une séparation stricte entre établissements, des limites de débit, la journalisation des actions sensibles, la suppression automatique et des sauvegardes. Si une violation met vos droits en danger, nous vous en informons, ainsi que l'autorité, comme la loi l'exige.

10. Âge

Notre service s'adresse aux entreprises et n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans, ou de l'âge de la majorité lorsque votre loi le fixe plus haut. Nous ne collectons pas sciemment de données d'enfants.

11. Cookies et technologies similaires

Nous n'utilisons que ce qui est nécessaire au fonctionnement de notre site et de notre administration ; nous ne demandons donc pas de consentement. Si nous ajoutons un jour des cookies d'analyse ou d'autres cookies facultatifs, nous vous le demanderons d'abord.

os_site : retient le site de pays et la langue choisis dans le sélecteur ou la barre de suggestion (1 an). os_home : le site de pays correspondant à votre localisation, pour que les autres sites puissent le suggérer (1 an). os_suggest_off : vous avez fermé cette suggestion (1 an). Cookies de session du propriétaire et du personnel (par établissement) : vous gardent connecté jusqu'à la déconnexion ou l'expiration de la session. Cookie d'appareil connu : reconnaît un appareil sur lequel vous vous êtes déjà connecté, pour la sécurité (90 jours). Cookies de session de la plateforme et des franchises : connexion de notre équipe et des consoles de franchise. Stockage du navigateur (par exemple le guide de démarrage de l'administration, les réglages de son et d'impression de l'écran cuisine, la langue choisie) : des réglages conservés sur votre appareil et jamais envoyés chez nous, jusqu'à ce que vous les effaciez.

La liste complète figure aussi sur /legal/cookies.

12. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque nos services ou la loi changent ; la date de version figure en haut. Lorsqu'une modification vous concerne de manière importante, nous vous en informons à l'avance dans votre administration ou par e-mail.

Partie 2. Ce que certains pays ajoutent

Dans chaque section, « la loi » désigne la loi sur la protection des données qui y est citée. Lorsqu'elle vous donne plus de droits que la partie 1, vous avez ces droits.

Suisse

Loi fédérale sur la protection des données (LPD). Autorité : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (edoeb.admin.ch). Nous n'envoyons de données que vers des pays figurant sur la liste d'adéquation du Conseil fédéral ou au moyen des clauses contractuelles types reconnues pour la Suisse. Nous n'envoyons pas d'e-mails de prospection aux établissements suisses sans consentement.

Prospection commerciale par pays

Nous n'écrivons à une entreprise qu'avec un consentement documenté ou une exception vérifiée au titre des règles applicables au message, contrôlées pays par pays avant chaque campagne. Lorsque nous nous fondons sur une exception : Belgique (adresses impersonnelles d'entreprises, pas l'adresse d'un employé nommé), France (une adresse en rapport avec la fonction du destinataire, avec information et possibilité de s'opposer), Irlande et Royaume-Uni (abonnés personnes morales uniquement, pas les entrepreneurs individuels ni les sociétés de personnes), États-Unis (CAN-SPAM) et Canada (LCAP, adresses publiées par l'entreprise elle-même). Chaque e-mail nous identifie, indique où nous avons trouvé l'adresse et comporte une désinscription en une étape.

Pas d'envoi sans consentement préalable : Allemagne, Autriche, Pologne, Suisse, Italie, Pays-Bas, Espagne, Danemark et Afrique du Sud, ainsi que tout autre pays pour lequel nous n'avons pas vérifié d'exception.

Australie (Spam Act 2003) et Nouvelle-Zélande (Unsolicited Electronic Messages Act 2007) : nous nous fondons sur un consentement présumé uniquement si l'entreprise a publié l'adresse elle-même, n'a pas indiqué refuser les messages commerciaux et si l'e-mail concerne son activité.

Singapour (Spam Control Act 2007) : l'objet commence par <ADV> et nous traitons une désinscription dans les 10 jours ouvrables. Brésil (LGPD) et Philippines (Data Privacy Act 2012) : nous nous fondons sur notre intérêt légitime après une évaluation documentée, uniquement pour des adresses publiées par l'entreprise elle-même. Mexique (LFPDPPP) : notre avis de confidentialité est lié dans le premier e-mail et nous arrêtons dès que vous vous y opposez. Argentine (Ley 25.326) : uniquement des adresses issues de sources publiques ; chaque e-mail est signalé comme publicité et explique comment demander le retrait ou le blocage de vos données.