Informativa privacy di Ospitera

1. Chi siamo

Ospitera («Ospitera», «noi») decide come e perché sono usati i dati personali descritti qui: ne siamo il titolare del trattamento. Versione 2026-11-05.

Domande e richieste sulla privacy: support@ospitera.com.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati ai sensi del GDPR, che non lo richiede per le nostre attività; l'indirizzo sopra raggiunge la persona responsabile della privacy in Ospitera. Dove la legge di un paese richiede una persona designata (ad esempio un responsabile della protezione dei dati nelle Filippine, un privacy officer in Nuova Zelanda o la persona responsabile in Québec), quella persona ricopre il ruolo. Dove un paese richiede un rappresentante locale, la parte 2 indica come vi provvediamo.

2. Che cosa copre questa informativa

Chi visita ospitera.com e i suoi siti di paese; chi chiede di aprire un locale o ci invia una domanda; i titolari dei locali, il loro personale e le persone di contatto, come utenti del pannello e dello schermo cucina e come nostri clienti; le persone che contattiamo per offrire il nostro servizio (contatti commerciali); e chiunque ci scriva.

Non coperti: i clienti che ordinano nel negozio di un locale. Il locale è responsabile di quei dati e li spiega nella propria informativa privacy, collegata dal suo negozio; noi li trattiamo per il locale ai sensi del nostro accordo sul trattamento dei dati.

3.1 Visita del nostro sito

Dati: indirizzo IP, tipo di browser e di dispositivo, pagine richieste e orario; il paese a cui appartiene il suo indirizzo IP; la lingua scelta.

Perché: per mostrare il sito e mantenerlo sicuro; per mostrarle il sito del suo paese, senza mai bloccarne un altro: fuori dall'UE/SEE ospitera.com lo apre alla prima visita, e al suo interno una barra lo suggerisce (leggiamo il suo paese dall'indirizzo IP a ogni visita e non conserviamo tale verifica come profilo; il sito corrispondente è conservato in un cookie perché gli altri siti possano suggerirlo); e per ricordare il sito e la lingua scelti (cookie, sezione 11).

Base giuridica: il nostro legittimo interesse a gestire un sito sicuro e a mostrare ai visitatori il sito del loro paese (art. 6(1)(f) GDPR). I cookie del sito sono necessari per funzioni che lei usa.

Conservazione: i log del server del nostro fornitore di hosting fino a 30 giorni; i registri di limitazione delle richieste contengono solo un hash con chiave dell'indirizzo IP e scadono entro 24 ore; i cookie del sito 1 anno. Non usiamo cookie pubblicitari, né analisi o tracciamento di terzi, né pixel di social network.

3.2 Richiesta di apertura di un locale

Dati: nome, indirizzo e paese del locale; nome, e-mail e telefono della persona di contatto; telefono ed e-mail pubblici del locale; lingua preferita, colore del marchio, note, e foto o logo caricati; il nome utente scelto. La password e il PIN del personale scelti non sono mai conservati in forma leggibile, solo come hash unidirezionale.

Perché: per esaminare la sua richiesta, configurare il suo sito di ordinazione e contattarla al riguardo. Base giuridica: misure precontrattuali da lei richieste quando fa richiesta per sé (art. 6(1)(b)); quando la fa per una società, il nostro legittimo interesse ad avviare il rapporto commerciale (art. 6(1)(f)).

Conservazione: un link di iscrizione mai inviato smette di funzionare dopo 30 giorni ed è cancellato 30 giorni dopo; una richiesta che non porta a un locale è cancellata 12 mesi dopo l'invio; se il suo locale apre, i dati diventano dati dell'account (3.4).

3.3 Farci una domanda

Dati: il suo nome, la sua e-mail (o il numero di telefono su WhatsApp), il suo messaggio e la lingua della pagina.

Perché: per risponderle. Le domande sono inviate per e-mail al nostro team di assistenza e possono essere conservate nella nostra casella di assistenza, dove un servizio di IA può redigere una risposta che uno di noi legge, modifica e decide se inviare; nulla viene inviato automaticamente. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a rispondere a domande sul nostro servizio, o misure precontrattuali (art. 6(1)(f) o (b)).

Conservazione: 24 mesi dopo l'ultimo messaggio, salvo che la conversazione diventi parte di un rapporto con il cliente. WhatsApp è gestito da Meta secondo le proprie condizioni e informativa privacy; usi l'e-mail se preferisce non usarlo.

3.4 Account dei locali: titolari e personale

Dati: nomi utente; hash di password e PIN; sessioni di accesso e cookie del dispositivo noto; contatori di accesso di breve durata legati a un hash dell'indirizzo IP; lo storico dei cambi di stato degli ordini; e la sua accettazione delle nostre condizioni (versione, nome utente, ora, hash con chiave dell'indirizzo IP).

Perché: per dare accesso a lei e al suo personale, proteggere gli account (limiti delle richieste, verifica di nuovi dispositivi), mostrare cosa è successo a ogni ordine e provare quali condizioni sono state accettate. Base giuridica: l'esecuzione del nostro contratto quando contratta direttamente con noi (art. 6(1)(b)); quando agisce per una società o lavora per il locale, il nostro legittimo interesse a gestire e proteggere il rapporto commerciale (art. 6(1)(f)); e il nostro legittimo interesse alla sicurezza e alla prova del contratto (art. 6(1)(f)).

Conservazione: finché il locale usa Ospitera. Dopo la fine, i dati dell'account e lo storico degli ordini sono cancellati il giorno 30, come prevedono le condizioni (7.4); le accettazioni delle condizioni possono essere conservate fino a 5 anni come prova in caso di controversia.

3.5 Fatturazione

Dati: nome, indirizzo, paese e partita IVA o codice fiscale dell'impresa; e-mail di fatturazione e persona di contatto; piano, prezzo, fatture e stato dei pagamenti. I dati della carta e bancari sono detenuti da Stripe; noi vediamo solo il tipo, le ultime cifre e la scadenza.

Perché: per fatturare e incassare il nostro corrispettivo, applicare l'imposta corretta e tenere la contabilità. Base giuridica: il nostro contratto (art. 6(1)(b)) o, per una persona di contatto che agisce per una società, il nostro legittimo interesse a gestire il rapporto (art. 6(1)(f)); e i nostri obblighi legali contabili e fiscali (art. 6(1)(c)).

Conservazione: fatture, note di credito e documenti di supporto per 10 anni dal 1° gennaio successivo all'anno di emissione di ciascun documento, come richiede la normativa contabile e IVA belga, o più a lungo in caso di obbligo legale di conservazione; gli altri dati di fatturazione finché il locale usa Ospitera.

3.6 Funzionamento del servizio

Dati: messaggi che scambiamo con lei, richieste di assistenza ed e-mail di servizio (link di accesso, fatture, avvisi di modifiche). Perché: per fornire e assistere il servizio e informarla delle modifiche, come richiedono le condizioni. Base giuridica: il nostro contratto (art. 6(1)(b)). Conservazione: finché il locale usa Ospitera, e le domande come in 3.3.

3.7 Contatti commerciali

Dati: il nome, l'indirizzo, il telefono pubblico e il sito web di un locale, e un indirizzo e-mail aziendale che il locale pubblica (ad esempio info@… o l'indirizzo sul suo sito o sulla sua scheda), compreso un nome solo quando fa parte di quell'indirizzo pubblicato.

Fonti: fonti pubbliche — il sito web del locale, elenchi e mappe pubblici di attività, e registri pubblici delle imprese. Non compriamo elenchi di persone.

Perché: per inviare al locale una breve e-mail che offre il nostro servizio, e per non ricontattarlo se dice di no. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a offrire un servizio pertinente all'attività dell'impresa (art. 6(1)(f)). Inviamo un'e-mail promozionale solo con un consenso documentato o un'eccezione verificata secondo le norme sul marketing via e-mail applicabili a quel messaggio; il fatto che un indirizzo sia pubblico non consente di per sé il marketing. Prima di ogni campagna registriamo la fonte, il tipo di destinatario e l'autorizzazione su cui ci basiamo (parte 2).

Ogni e-mail di contatto dice chi siamo, dove abbiamo trovato l'indirizzo e come interrompere le e-mail in un solo passaggio; può opporsi in qualsiasi momento e smettiamo. Conservazione: 12 mesi dopo la nostra ultima e-mail se non risponde. Se ci chiede di smettere, conserviamo solo l'indirizzo e-mail, o un suo hash, in una lista di esclusione per non scriverle mai più.

3.8 Sicurezza, errori e pretese legali

I report tecnici degli errori (Sentry) sono configurati per non raccogliere dati di contatto, cookie o contenuti dei moduli, e sono conservati 90 giorni. I limiti delle richieste e i log contengono hash con chiave degli indirizzi IP. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a un servizio sicuro e funzionante (art. 6(1)(f)).

Se necessario usiamo i dati sopra indicati per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria e per rispondere a richieste legittime delle autorità (art. 6(1)(c) o (f)), per il tempo che la questione richiede.

4. Ciò che non facciamo

Non vendiamo dati personali, non li condividiamo per la pubblicità di altre aziende e non creiamo profili su di lei.

Non prendiamo decisioni su di lei con mezzi automatizzati che producano effetti giuridici o analoghi (i limiti delle richieste possono bloccare brevemente tentativi di accesso ripetuti; ci contatti se ne è interessato).

I nostri strumenti per leggere e tradurre i menu inviano a tale scopo i testi e le immagini che lei invia a un fornitore di IA. Un menu o una foto può contenere dati di contatto aziendali o altri dati personali, quindi non invii dati dei clienti né dati personali non necessari. Il fornitore è indicato in /legal/subprocessors.

5. Con chi condividiamo i dati

Fornitori di servizi che li trattano per nostro conto secondo contratti che li vincolano alle nostre istruzioni e alla riservatezza (Stripe agisce anche come titolare autonomo per i propri obblighi di legge, come la prevenzione delle frodi e i controlli antiriciclaggio, e così Meta per WhatsApp): Netlify (hosting, Stati Uniti), Neon (database, regione UE), Stripe (fatturazione, Irlanda e Stati Uniti), Resend (invio di e-mail, Stati Uniti), Anthropic (redazione di risposte alle e-mail che ci vengono inviate, lettura e traduzione dei menu; Stati Uniti), Sentry (monitoraggio degli errori, regione UE), la OpenStreetMap Foundation (tessere della mappa nel pannello, che riceve il suo indirizzo IP; Regno Unito) e Meta solo se ci contatta su WhatsApp. L'elenco per i dati dei locali è in /legal/subprocessors.

Consulenti professionali (commercialisti, avvocati) tenuti al segreto; autorità e tribunali quando la legge lo richiede o per tutelare i nostri diritti; e un acquirente o successore della nostra attività, che proseguirebbe secondo questa informativa, dopo averla informata.

6. Trasferimenti fuori dal suo paese

Siamo stabiliti in Belgio (UE). Alcuni fornitori trattano dati in altri paesi, in particolare negli Stati Uniti. Per i dati provenienti dall'UE/SEE questi trasferimenti si basano su una decisione di adeguatezza (compreso il quadro UE–USA sulla protezione dei dati per i fornitori certificati) o sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea con garanzie supplementari se necessario; per il Regno Unito e la Svizzera, sui loro equivalenti. Può chiederci una copia delle garanzie. Dove la legge del suo paese ha proprie regole per l'invio di dati all'estero, la parte 2 indica come le rispettiamo.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Il suo paese dall'indirizzo IP: verificato a ogni visita e non conservato; il sito del suo paese è conservato in un cookie (1 anno). Cookie di sito e lingua: 1 anno. Log del server: fino a 30 giorni. Link di iscrizione non inviato: si chiude dopo 30 giorni, cancellato 30 giorni dopo. Richiesta senza locale: 12 mesi. Domande: 24 mesi dopo l'ultimo messaggio. Dati dell'account e storico degli ordini: finché il locale usa Ospitera, cancellati il giorno 30 dopo la fine. Accettazioni delle condizioni: fino a 5 anni dopo la fine. Fatture e documenti contabili: fino a 10 anni. Contatti senza risposta: 12 mesi dopo l'ultima e-mail. Lista di esclusione: finché facciamo contatti commerciali (solo indirizzo o hash). Report degli errori: 90 giorni. Allo scadere di un periodo cancelliamo o rendiamo anonimi i dati.

8. I suoi diritti

A seconda della legge del suo paese (vedi parte 2), può chiedere l'accesso ai suoi dati e una copia; la rettifica; la cancellazione; la limitazione; opporsi al loro uso basato sul legittimo interesse (può sempre opporsi ai contatti commerciali, e smettiamo); ricevere i dati che ci ha fornito in un formato portabile; e revocare il consenso quando ci basiamo su di esso, senza pregiudicare quanto fatto prima.

Scriva a support@ospitera.com. Possiamo chiederle di confermare la sua identità. Rispondiamo entro un mese (o il termine più breve fissato dalla sua legge), prorogabile per richieste complesse dove la legge lo consente, spiegandole il motivo. Le richieste sono gratuite salvo che siano manifestamente infondate o eccessive.

Può proporre reclamo all'autorità di protezione dei dati del suo paese. La nostra autorità capofila nell'UE è l'Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit belga (dataprotectionauthority.be); la parte 2 ne indica altre. Ci piacerebbe avere prima l'occasione di risolvere la sua preoccupazione.

9. Sicurezza

Proteggiamo i dati con la cifratura in transito, la cifratura a riposo dei dati sensibili, hash unidirezionali per password, PIN e indirizzi IP, una netta separazione tra i locali, limiti delle richieste, la registrazione delle azioni sensibili, la cancellazione automatica e i backup. Se una violazione mette a rischio i suoi diritti, informiamo lei e l'autorità come richiede la legge.

10. Età

Il nostro servizio è destinato alle imprese e non ai minori di 16 anni, o della maggiore età dove la sua legge la fissa più in alto. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

11. Cookie e tecnologie simili

Usiamo solo ciò che serve al funzionamento del nostro sito e del nostro pannello, quindi non chiediamo il consenso; se un giorno aggiungessimo cookie analitici o altri cookie facoltativi, lo chiederemo prima.

os_site: ricorda il sito di paese e la lingua scelti nel selettore o nella barra di suggerimento (1 anno). os_home: il sito di paese corrispondente alla sua posizione, perché gli altri siti possano suggerirlo (1 anno). os_suggest_off: ha chiuso quel suggerimento (1 anno). Cookie di sessione del titolare e del personale (per locale): la mantengono connesso finché non esce o la sessione scade. Cookie del dispositivo noto: riconosce un dispositivo su cui ha già effettuato l'accesso, per sicurezza (90 giorni). Cookie di sessione della piattaforma e del franchising: accesso del nostro team e delle console di franchising. Archiviazione del browser (ad esempio la guida iniziale del pannello, le impostazioni di suono e stampa dello schermo cucina, la lingua scelta): impostazioni conservate sul suo dispositivo e mai inviate a noi, finché non le cancella.

L'elenco completo è anche in /legal/cookies.

12. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano i nostri servizi o la legge; la data della versione è in alto. Quando una modifica la riguarda in modo rilevante, glielo diciamo prima nel suo pannello o per e-mail.

Parte 2. Cosa aggiungono alcuni paesi

In ogni sezione, «la legge» indica la legge sulla protezione dei dati che vi è citata. Se le dà più diritti della parte 1, lei ha quei diritti.

Svizzera

Legge federale sulla protezione dei dati (LPD). Autorità: Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (edoeb.admin.ch). Inviamo dati solo verso paesi inclusi nell'elenco di adeguatezza del Consiglio federale o con le clausole contrattuali tipo riconosciute per la Svizzera. Non inviamo e-mail di contatto commerciale ai locali svizzeri senza consenso.

Contatti commerciali per paese

Scriviamo a un'impresa solo con un consenso documentato o un'eccezione verificata secondo le norme applicabili al messaggio, controllate paese per paese prima di ogni campagna. Dove ci basiamo su un'eccezione: Belgio (indirizzi impersonali di imprese, non quello di un dipendente nominato), Francia (un indirizzo pertinente alla funzione del destinatario, con informazione e possibilità di opporsi), Irlanda e Regno Unito (solo abbonati persone giuridiche, non ditte individuali o società di persone), Stati Uniti (CAN-SPAM) e Canada (CASL, indirizzi pubblicati dall'impresa stessa). Ogni e-mail ci identifica, dice dove abbiamo trovato l'indirizzo e ha una disiscrizione in un solo passaggio.

Non inviate senza consenso preventivo: Germania, Austria, Polonia, Svizzera, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Danimarca e Sudafrica, né in nessun altro paese per cui non abbiamo verificato un'eccezione.

Australia (Spam Act 2003) e Nuova Zelanda (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): ci basiamo sul consenso desunto solo se l'impresa ha pubblicato essa stessa l'indirizzo, non ha dichiarato di non volere messaggi commerciali e l'e-mail riguarda la sua attività.

Singapore (Spam Control Act 2007): l'oggetto inizia con <ADV> e diamo seguito a una disiscrizione entro 10 giorni lavorativi. Brasile (LGPD) e Filippine (Data Privacy Act 2012): ci basiamo sul nostro legittimo interesse dopo una valutazione documentata, solo per indirizzi pubblicati dall'impresa stessa. Messico (LFPDPPP): la nostra informativa privacy è linkata nella prima e-mail e ci fermiamo non appena lei si oppone. Argentina (Ley 25.326): solo indirizzi da fonti pubbliche; ogni e-mail è indicata come pubblicità e spiega come chiedere il ritiro o il blocco dei suoi dati.