Ospiteran tietosuojaseloste

1. Keitä olemme

Ospitera (”Ospitera”, ”me”) päättää, miten ja miksi tässä kuvattuja henkilötietoja käytetään: olemme niiden rekisterinpitäjä. Versio 2026-11-05.

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt: support@ospitera.com.

Emme ole nimittäneet tietosuojavastaavaa tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti, koska toimintamme ei sitä edellytä; yllä oleva osoite tavoittaa Ospiteran tietosuojasta vastaavan henkilön. Jos jonkin maan laki edellyttää nimettyä henkilöä (esimerkiksi tietosuojavastaavaa Filippiineillä, privacy officeria Uudessa-Seelannissa tai henkilötietojen suojasta vastaavaa henkilöä Québecissä), tämä henkilö hoitaa tehtävän. Jos maa edellyttää paikallista edustajaa, osa 2 kertoo, miten täytämme vaatimuksen.

2. Mitä tämä seloste koskee

Ospitera.comin ja sen maasivustojen kävijöitä; niitä, jotka hakevat ravintolan avaamista tai lähettävät meille kysymyksen; ravintoloiden omistajia, heidän henkilökuntaansa ja yhteyshenkilöitään hallintapaneelin ja keittiönäytön käyttäjinä sekä asiakkainamme; henkilöitä, joihin otamme yhteyttä tarjotaksemme palvelua (yritysyhteydenotot); ja kaikkia, jotka kirjoittavat meille.

Se ei koske: asiakkaita, jotka tilaavat ravintolan verkkokaupasta. Ravintola vastaa näistä tiedoista ja kertoo niistä omassa tietosuojaselosteessaan, johon sen kauppa viittaa; me käsittelemme niitä ravintolan puolesta tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti.

3.1 Vierailu sivustollamme

Tiedot: IP-osoite, selaimen ja laitteen tyyppi, pyydetyt sivut ja ajankohta; maa, johon IP-osoitteesi kuuluu; valittu kieli.

Miksi: jotta voimme näyttää sivuston ja pitää sen turvallisena; jotta voimme näyttää sinulle maasi sivuston koskaan estämättä muita: EU:n/ETA:n ulkopuolella ospitera.com avaa sen ensimmäisellä käynnillä, EU:ssa/ETA:ssa palkki ehdottaa sitä (maa päätellään IP-osoitteesta jokaisella käynnillä eikä sitä tallenneta profiilina; vastaava sivusto tallennetaan evästeeseen, jotta muut sivustot voivat ehdottaa sitä); ja jotta voimme muistaa valitun sivuston ja kielen (evästeet, kohta 11).

Oikeusperuste: oikeutettu etumme turvalliseen sivustoon ja siihen, että näytämme kävijöille heidän maansa sivuston (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Sivuston evästeet ovat tarpeen käyttämiäsi toimintoja varten.

Säilytys: palvelinlokit hosting-palveluntarjoajallamme enintään 30 päivää; pyyntöjen rajoituksen lokit sisältävät vain IP-osoitteen avainnetun tiivisteen ja vanhenevat 24 tunnin kuluessa; sivuston evästeet 1 vuosi. Emme käytä mainosevästeitä, kolmansien osapuolten analytiikkaa tai seurantaa emmekä sosiaalisen median pikseleitä.

3.2 Ravintolahakemus

Tiedot: ravintolan nimi, osoite ja maa; yhteyshenkilön nimi, sähköposti ja puhelin; ravintolan julkinen puhelin ja sähköposti; toivottu kieli, brändiväri, huomautukset ja ladatut kuvat tai logo; valittu käyttäjätunnus. Valittua salasanaa ja henkilökunnan PIN-koodia ei koskaan tallenneta luettavassa muodossa, vain yksisuuntaisena tiivisteenä.

Miksi: jotta voimme käsitellä hakemuksesi, perustaa tilaussivusi ja ottaa sinuun yhteyttä sen vuoksi. Oikeusperuste: sopimusta edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi, jos haet omissa nimissäsi (6 artiklan 1 kohdan b alakohta); jos haet yrityksen puolesta, oikeutettu etumme liikesuhteen luomiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytys: rekisteröintilinkki, jota ei koskaan lähetetty, lakkaa toimimasta 30 päivän kuluttua ja poistetaan 30 päivää myöhemmin; hakemus, josta ei synny ravintolaa, poistetaan 12 kuukauden kuluttua sen lähettämisestä; jos ravintolasi avataan, tiedoista tulee tilitietoja (3.4).

3.3 Kysymys meille

Tiedot: nimesi, sähköpostisi (tai WhatsApp-numerosi), viestisi ja sivun kieli.

Miksi: jotta voimme vastata sinulle. Kysymykset lähetetään sähköpostilla tukitiimillemme, ja niitä voidaan säilyttää tukipostilaatikossamme, jossa tekoälypalvelu voi laatia vastausluonnoksen, jonka joku meistä lukee, muokkaa ja päättää, lähetetäänkö se; mitään ei lähetetä automaattisesti. Oikeusperuste: oikeutettu etumme vastata palveluamme koskeviin kysymyksiin tai sopimusta edeltävät toimenpiteet (6 artiklan 1 kohdan f tai b alakohta).

Säilytys: 24 kuukautta viimeisestä viestistä, ellei keskustelusta tule osa asiakassuhdetta. WhatsAppia ylläpitää Meta omien ehtojensa ja tietosuojasääntöjensä mukaisesti; jos et halua käyttää sitä, kirjoita meille sähköpostilla.

3.4 Ravintolatilit: omistajat ja henkilökunta

Tiedot: käyttäjätunnukset; salasanojen ja PIN-koodien tiivisteet; kirjautumisistunnot ja tunnettujen laitteiden evästeet; IP-osoitteen tiivisteeseen sidotut lyhytaikaiset kirjautumislaskurit; tilausten tilamuutosten historia; ja ehtojemme hyväksymisesi (versio, käyttäjätunnus, ajankohta, IP-osoitteen avainnettu tiiviste).

Miksi: jotta voimme antaa sinulle ja henkilökunnallesi pääsyn, suojata tilejä (pyyntöjen rajoitukset, uusien laitteiden tarkistus), näyttää, mitä kullekin tilaukselle tapahtui, ja osoittaa, mitkä ehdot on hyväksytty. Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano, jos teet sen suoraan kanssamme (6 artiklan 1 kohdan b alakohta); jos toimit yrityksen puolesta tai työskentelet ravintolalle, oikeutettu etumme liikesuhteen hoitamiseen ja suojaamiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta); ja oikeutettu etumme tietoturvaan ja sopimuksen todistamiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytys: niin kauan kuin ravintola käyttää Ospiteraa. Päättymisen jälkeen tilitiedot ja tilaushistoria poistetaan 30. päivänä, kuten ehdoissa todetaan (7.4); ehtojen hyväksymiset voidaan säilyttää enintään 5 vuotta todisteena riidan varalta.

3.5 Laskutus

Tiedot: yrityksen nimi, osoite, maa ja ALV-tunniste tai verotunniste; laskutussähköposti ja yhteyshenkilö; tilaus, hinta, laskut ja maksujen tila. Kortti- ja tilitiedot ovat Stripellä; me näemme vain tyypin, viimeiset numerot ja voimassaolon.

Miksi: jotta voimme laskuttaa ja periä maksumme, soveltaa oikeaa veroa ja pitää kirjanpitoa. Oikeusperuste: sopimuksemme (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) tai yrityksen puolesta toimivan yhteyshenkilön osalta oikeutettu etumme suhteen hoitamiseen (6 artiklan 1 kohdan f alakohta); sekä kirjanpito- ja verosääntöjen mukaiset lakisääteiset velvoitteemme (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Säilytys: laskut, hyvityslaskut ja tositteet 10 vuotta kunkin asiakirjan antamista seuraavan vuoden tammikuun 1. päivästä, kuten Belgian kirjanpito- ja verolainsäädäntö edellyttää, tai pidempään, jos lakisääteinen säilytysvelvollisuus on voimassa; muut laskutustiedot niin kauan kuin ravintola käyttää Ospiteraa.

3.6 Palvelun ylläpito

Tiedot: kanssasi vaihtamamme viestit, tukipyynnöt ja palveluviestit (kirjautumislinkit, laskut, ilmoitukset muutoksista). Miksi: jotta voimme tarjota ja tukea palvelua ja kertoa sinulle muutoksista ehtojen edellyttämällä tavalla. Oikeusperuste: sopimuksemme (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Säilytys: niin kauan kuin ravintola käyttää Ospiteraa, ja kysymykset kuten kohdassa 3.3.

3.7 Yritysyhteydenotot

Tiedot: ravintolan nimi, osoite, julkinen puhelinnumero ja verkkosivusto sekä ravintolan itse julkaisema työsähköpostiosoite (esimerkiksi info@… tai sen sivustolla tai hakemistossa oleva osoite), mukaan lukien nimi vain, jos se on osa julkaistua osoitetta.

Lähteet: julkiset lähteet — ravintolan oma verkkosivusto, julkiset yrityshakemistot ja kartat sekä julkiset kaupparekisterit. Emme osta henkilöluetteloita.

Miksi: jotta voimme lähettää ravintolalle lyhyen sähköpostin, jossa tarjoamme palveluamme, emmekä ota siihen uudelleen yhteyttä, jos se kieltäytyy. Oikeusperuste: oikeutettu etumme tarjota yrityksen toimintaan liittyvää palvelua (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Lähetämme markkinointisähköpostia vain todistetulla suostumuksella tai tarkistetun poikkeuksen perusteella kyseiseen viestiin sovellettavien sähköpostimarkkinoinnin sääntöjen mukaisesti; se, että osoite on julkinen, ei yksinään salli markkinointia. Ennen jokaista kampanjaa kirjaamme lähteen, vastaanottajan tyypin ja perusteen, johon nojaamme (osa 2).

Jokainen yhteydenottoviesti kertoo, keitä olemme, mistä löysimme osoitteen ja miten voit yhdellä toimella lopettaa uudet viestit; voit vastustaa milloin tahansa, ja lopetamme. Säilytys: 12 kuukautta viimeisestä sähköpostistamme, jos et vastaa. Jos pyydät meitä lopettamaan, säilytämme vain sähköpostiosoitteen tai sen tiivisteen estolistalla, jotta emme kirjoita sinulle enää koskaan.

3.8 Tietoturva, virheet ja oikeusvaateet

Tekniset virheraportit (Sentry) on määritetty niin, etteivät ne kerää yhteystietoja, evästeitä tai lomakkeiden sisältöä, ja niitä säilytetään 90 päivää. Pyyntöjen rajoitukset ja lokit sisältävät IP-osoitteiden avainnettuja tiivisteitä. Oikeusperuste: oikeutettu etumme turvalliseen ja toimivaan palveluun (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Tarvittaessa käytämme edellä mainittuja tietoja oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen sekä viranomaisten lainmukaisiin pyyntöihin vastaamiseen (6 artiklan 1 kohdan c tai f alakohta) niin kauan kuin asia edellyttää.

4. Mitä emme tee

Emme myy henkilötietoja, emme jaa niitä muiden yritysten mainontaan emmekä luo sinusta profiileja.

Emme tee sinusta automaattisia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia (pyyntöjen rajoitukset voivat lyhyeksi aikaa estää toistuvat kirjautumisyritykset; ota yhteyttä, jos tämä koskee sinua).

Ruokalistojen luku- ja käännöstyökalumme lähettävät lataamasi tekstit ja kuvat tekoälypalveluntarjoajalle tätä tarkoitusta varten. Ruokalista tai kuva voi sisältää työyhteystietoja tai muita henkilötietoja, joten älä lataa asiakastietoja tai tarpeettomia henkilötietoja. Palveluntarjoaja mainitaan sivulla /legal/subprocessors.

5. Kenen kanssa jaamme tietoja

Palveluntarjoajien kanssa, jotka käsittelevät tietoja puolestamme sopimusten perusteella, jotka sitovat ne ohjeisiimme ja salassapitoon (Stripe toimii lisäksi itsenäisenä rekisterinpitäjänä omien lakisääteisten velvoitteidensa osalta, kuten petosten ja rahanpesun estämisessä, samoin kuin Meta WhatsAppin osalta): Netlify (hosting, Yhdysvallat), Neon (tietokanta, EU-alue), Stripe (laskutus, Irlanti ja Yhdysvallat), Resend (sähköpostien lähetys, Yhdysvallat), Anthropic (vastausluonnokset saamiimme sähköposteihin sekä ruokalistojen lukeminen ja kääntäminen; Yhdysvallat), Sentry (virheiden seuranta, EU-alue), OpenStreetMap Foundation (karttaruudut hallintapaneelissa, joka saa IP-osoitteesi; Yhdistynyt kuningaskunta) sekä Meta vain, jos otat meihin yhteyttä WhatsAppilla. Ravintoloiden tietoja koskeva luettelo on sivulla /legal/subprocessors.

Salassapitovelvollisten ammattimaisten neuvonantajien (tilintarkastajat, asianajajat) kanssa; viranomaisten ja tuomioistuinten kanssa, jos laki sitä edellyttää tai oikeuksiemme suojaamiseksi; sekä liiketoimintamme ostajan tai seuraajan kanssa, joka jatkaisi tämän selosteen mukaisesti, kun olemme ilmoittaneet siitä sinulle.

6. Siirrot maasi ulkopuolelle

Olemme sijoittautuneet Belgiaan (EU). Jotkin palveluntarjoajat käsittelevät tietoja muissa maissa, erityisesti Yhdysvalloissa. EU:sta/ETA:sta peräisin olevien tietojen osalta siirto perustuu tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sertifioitujen palveluntarjoajien osalta) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin, tarvittaessa lisäsuojatoimin; Yhdistyneen kuningaskunnan ja Sveitsin osalta niiden vastineisiin. Voit pyytää kopion suojatoimista. Jos maasi laissa on omat säännöt tietojen siirrosta ulkomaille, osa 2 kertoo, miten noudatamme niitä.

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

IP-osoitteen mukainen maa: päätellään jokaisella käynnillä eikä tallenneta; maasi sivusto tallennetaan evästeeseen (1 vuosi). Sivuston ja kielen eväste: 1 vuosi. Palvelinlokit: enintään 30 päivää. Lähettämätön rekisteröintilinkki: sulkeutuu 30 päivän kuluttua, poistetaan 30 päivää myöhemmin. Hakemus ilman ravintolaa: 12 kuukautta. Kysymykset: 24 kuukautta viimeisestä viestistä. Tilitiedot ja tilaushistoria: niin kauan kuin ravintola käyttää Ospiteraa, poistetaan 30. päivänä päättymisen jälkeen. Ehtojen hyväksymiset: enintään 5 vuotta päättymisen jälkeen. Laskut ja kirjanpitoaineisto: enintään 10 vuotta. Yhteydenotto ilman vastausta: 12 kuukautta viimeisestä sähköpostista. Estolista: niin kauan kuin teemme yritysyhteydenottoja (vain osoite tai tiiviste). Virheraportit: 90 päivää. Kun aika päättyy, poistamme tai anonymisoimme tiedot.

8. Oikeutesi

Maasi lain mukaisesti (ks. osa 2) voit pyytää pääsyä tietoihisi ja niiden kopiota; oikaisua; poistamista; käsittelyn rajoittamista; vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käyttöä (yritysyhteydenottoja aina, ja lopetamme); saada meille antamasi tiedot siirrettävässä muodossa; ja peruuttaa suostumuksesi, jos nojaamme siihen, vaikuttamatta aiempaan käsittelyyn.

Kirjoita osoitteeseen support@ospitera.com. Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme kuukauden kuluessa (tai lakisi mukaisessa lyhyemmässä ajassa), ja monimutkaisissa pyynnöissä voimme pidentää määräaikaa, jos laki sen sallii, ja kerromme syyn. Pyynnöt ovat maksuttomia, elleivät ne ole selvästi perusteettomia tai kohtuuttomia.

Voit tehdä valituksen maasi tietosuojaviranomaiselle. EU:ssa johtava valvontaviranomaisemme on Belgian Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); osa 2 mainitsee muita. Haluaisimme ensin mahdollisuuden ratkaista asiasi.

9. Tietoturva

Suojaamme tiedot salauksella siirron aikana, arkaluonteisten tietojen salauksella tallennettuna, salasanojen, PIN-koodien ja IP-osoitteiden yksisuuntaisilla tiivisteillä, ravintoloiden tiukalla erottelulla, pyyntöjen rajoituksilla, arkaluonteisten toimien kirjaamisella, automaattisella poistamisella ja varmuuskopioilla. Jos tietoturvaloukkaus vaarantaa oikeutesi, ilmoitamme sinulle ja viranomaiselle lain edellyttämällä tavalla.

10. Ikä

Palvelumme on tarkoitettu yrityksille eikä alle 16-vuotiaille tai täysi-ikäisyyttä nuoremmille, jos lakisi asettaa rajan korkeammalle. Emme tietoisesti kerää tietoja lapsista.

11. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Käytämme vain sitä, mikä on tarpeen sivustomme ja hallintapaneelin toiminnalle, joten emme pyydä suostumusta; jos joskus lisäämme analytiikka- tai muita valinnaisia evästeitä, kysymme sinulta ensin.

os_site: muistaa maasivuston ja kielen, jotka valitsit valitsimessa tai ehdotuspalkissa (1 vuosi). os_home: sijaintiasi vastaava maasivusto, jotta muut sivustot voivat ehdottaa sitä (1 vuosi). os_suggest_off: olet sulkenut tämän ehdotuksen (1 vuosi). Omistajan ja henkilökunnan istuntoevästeet (ravintolakohtaisesti): pitävät sinut kirjautuneena, kunnes kirjaudut ulos tai istunto vanhenee. Tunnetun laitteen eväste: tunnistaa tietoturvasyistä laitteen, jolla olet jo kirjautunut (90 päivää). Alustan ja franchisen istuntoevästeet: tiimimme ja franchise-konsolien kirjautuminen. Selaimen tallennustila (esimerkiksi hallintapaneelin opas, keittiönäytön ääni- ja tulostusasetukset, valittu kieli): laitteellesi tallennetut asetukset, joita ei koskaan lähetetä meille, kunnes poistat ne.

Täydellinen luettelo on myös sivulla /legal/cookies.

12. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta, kun palvelumme tai laki muuttuu; version päivämäärä on yllä. Jos muutos koskee sinua olennaisesti, ilmoitamme siitä etukäteen hallintapaneelissa tai sähköpostilla.

Osa 2. Mitä yksittäiset maat lisäävät

Jokaisessa kohdassa ”laki” tarkoittaa siinä mainittua tietosuojalainsäädäntöä. Jos se antaa sinulle enemmän oikeuksia kuin osa 1, sinulla on nämä oikeudet.

Euroopan unioni ja ETA

Tietosuoja-asetusta sovelletaan osassa 1 kuvatulla tavalla. Voit tehdä valituksen sen paikan viranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa ongelma syntyi; Euroopan tietosuojaneuvosto luettelee ne kaikki (edpb.europa.eu). Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Yritysyhteydenotot maittain

Kirjoitamme yritykselle vain todistetulla suostumuksella tai tarkistetun poikkeuksen perusteella kyseiseen viestiin sovellettavien sääntöjen mukaisesti, ja ne tarkistetaan maa kerrallaan ennen jokaista kampanjaa. Kun nojaamme poikkeukseen: Belgia (yritysten muut kuin henkilökohtaiset osoitteet, ei nimetyn työntekijän osoite), Ranska (vastaanottajan tehtävään liittyvä osoite, tiedottamisen ja vastustamismahdollisuuden kera), Irlanti ja Yhdistynyt kuningaskunta (vain oikeushenkilöt tilaajina, ei elinkeinonharjoittajia tai henkilöyhtiöitä), Yhdysvallat (CAN-SPAM) ja Kanada (CASL, yrityksen itse julkaisemat osoitteet). Jokainen sähköposti kertoo, keitä olemme ja mistä löysimme osoitteen, ja sisältää yhden toimen tilauksen perumisen.

Emme lähetä ilman ennakkosuostumusta: Saksaan, Itävaltaan, Puolaan, Sveitsiin, Italiaan, Alankomaihin, Espanjaan, Tanskaan ja Etelä-Afrikkaan emmekä mihinkään muuhun maahan, jonka osalta emme ole tarkistaneet poikkeusta.

Australia (Spam Act 2003) ja Uusi-Seelanti (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): nojaamme pääteltyyn suostumukseen vain, jos yritys on itse julkaissut osoitteen, ei ole ilmoittanut, ettei halua kaupallisia viestejä, ja sähköposti koskee sen liiketoimintaa.

Singapore (Spam Control Act 2007): aihe alkaa merkinnällä <ADV>, ja toteutamme tilauksen perumisen 10 työpäivän kuluessa. Brasilia (LGPD) ja Filippiinit (Data Privacy Act 2012): nojaamme oikeutettuun etuumme dokumentoidun arvioinnin jälkeen, vain osoitteisiin, jotka yritys on itse julkaissut. Meksiko (LFPDPPP): tietosuojailmoituksemme on linkitetty ensimmäiseen sähköpostiin, ja lopetamme heti, kun vastustat. Argentiina (Ley 25.326): vain julkisista lähteistä saadut osoitteet; jokainen sähköposti on merkitty mainokseksi ja kertoo, miten voit pyytää tietojesi poistamista tai estämistä.