Ospiteras integritetspolicy

1. Vilka vi är

Ospitera (”Ospitera”, ”vi”) bestämmer hur och varför de personuppgifter som beskrivs här används: vi är personuppgiftsansvariga för dem. Version 2026-11-05.

Frågor och förfrågningar om integritet: support@ospitera.com.

Vi har inte utsett något dataskyddsombud enligt GDPR eftersom vår verksamhet inte kräver det; adressen ovan når den person som ansvarar för integritet hos Ospitera. Om ett lands lag kräver en utsedd person (till exempel ett dataskyddsombud i Filippinerna, en privacy officer i Nya Zeeland eller den person som ansvarar för skyddet av personlig information i Québec) fullgör den personen rollen. Om ett land kräver en lokal företrädare förklarar del 2 hur vi uppfyller det.

2. Vad denna policy omfattar

Besökare på ospitera.com och dess landswebbplatser; den som ansöker om att öppna en servering eller skickar en fråga till oss; ägare av serveringar, deras personal och kontaktpersoner som användare av administrationen och köksskärmen och som våra kunder; personer som vi kontaktar för att erbjuda tjänsten (företagskontakter); och alla som skriver till oss.

Den omfattar inte: gäster som beställer i en serverings webbutik. Serveringen ansvarar för de uppgifterna och förklarar dem i sitt eget integritetsmeddelande, som dess butik hänvisar till; vi behandlar dem för serveringens räkning enligt vårt personuppgiftsbiträdesavtal.

3.1 Besök på vår webbplats

Uppgifter: IP-adress, typ av webbläsare och enhet, begärda sidor och tidpunkt; det land som din IP-adress hör till; valt språk.

Varför: för att visa webbplatsen och hålla den säker; för att visa dig ditt lands webbplats utan att någonsin blockera en annan: utanför EU/EES öppnar ospitera.com den vid första besöket, inom EU/EES föreslår ett fält den (landet bestäms utifrån IP-adressen vid varje besök och sparas inte som en profil; motsvarande webbplats sparas i en kaka så att de andra webbplatserna kan föreslå den); och för att komma ihåg vald webbplats och valt språk (kakor, avsnitt 11).

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en säker webbplats och av att visa besökare deras lands webbplats (artikel 6.1 f GDPR). Webbplatsens kakor behövs för de funktioner du använder.

Lagring: vår webbhotellsleverantörs serverloggar högst 30 dagar; loggar för begränsning av förfrågningar innehåller bara en nyckelbaserad hash av IP-adressen och löper ut inom 24 timmar; webbplatsens kakor 1 år. Vi använder inte reklamkakor, analys eller spårning från tredje part eller pixlar från sociala medier.

3.2 Ansökan om en servering

Uppgifter: serveringens namn, adress och land; kontaktpersonens namn, e-post och telefon; serveringens offentliga telefon och e-post; önskat språk, varumärkesfärg, anteckningar och uppladdade foton eller logotyp; valt användarnamn. Valt lösenord och personalens pinkod sparas aldrig i läsbar form, bara som en envägshash.

Varför: för att pröva din ansökan, sätta upp din beställningssida och kontakta dig om den. Rättslig grund: åtgärder före ingående av avtal på din begäran, om du ansöker för egen räkning (artikel 6.1 b); om du ansöker för ett bolag, vårt berättigade intresse av att etablera affärsrelationen (artikel 6.1 f).

Lagring: en registreringslänk som aldrig skickades slutar fungera efter 30 dagar och raderas 30 dagar senare; en ansökan som inte leder till en servering raderas 12 månader efter inlämnandet; öppnar din servering blir uppgifterna kontouppgifter (3.4).

3.3 En fråga till oss

Uppgifter: ditt namn, din e-post (eller ditt WhatsApp-nummer), meddelandet och sidans språk.

Varför: för att svara dig. Frågor skickas via e-post till vårt supportteam och kan sparas i vår supportinkorg, där en AI-tjänst kan ta fram ett utkast till svar som någon av oss läser, redigerar och bestämmer om det ska skickas; ingenting skickas automatiskt. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att besvara frågor om vår tjänst eller åtgärder före ingående av avtal (artikel 6.1 f eller b).

Lagring: 24 månader från det sista meddelandet, om inte samtalet blir en del av en kundrelation. WhatsApp drivs av Meta enligt Metas egna villkor och integritetsregler; vill du inte använda det, skriv till oss via e-post.

3.4 Serveringskonton: ägare och personal

Uppgifter: användarnamn; hashvärden av lösenord och pinkoder; inloggningssessioner och kakor för kända enheter; kortvariga inloggningsräknare kopplade till en hash av IP-adressen; historiken över statusändringar för beställningar; och ditt godkännande av våra villkor (version, användarnamn, tidpunkt, nyckelbaserad hash av IP-adressen).

Varför: för att ge dig och din personal åtkomst, skydda konton (begränsningar av förfrågningar, kontroll av nya enheter), visa vad som hände med varje beställning och visa vilka villkor som godkänts. Rättslig grund: fullgörande av avtalet om du ingår det direkt med oss (artikel 6.1 b); om du agerar för ett bolag eller arbetar för en servering, vårt berättigade intresse av att hantera och säkra affärsrelationen (artikel 6.1 f); och vårt berättigade intresse av säkerhet och av att kunna styrka avtalet (artikel 6.1 f).

Lagring: så länge serveringen använder Ospitera. Efter upphörandet raderas kontouppgifter och beställningshistorik dag 30, som villkoren anger (7.4); godkännanden av villkoren kan sparas i högst 5 år som bevis vid en tvist.

3.5 Fakturering

Uppgifter: företagets namn, adress, land och momsregistreringsnummer eller skattenummer; fakturerings-e-post och kontaktperson; abonnemang, pris, fakturor och betalningsstatus. Kort- och kontouppgifter innehas av Stripe; vi ser bara typ, sista siffror och utgångsdatum.

Varför: för att fakturera och ta ut vår avgift, tillämpa rätt skatt och föra bokföring. Rättslig grund: vårt avtal (artikel 6.1 b) eller, för en kontaktperson som agerar för ett bolag, vårt berättigade intresse av att hantera relationen (artikel 6.1 f); och våra rättsliga förpliktelser enligt bokförings- och skatteregler (artikel 6.1 c).

Lagring: fakturor, kreditnotor och underlag i 10 år från den 1 januari året efter att varje handling utfärdades, som belgisk bokförings- och skatterätt kräver, eller längre om en lagstadgad lagringsskyldighet gäller; övriga faktureringsuppgifter så länge serveringen använder Ospitera.

3.6 Drift av tjänsten

Uppgifter: de meddelanden vi utväxlar med dig, supportärenden och servicemejl (inloggningslänkar, fakturor, meddelanden om ändringar). Varför: för att tillhandahålla och stödja tjänsten och informera dig om ändringar, som villkoren kräver. Rättslig grund: vårt avtal (artikel 6.1 b). Lagring: så länge serveringen använder Ospitera, och frågor som i 3.3.

3.7 Företagskontakter

Uppgifter: serveringens namn, adress, offentliga telefonnummer och webbplats samt den arbetsrelaterade e-postadress som serveringen själv publicerar (till exempel info@… eller en adress på dess webbplats eller i en katalog), inklusive ett namn bara om det ingår i den publicerade adressen.

Källor: offentliga källor — serveringens egen webbplats, offentliga företagskataloger och kartor samt offentliga företagsregister. Vi köper inte listor över personer.

Varför: för att skicka serveringen ett kort mejl med ett erbjudande om vår tjänst och inte kontakta den igen om den tackar nej. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att erbjuda en tjänst som rör företagets verksamhet (artikel 6.1 f). Vi skickar bara reklammejl med styrkt samtycke eller med stöd av ett kontrollerat undantag enligt de regler för e-postmarknadsföring som gäller för meddelandet; att en adress är offentlig tillåter inte i sig marknadsföring. Före varje kampanj registrerar vi källan, mottagartypen och det stöd vi grundar oss på (del 2).

Varje kontaktmejl anger vilka vi är, var vi hittade adressen och hur du med ett steg stoppar fler mejl; du kan när som helst invända, och vi slutar. Lagring: 12 månader från vårt senaste mejl om du inte svarar. Ber du oss sluta behåller vi bara e-postadressen eller dess hash på en spärrlista, så att vi aldrig skriver till dig igen.

3.8 Säkerhet, fel och rättsliga anspråk

Tekniska felrapporter (Sentry) är inställda så att de inte samlar in kontaktuppgifter, kakor eller formulärinnehåll och sparas i 90 dagar. Begränsningar av förfrågningar och loggar innehåller nyckelbaserade hashvärden av IP-adresser. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en säker och fungerande tjänst (artikel 6.1 f).

Vid behov använder vi uppgifterna ovan för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk och för att besvara lagliga förfrågningar från myndigheter (artikel 6.1 c eller f), så länge ärendet kräver det.

4. Vad vi inte gör

Vi säljer inte personuppgifter, delar dem inte för andra företags reklam och skapar inte profiler om dig.

Vi fattar inga automatiserade beslut om dig med rättsliga eller liknande betydande följder (begränsningar av förfrågningar kan kortvarigt blockera upprepade inloggningsförsök; kontakta oss om det berör dig).

Våra verktyg för att läsa och översätta menyer skickar de texter och bilder du laddar upp till en AI-leverantör för det ändamålet. En meny eller ett foto kan innehålla arbetsrelaterade kontaktuppgifter eller andra personuppgifter, så ladda inte upp gästuppgifter eller onödiga personuppgifter. Leverantören anges på /legal/subprocessors.

5. Med vem vi delar

Tjänsteleverantörer som behandlar uppgifterna åt oss enligt avtal som binder dem till våra instruktioner och till sekretess (Stripe agerar också som självständigt personuppgiftsansvarig för sina egna rättsliga förpliktelser, såsom att förebygga bedrägerier och penningtvätt, liksom Meta för WhatsApp): Netlify (webbhotell, USA), Neon (databas, EU-region), Stripe (fakturering, Irland och USA), Resend (utskick av e-post, USA), Anthropic (utkast till svar på mejl vi tar emot samt läsning och översättning av menyer; USA), Sentry (felspårning, EU-region), OpenStreetMap Foundation (kartrutor i administrationen, som tar emot din IP-adress; Förenade kungariket) och Meta bara om du kontaktar oss via WhatsApp. Förteckningen för serveringarnas uppgifter finns på /legal/subprocessors.

Professionella rådgivare (revisorer, advokater) som omfattas av tystnadsplikt; myndigheter och domstolar om lagen kräver det eller för att skydda våra rättigheter; och en köpare av eller efterträdare till vår verksamhet som skulle fortsätta enligt denna policy, efter att vi har informerat dig.

6. Överföring utanför ditt land

Vi är etablerade i Belgien (EU). Vissa leverantörer behandlar uppgifter i andra länder, särskilt i USA. För uppgifter från EU/EES grundar sig överföringen på ett beslut om adekvat skyddsnivå (inklusive dataskyddsramen mellan EU och USA för certifierade leverantörer) eller på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler, med kompletterande skyddsåtgärder där det behövs; för Förenade kungariket och Schweiz på deras motsvarigheter. Du kan begära en kopia av skyddsåtgärderna. Har lagen i ditt land egna regler för överföring av uppgifter till utlandet förklarar del 2 hur vi följer dem.

7. Hur länge vi sparar dem

Land utifrån IP-adress: bestäms vid varje besök och sparas inte; ditt lands webbplats sparas i en kaka (1 år). Kaka för webbplats och språk: 1 år. Serverloggar: högst 30 dagar. Ej skickad registreringslänk: stängs efter 30 dagar, raderas 30 dagar senare. Ansökan utan servering: 12 månader. Frågor: 24 månader från det sista meddelandet. Kontouppgifter och beställningshistorik: så länge serveringen använder Ospitera, raderade dag 30 efter upphörandet. Godkännanden av villkor: högst 5 år efter upphörandet. Fakturor och räkenskapsinformation: högst 10 år. Kontakt utan svar: 12 månader från det senaste mejlet. Spärrlista: så länge vi tar företagskontakter (bara adressen eller hashen). Felrapporter: 90 dagar. När tiden har löpt ut raderar eller anonymiserar vi uppgifterna.

8. Dina rättigheter

Enligt lagen i ditt land (se del 2) kan du begära tillgång till dina uppgifter och en kopia av dem; rättelse; radering; begränsning; invända mot användning som grundar sig på berättigat intresse (mot företagskontakter alltid, och vi slutar); få de uppgifter du har lämnat till oss i ett överförbart format; och återkalla ditt samtycke om vi grundar oss på det, utan att det påverkar tidigare behandling.

Skriv till support@ospitera.com. Vi kan be dig styrka din identitet. Vi svarar inom en månad (eller en kortare tid enligt din lag) och kan vid komplicerade förfrågningar förlänga tiden om lagen tillåter det, och förklarar då varför. Förfrågningar är kostnadsfria, om de inte är uppenbart ogrundade eller orimliga.

Du kan klaga hos dataskyddsmyndigheten i ditt land. Vår ledande tillsynsmyndighet i EU är belgiska Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); del 2 anger andra. Vi vill gärna först få möjlighet att lösa ditt ärende.

9. Säkerhet

Vi skyddar uppgifterna med kryptering vid överföring, kryptering av känsliga uppgifter i vila, envägshashar av lösenord, pinkoder och IP-adresser, strikt åtskillnad mellan serveringar, begränsningar av förfrågningar, loggning av känsliga åtgärder, automatisk radering och säkerhetskopior. Om en personuppgiftsincident äventyrar dina rättigheter informerar vi dig och myndigheten, som lagen kräver.

10. Ålder

Vår tjänst riktar sig till företag och inte till personer under 16 år eller under myndighetsåldern om din lag sätter den högre. Vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

11. Kakor och liknande tekniker

Vi använder bara det som behövs för att vår webbplats och administrationen ska fungera och ber därför inte om samtycke; om vi någon gång lägger till analyskakor eller andra valfria kakor frågar vi dig först.

os_site: kommer ihåg den landswebbplats och det språk du valde i väljaren eller förslagsfältet (1 år). os_home: den landswebbplats som motsvarar din plats, så att de andra webbplatserna kan föreslå den (1 år). os_suggest_off: du har stängt det förslaget (1 år). Sessionskakor för ägare och personal (per servering): håller dig inloggad tills du loggar ut eller sessionen löper ut. Kaka för känd enhet: känner av säkerhetsskäl igen en enhet som du redan har loggat in från (90 dagar). Sessionskakor för plattformen och franchisen: inloggning för vårt team och franchisekonsolerna. Webbläsarlagring (till exempel guiden i administrationen, köksskärmens ljud- och utskriftsinställningar, valt språk): inställningar som sparas på din enhet och aldrig skickas till oss, tills du raderar dem.

Den fullständiga listan finns också på /legal/cookies.

12. Ändringar

Vi kan uppdatera denna policy när våra tjänster eller lagen ändras; versionsdatumet står överst. Berör ändringen dig väsentligt meddelar vi dig i förväg i administrationen eller via e-post.

Del 2. Vad enskilda länder lägger till

I varje avsnitt avses med ”lagen” den dataskyddslagstiftning som nämns där. Ger den dig fler rättigheter än del 1 har du de rättigheterna.

Europeiska unionen och EES

GDPR gäller som det beskrivs i del 1. Du kan klaga hos myndigheten där du bor eller arbetar eller där problemet uppstod; Europeiska dataskyddsstyrelsen förtecknar dem alla (edpb.europa.eu). I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY, imy.se); i Finland och på Åland Dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

Företagskontakter per land

Vi skriver bara till ett företag med styrkt samtycke eller med stöd av ett kontrollerat undantag enligt de regler som gäller för meddelandet, kontrollerade land för land före varje kampanj. När vi grundar oss på ett undantag: Belgien (icke-personliga företagsadresser, inte en namngiven anställds adress), Frankrike (en adress kopplad till mottagarens funktion, med information och möjlighet att invända), Irland och Förenade kungariket (bara abonnenter som är juridiska personer, inte enskilda näringsidkare eller handelsbolag), USA (CAN-SPAM) och Kanada (CASL, adresser som företaget självt har publicerat). Varje mejl identifierar oss, anger var vi hittade adressen och innehåller avregistrering med ett steg.

Vi skickar inte utan föregående samtycke till: Tyskland, Österrike, Polen, Schweiz, Italien, Nederländerna, Spanien, Danmark och Sydafrika, eller till något annat land där vi inte har kontrollerat ett undantag.

Australien (Spam Act 2003) och Nya Zeeland (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): vi stöder oss på underförstått samtycke endast när företaget självt har publicerat adressen, inte har angett att det inte vill ha kommersiella meddelanden och mejlet gäller dess verksamhet.

Singapore (Spam Control Act 2007): ämnesraden börjar med <ADV> och vi verkställer en avregistrering inom 10 arbetsdagar. Brasilien (LGPD) och Filippinerna (Data Privacy Act 2012): vi stöder oss på vårt berättigade intresse efter en dokumenterad bedömning, bara för adresser som företaget självt har publicerat. Mexiko (LFPDPPP): vår integritetspolicy är länkad i det första mejlet och vi slutar så snart du invänder. Argentina (Ley 25.326): bara adresser från offentliga källor; varje mejl är märkt som reklam och förklarar hur du får dina uppgifter återkallade eller spärrade.