Ospiteras privatlivspolitik

1. Hvem vi er

Ospitera (»Ospitera«, »vi«) bestemmer, hvordan og hvorfor de personoplysninger, der beskrives her, bruges: vi er dataansvarlige for dem. Version 2026-11-05.

Spørgsmål og anmodninger om privatliv: support@ospitera.com.

Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver efter GDPR, fordi vores aktiviteter ikke kræver det; adressen ovenfor går til den person, der er ansvarlig for privatliv hos Ospitera. Kræver et lands lov en udpeget person (for eksempel en databeskyttelsesrådgiver i Filippinerne, en privacy officer i New Zealand eller den person, der er ansvarlig for beskyttelse af personlige oplysninger i Québec), varetager denne person rollen. Kræver et land en lokal repræsentant, forklarer del 2, hvordan vi opfylder det.

2. Hvad denne politik dækker

Besøgende på ospitera.com og dens landesider; dem, der ansøger om at åbne et spisested eller sender os et spørgsmål; ejere af spisesteder, deres personale og kontaktpersoner som brugere af administrationen og køkkenskærmen og som vores kunder; personer, vi henvender os til for at tilbyde tjenesten (erhvervshenvendelser); og alle, der skriver til os.

Den dækker ikke: gæster, der bestiller i et spisesteds webshop. Spisestedet er ansvarligt for disse oplysninger og forklarer dem i sin egen privatlivsmeddelelse, som dets shop henviser til; vi behandler dem for spisestedet efter vores databehandleraftale.

3.1 Besøg på vores side

Oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedstype, de sider, der blev anmodet om, og tidspunktet; det land, din IP-adresse hører til; det valgte sprog.

Hvorfor: for at vise siden og holde den sikker; for at vise dig dit lands side uden nogensinde at blokere en anden: uden for EU/EØS åbner ospitera.com den ved første besøg, i EU/EØS foreslår en bjælke den (landet bestemmes ud fra IP-adressen ved hvert besøg og gemmes ikke som en profil; den tilsvarende side gemmes i en cookie, så de andre sider kan foreslå den); og for at huske den side og det sprog, du valgte (cookies, afsnit 11).

Retsgrundlag: vores legitime interesse i en sikker side og i at vise besøgende deres lands side (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f). Sidens cookies er nødvendige for de funktioner, du bruger.

Opbevaring: vores hostingudbyders serverlogs højst 30 dage; logs for begrænsning af forespørgsler indeholder kun en nøglebaseret hashværdi af IP-adressen og udløber inden for 24 timer; sidens cookies 1 år. Vi bruger ikke reklamecookies, analyse eller sporing fra tredjeparter eller pixels fra sociale medier.

3.2 Ansøgning om et spisested

Oplysninger: spisestedets navn, adresse og land; kontaktpersonens navn, e-mail og telefon; spisestedets offentlige telefon og e-mail; foretrukket sprog, brandfarve, noter og uploadede fotos eller logo; det valgte brugernavn. Den valgte adgangskode og personalets pinkode gemmes aldrig i læsbar form, kun som en envejs-hashværdi.

Hvorfor: for at behandle din ansøgning, opsætte din bestillingsside og kontakte dig om den. Retsgrundlag: foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale efter din anmodning, hvis du ansøger for dig selv (artikel 6, stk. 1, litra b); hvis du ansøger for et selskab, vores legitime interesse i at etablere forretningsforholdet (artikel 6, stk. 1, litra f).

Opbevaring: et registreringslink, der aldrig blev sendt, holder op med at virke efter 30 dage og slettes 30 dage senere; en ansøgning, der ikke fører til et spisested, slettes 12 måneder efter indsendelsen; åbner dit spisested, bliver oplysningerne til kontooplysninger (3.4).

3.3 Et spørgsmål til os

Oplysninger: dit navn, din e-mail (eller dit WhatsApp-telefonnummer), beskeden og sidens sprog.

Hvorfor: for at svare dig. Spørgsmål sendes pr. e-mail til vores supportteam og kan gemmes i vores supportindbakke, hvor en AI-tjeneste kan udarbejde et udkast til svar, som en af os læser, redigerer og beslutter, om det skal sendes; intet sendes automatisk. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at besvare spørgsmål om vores tjeneste eller foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale (artikel 6, stk. 1, litra f eller b).

Opbevaring: 24 måneder fra den sidste besked, medmindre samtalen bliver en del af et kundeforhold. WhatsApp drives af Meta efter Metas egne vilkår og privatlivsregler; vil du ikke bruge det, så skriv til os pr. e-mail.

3.4 Spisestedskonti: ejere og personale

Oplysninger: brugernavne; hashværdier af adgangskoder og pinkoder; loginsessioner og cookies for kendte enheder; kortvarige logintællere knyttet til en hashværdi af IP-adressen; historikken over statusændringer for bestillinger; og din accept af vores vilkår (version, brugernavn, tidspunkt, nøglebaseret hashværdi af IP-adressen).

Hvorfor: for at give dig og dit personale adgang, beskytte konti (forespørgselsgrænser, kontrol af nye enheder), vise, hvad der skete med hver bestilling, og bevise, hvilke vilkår der blev accepteret. Retsgrundlag: opfyldelse af aftalen, hvis du indgår den direkte med os (artikel 6, stk. 1, litra b); hvis du handler for et selskab eller arbejder for et spisested, vores legitime interesse i at administrere og sikre forretningsforholdet (artikel 6, stk. 1, litra f); og vores legitime interesse i sikkerhed og i at kunne bevise aftalen (artikel 6, stk. 1, litra f).

Opbevaring: så længe spisestedet bruger Ospitera. Efter ophør slettes kontooplysninger og bestillingshistorik på dag 30, som vilkårene angiver (7.4); accepter af vilkårene kan opbevares i højst 5 år som bevis i tilfælde af en tvist.

3.5 Fakturering

Oplysninger: virksomhedens navn, adresse, land og momsnummer eller skattenummer; faktureringsmail og kontaktperson; abonnement, pris, fakturaer og betalingsstatus. Kort- og kontooplysninger opbevares af Stripe; vi ser kun typen, de sidste cifre og udløbsdatoen.

Hvorfor: for at fakturere og opkræve vores gebyr, anvende den rigtige moms og føre regnskab. Retsgrundlag: vores aftale (artikel 6, stk. 1, litra b) eller, for en kontaktperson, der handler for et selskab, vores legitime interesse i at administrere forholdet (artikel 6, stk. 1, litra f); og vores retlige forpligtelser efter regnskabs- og skatteregler (artikel 6, stk. 1, litra c).

Opbevaring: fakturaer, kreditnotaer og bilag i 10 år fra den 1. januar i året efter udstedelsen af hvert dokument, som belgisk regnskabs- og skatteret kræver, eller længere hvis en lovbestemt opbevaringspligt gælder; andre faktureringsoplysninger, så længe spisestedet bruger Ospitera.

3.6 Drift af tjenesten

Oplysninger: de beskeder, vi udveksler med dig, supporthenvendelser og service-e-mails (loginlinks, fakturaer, meddelelser om ændringer). Hvorfor: for at levere og understøtte tjenesten og informere dig om ændringer, som vilkårene kræver. Retsgrundlag: vores aftale (artikel 6, stk. 1, litra b). Opbevaring: så længe spisestedet bruger Ospitera, og spørgsmål som i 3.3.

3.7 Erhvervshenvendelser

Oplysninger: spisestedets navn, adresse, offentlige telefonnummer og hjemmeside og den arbejdsmail, spisestedet selv offentliggør (for eksempel info@… eller en adresse på dets side eller i et register), herunder et navn kun hvis det indgår i den offentliggjorte adresse.

Kilder: offentlige kilder — spisestedets egen hjemmeside, offentlige virksomhedsregistre og kort og offentlige erhvervsregistre. Vi køber ikke lister over personer.

Hvorfor: for at sende spisestedet en kort e-mail med et tilbud om vores tjeneste og ikke kontakte det igen, hvis det siger nej. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at tilbyde en tjeneste, der vedrører virksomhedens aktiviteter (artikel 6, stk. 1, litra f). Vi sender kun en markedsføringsmail med dokumenteret samtykke eller på grundlag af en kontrolleret undtagelse efter de regler for e-mailmarkedsføring, der gælder for den pågældende besked; at en adresse er offentlig, tillader ikke i sig selv markedsføring. Før hver kampagne registrerer vi kilden, modtagertypen og den hjemmel, vi støtter os på (del 2).

Hver henvendelse oplyser, hvem vi er, hvor vi fandt adressen, og hvordan du med ét trin stopper flere e-mails; du kan til enhver tid gøre indsigelse, og vi stopper. Opbevaring: 12 måneder fra vores sidste e-mail, hvis du ikke svarer. Beder du os stoppe, beholder vi kun e-mailadressen eller dens hashværdi på en spærreliste, så vi aldrig skriver til dig igen.

3.8 Sikkerhed, fejl og retskrav

Tekniske fejlrapporter (Sentry) er indstillet til ikke at indsamle kontaktoplysninger, cookies eller formularindhold og opbevares i 90 dage. Forespørgselsgrænser og logs indeholder nøglebaserede hashværdier af IP-adresser. Retsgrundlag: vores legitime interesse i en sikker og velfungerende tjeneste (artikel 6, stk. 1, litra f).

Om nødvendigt bruger vi oplysningerne ovenfor til at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav og til at besvare lovlige anmodninger fra myndigheder (artikel 6, stk. 1, litra c eller f), så længe sagen kræver det.

4. Hvad vi ikke gør

Vi sælger ikke personoplysninger, deler dem ikke til andre virksomheders reklamer og opretter ikke profiler om dig.

Vi træffer ikke automatiske afgørelser om dig med retsvirkning eller lignende betydelige virkninger (forespørgselsgrænser kan kortvarigt blokere gentagne loginforsøg; kontakt os, hvis det berører dig).

Vores værktøjer til at læse og oversætte menuer sender de tekster og billeder, du uploader, til en AI-udbyder til det formål. En menu eller et foto kan indeholde arbejdsrelaterede kontaktoplysninger eller andre personoplysninger, så upload ikke gæsteoplysninger eller unødvendige personoplysninger. Udbyderen er nævnt på /legal/subprocessors.

5. Hvem vi deler med

Tjenesteudbydere, der behandler oplysningerne for os efter aftaler, der binder dem til vores instrukser og til fortrolighed (Stripe handler også som selvstændig dataansvarlig for sine egne retlige forpligtelser, såsom forebyggelse af svindel og hvidvask, ligesom Meta for WhatsApp): Netlify (hosting, USA), Neon (database, EU-region), Stripe (fakturering, Irland og USA), Resend (afsendelse af e-mails, USA), Anthropic (udkast til svar på e-mails, vi modtager, og læsning og oversættelse af menuer; USA), Sentry (fejlsporing, EU-region), OpenStreetMap Foundation (kortfliser i administrationen, som modtager din IP-adresse; Det Forenede Kongerige) og Meta kun, hvis du kontakter os via WhatsApp. Listen for spisestedernes data findes på /legal/subprocessors.

Professionelle rådgivere (revisorer, advokater), der er bundet af tavshedspligt; myndigheder og domstole, hvis loven kræver det eller for at beskytte vores rettigheder; og en køber eller efterfølger af vores virksomhed, som ville fortsætte efter denne politik, efter at vi har informeret dig.

6. Overførsel uden for dit land

Vi er etableret i Belgien (EU). Nogle udbydere behandler oplysninger i andre lande, især i USA. For oplysninger fra EU/EØS bygger denne overførsel på en tilstrækkelighedsafgørelse (herunder EU-USA-databeskyttelsesrammen for certificerede udbydere) eller på Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med supplerende garantier, hvor det er nødvendigt; for Det Forenede Kongerige og Schweiz på deres tilsvarende ordninger. Du kan bede om en kopi af garantierne. Har lovgivningen i dit land egne regler for overførsel af oplysninger til udlandet, forklarer del 2, hvordan vi overholder dem.

7. Hvor længe vi opbevarer dem

Land ud fra IP-adresse: bestemmes ved hvert besøg og gemmes ikke; dit lands side gemmes i en cookie (1 år). Cookie for side og sprog: 1 år. Serverlogs: højst 30 dage. Ikke-afsendt registreringslink: lukker efter 30 dage, slettes 30 dage senere. Ansøgning uden spisested: 12 måneder. Spørgsmål: 24 måneder fra den sidste besked. Kontooplysninger og bestillingshistorik: så længe spisestedet bruger Ospitera, slettet på dag 30 efter ophør. Accepter af vilkår: højst 5 år efter ophør. Fakturaer og regnskabsmateriale: højst 10 år. Henvendelse uden svar: 12 måneder fra den sidste e-mail. Spærreliste: så længe vi foretager henvendelser (kun adressen eller hashværdien). Fejlrapporter: 90 dage. Når perioden udløber, sletter eller anonymiserer vi oplysningerne.

8. Dine rettigheder

Efter lovgivningen i dit land (se del 2) kan du anmode om indsigt i dine oplysninger og en kopi af dem; berigtigelse; sletning; begrænsning; gøre indsigelse mod brug baseret på legitim interesse (mod erhvervshenvendelser altid, og vi stopper); få de oplysninger, du har givet os, i et overførbart format; og trække dit samtykke tilbage, hvis vi støtter os på det, uden at det påvirker tidligere behandling.

Skriv til support@ospitera.com. Vi kan bede dig bekræfte din identitet. Vi svarer inden for en måned (eller en kortere frist efter din lovgivning), og ved komplekse anmodninger kan vi forlænge fristen, hvis loven tillader det, og forklare hvorfor. Anmodninger er gratis, medmindre de er åbenbart grundløse eller overdrevne.

Du kan klage til databeskyttelsesmyndigheden i dit land. Vores ledende tilsynsmyndighed i EU er den belgiske Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); del 2 nævner andre. Vi vil gerne først have mulighed for at løse din sag.

9. Sikkerhed

Vi beskytter oplysningerne med kryptering under overførsel, kryptering af følsomme oplysninger i hvile, envejs-hashværdier af adgangskoder, pinkoder og IP-adresser, streng adskillelse af spisesteder, forespørgselsgrænser, logning af følsomme handlinger, automatisk sletning og sikkerhedskopier. Hvis et brud på sikkerheden bringer dine rettigheder i fare, underretter vi dig og myndigheden, som loven kræver.

10. Alder

Vores tjeneste er rettet mod virksomheder og ikke mod personer under 16 år eller under myndighedsalderen, hvis din lovgivning fastsætter den højere. Vi indsamler ikke bevidst oplysninger om børn.

11. Cookies og lignende teknologier

Vi bruger kun det, der er nødvendigt for, at vores side og administrationen fungerer, og beder derfor ikke om samtykke; hvis vi nogensinde tilføjer analysecookies eller andre valgfrie cookies, spørger vi dig først.

os_site: husker den landeside og det sprog, du valgte i vælgeren eller forslagsbjælken (1 år). os_home: den landeside, der passer til din placering, så de andre sider kan foreslå den (1 år). os_suggest_off: du har lukket dette forslag (1 år). Sessionscookies for ejer og personale (pr. spisested): holder dig logget ind, indtil du logger ud, eller sessionen udløber. Cookie for kendt enhed: genkender af sikkerhedshensyn en enhed, du allerede har logget ind fra (90 dage). Sessionscookies for platformen og franchisen: login for vores team og franchisekonsollerne. Browserlager (for eksempel guiden i administrationen, køkkenskærmens lyd- og printindstillinger, det valgte sprog): præferencer gemt på din enhed, som aldrig sendes til os, indtil du sletter dem.

Den fulde liste findes også på /legal/cookies.

12. Ændringer

Vi kan opdatere denne politik, når vores tjenester eller loven ændrer sig; versionsdatoen står øverst. Berører ændringen dig væsentligt, giver vi dig besked på forhånd i administrationen eller pr. e-mail.

Del 2. Hvad enkelte lande tilføjer

I hvert afsnit betyder »loven« den databeskyttelseslovgivning, der nævnes dér. Giver den dig flere rettigheder end del 1, har du disse rettigheder.

Færøerne

Den færøske databeskyttelseslov, der giver rettigheder som dem i afsnit 8; Færøerne har en tilstrækkelighedsafgørelse fra EU. Du kan klage til det færøske Datatilsyn (Dátueftirlitið, dat.fo).

Erhvervshenvendelser efter land

Vi skriver kun til en virksomhed med dokumenteret samtykke eller på grundlag af en kontrolleret undtagelse efter de regler, der gælder for den pågældende besked, kontrolleret land for land før hver kampagne. Når vi støtter os på en undtagelse: Belgien (ikke-personlige virksomhedsadresser, ikke en navngiven medarbejders adresse), Frankrig (en adresse knyttet til modtagerens funktion, med oplysning og mulighed for indsigelse), Irland og Det Forenede Kongerige (kun abonnenter, der er juridiske personer, ikke enkeltmandsvirksomheder eller interessentskaber), USA (CAN-SPAM) og Canada (CASL, adresser som virksomheden selv har offentliggjort). Hver e-mail identificerer os, oplyser, hvor vi fandt adressen, og indeholder afmelding med ét trin.

Vi sender ikke uden forudgående samtykke til: Tyskland, Østrig, Polen, Schweiz, Italien, Nederlandene, Spanien, Danmark og Sydafrika, eller til noget andet land, hvor vi ikke har kontrolleret en undtagelse.

Australien (Spam Act 2003) og New Zealand (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): vi støtter os kun på underforstået samtykke, når virksomheden selv har offentliggjort adressen, ikke har sagt, at den ikke ønsker kommercielle meddelelser, og e-mailen vedrører dens forretning.

Singapore (Spam Control Act 2007): emnelinjen starter med <ADV>, og vi effektuerer en afmelding inden for 10 arbejdsdage. Brasilien (LGPD) og Filippinerne (Data Privacy Act 2012): vi støtter os på vores legitime interesse efter en dokumenteret vurdering, kun for adresser, virksomheden selv har offentliggjort. Mexico (LFPDPPP): vores privatlivsmeddelelse er linket i den første e-mail, og vi stopper, så snart du gør indsigelse. Argentina (Ley 25.326): kun adresser fra offentlige kilder; hver e-mail er mærket som reklame og forklarer, hvordan du får dine data trukket tilbage eller blokeret.