Polityka prywatności Ospitera

1. Kim jesteśmy

Ospitera („Ospitera”, „my”) decyduje, jak i w jakim celu wykorzystywane są opisane tu dane osobowe: jesteśmy ich administratorem. Wersja 2026-11-05.

Pytania i żądania dotyczące prywatności: support@ospitera.com.

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych na podstawie RODO, ponieważ nie wymaga go ono w przypadku naszej działalności; powyższy adres trafia do osoby odpowiedzialnej za prywatność w Ospitera. Tam, gdzie prawo danego kraju wymaga wyznaczonej osoby (np. inspektora ochrony danych na Filipinach, privacy officera w Nowej Zelandii lub osoby odpowiedzialnej w Quebecu), ta osoba pełni tę funkcję. Tam, gdzie kraj wymaga przedstawiciela lokalnego, część 2 wyjaśnia, jak to spełniamy.

2. Czego dotyczy ta polityka

Osób odwiedzających ospitera.com i jej strony krajowe; osób, które składają wniosek o otwarcie lokalu lub wysyłają nam pytanie; właścicieli lokali, ich personelu i osób kontaktowych jako użytkowników panelu i ekranu kuchennego oraz naszych klientów; osób, z którymi kontaktujemy się, aby zaoferować usługę (kontakt handlowy); oraz każdego, kto do nas pisze.

Nie dotyczy: gości zamawiających w sklepie lokalu. Za te dane odpowiada lokal i wyjaśnia je w swojej informacji o prywatności, dostępnej w jego sklepie; przetwarzamy je w imieniu lokalu na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

3.1 Odwiedzanie naszej strony

Dane: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, żądane strony i czas; kraj, do którego należy Państwa adres IP; wybrany język.

Cel: wyświetlanie strony i zapewnienie jej bezpieczeństwa; pokazanie strony Państwa kraju, nigdy nie blokując innej: poza UE/EOG ospitera.com otwiera ją przy pierwszej wizycie, a w jej obrębie podpowiada ją pasek (odczytujemy kraj z adresu IP przy każdej wizycie i nie przechowujemy tego jako profilu; odpowiadająca strona jest zapisywana w pliku cookie, aby inne strony mogły ją podpowiedzieć); oraz zapamiętanie wybranej strony i języka (pliki cookie, punkt 11).

Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu bezpiecznej strony i pokazywaniu odwiedzającym strony ich kraju (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Pliki cookie strony są niezbędne do funkcji, z których Państwo korzystają.

Okres przechowywania: logi serwera naszego dostawcy hostingu do 30 dni; zapisy ograniczania liczby żądań zawierają wyłącznie skrót z kluczem adresu IP i wygasają w ciągu 24 godzin; pliki cookie strony 1 rok. Nie używamy reklamowych plików cookie, analityki ani śledzenia przez podmioty trzecie, ani pikseli mediów społecznościowych.

3.2 Wniosek o otwarcie lokalu

Dane: nazwa, adres i kraj lokalu; imię i nazwisko, e-mail i telefon osoby kontaktowej; publiczny telefon i e-mail lokalu; preferowany język, kolor marki, uwagi oraz przesłane zdjęcia lub logo; wybrana nazwa użytkownika. Wybrane hasło i PIN personelu nigdy nie są przechowywane w czytelnej postaci, wyłącznie jako jednokierunkowy skrót.

Cel: rozpatrzenie wniosku, utworzenie strony zamówień i kontakt w tej sprawie. Podstawa: działania przed zawarciem umowy na Państwa żądanie, gdy wnioskują Państwo we własnym imieniu (art. 6 ust. 1 lit. b); przy wniosku w imieniu spółki — nasz prawnie uzasadniony interes w nawiązaniu relacji handlowej (art. 6 ust. 1 lit. f).

Okres przechowywania: link rejestracyjny, którego nigdy nie wysłano, przestaje działać po 30 dniach i jest usuwany 30 dni później; wniosek, z którego nie powstał lokal, jest usuwany 12 miesięcy po jego wysłaniu; jeśli lokal zostanie otwarty, dane stają się danymi konta (3.4).

3.3 Pytanie do nas

Dane: imię i nazwisko, e-mail (lub numer telefonu w WhatsApp), wiadomość i język strony.

Cel: udzielenie odpowiedzi. Pytania są wysyłane e-mailem do zespołu wsparcia i mogą być przechowywane w naszej skrzynce wsparcia, gdzie usługa AI może przygotować projekt odpowiedzi, który ktoś z nas czyta, edytuje i decyduje o jego wysłaniu; nic nie jest wysyłane automatycznie. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w odpowiadaniu na pytania o usługę lub działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. f lub b).

Okres przechowywania: 24 miesięcy od ostatniej wiadomości, chyba że rozmowa stanie się częścią relacji z klientem. WhatsApp prowadzi Meta na własnych warunkach i według własnej polityki prywatności; jeśli wolą Państwo z niego nie korzystać, prosimy o e-mail.

3.4 Konta lokali: właściciele i personel

Dane: nazwy użytkowników; skróty haseł i PIN-ów; sesje logowania i pliki cookie znanych urządzeń; krótkotrwałe liczniki logowań powiązane ze skrótem adresu IP; historia zmian statusu zamówień; oraz akceptacja naszych warunków (wersja, nazwa użytkownika, czas, skrót z kluczem adresu IP).

Cel: zapewnienie dostępu Państwu i personelowi, ochrona kont (limity żądań, weryfikacja nowych urządzeń), pokazanie, co stało się z każdym zamówieniem, i udowodnienie, które warunki zaakceptowano. Podstawa: wykonanie umowy, gdy zawierają ją Państwo z nami bezpośrednio (art. 6 ust. 1 lit. b); gdy działają Państwo w imieniu spółki lub pracują dla lokalu — nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu i zabezpieczeniu relacji handlowej (art. 6 ust. 1 lit. f); oraz nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie i udowodnieniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. f).

Okres przechowywania: tak długo, jak lokal korzysta z Ospitera. Po zakończeniu dane konta i historia zamówień są usuwane w dniu 30, zgodnie z warunkami (7.4); akceptacje warunków mogą być przechowywane do 5 lat jako dowód na wypadek sporu.

3.5 Rozliczenia

Dane: nazwa, adres, kraj i numer VAT lub NIP przedsiębiorstwa; e-mail do faktur i osoba kontaktowa; plan, cena, faktury i status płatności. Dane kart i rachunków przechowuje Stripe; widzimy tylko rodzaj, ostatnie cyfry i datę ważności.

Cel: fakturowanie i pobieranie opłaty, stosowanie właściwego podatku i prowadzenie księgowości. Podstawa: nasza umowa (art. 6 ust. 1 lit. b) lub, w przypadku osoby kontaktowej działającej w imieniu spółki, nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze relacji (art. 6 ust. 1 lit. f); oraz nasze obowiązki prawne wynikające z przepisów rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c).

Okres przechowywania: faktury, faktury korygujące i dokumenty je potwierdzające przez 10 lat od 1 stycznia roku następującego po roku wystawienia każdego dokumentu, zgodnie z belgijskim prawem rachunkowym i VAT, lub dłużej, gdy obowiązuje prawny nakaz zachowania; pozostałe dane rozliczeniowe tak długo, jak lokal korzysta z Ospitera.

3.6 Działanie usługi

Dane: wiadomości, które wymieniamy z Państwem, zgłoszenia do wsparcia i e-maile usługowe (linki logowania, faktury, zawiadomienia o zmianach). Cel: świadczenie i wspieranie usługi oraz informowanie o zmianach, jak wymagają tego warunki. Podstawa: nasza umowa (art. 6 ust. 1 lit. b). Okres przechowywania: tak długo, jak lokal korzysta z Ospitera, a pytania jak w 3.3.

3.7 Kontakt handlowy

Dane: nazwa, adres, publiczny numer telefonu i strona internetowa lokalu oraz służbowy adres e-mail publikowany przez lokal (np. info@… lub adres na jego stronie lub wizytówce), w tym imię i nazwisko tylko wtedy, gdy stanowi część tego opublikowanego adresu.

Źródła: źródła publiczne — strona internetowa lokalu, publiczne katalogi firm i mapy oraz publiczne rejestry przedsiębiorców. Nie kupujemy list osób.

Cel: wysłanie lokalowi krótkiego e-maila z ofertą usługi oraz niekontaktowanie się ponownie, jeśli odmówi. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w oferowaniu usługi związanej z działalnością przedsiębiorstwa (art. 6 ust. 1 lit. f). Wysyłamy e-mail promocyjny wyłącznie na podstawie udokumentowanej zgody lub zweryfikowanego wyjątku wynikającego z przepisów o marketingu e-mailowym właściwych dla danej wiadomości; to, że adres jest publiczny, samo w sobie nie pozwala na marketing. Przed każdą kampanią zapisujemy źródło, rodzaj odbiorcy i podstawę, na którą się powołujemy (część 2).

Każdy e-mail mówi, kim jesteśmy, skąd mamy adres i jak jednym krokiem zrezygnować z dalszych wiadomości; mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw, a my przestaniemy. Okres przechowywania: 12 miesięcy od naszego ostatniego e-maila, jeśli nie odpowiedzą Państwo. Jeżeli poproszą Państwo o zaprzestanie, zachowujemy wyłącznie adres e-mail lub jego skrót na liście wykluczeń, aby nigdy więcej do Państwa nie pisać.

3.8 Bezpieczeństwo, błędy i roszczenia

Techniczne raporty o błędach (Sentry) są skonfigurowane tak, aby nie zbierać danych kontaktowych, plików cookie ani treści formularzy, i są przechowywane 90 dni. Limity żądań i logi zawierają skróty z kluczem adresów IP. Podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes w bezpiecznej, działającej usłudze (art. 6 ust. 1 lit. f).

W razie potrzeby wykorzystujemy powyższe dane do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz odpowiadania na zgodne z prawem żądania organów (art. 6 ust. 1 lit. c lub f), tak długo, jak wymaga tego sprawa.

4. Czego nie robimy

Nie sprzedajemy danych osobowych, nie udostępniamy ich do celów reklamowych innych firm i nie tworzymy Państwa profili.

Nie podejmujemy wobec Państwa zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne (limity żądań mogą krótko blokować powtarzające się próby logowania; prosimy o kontakt, jeśli Państwa to dotyczy).

Nasze narzędzia do odczytu i tłumaczenia menu wysyłają w tym celu przesłane przez Państwa teksty i obrazy do dostawcy AI. Menu lub zdjęcie może zawierać służbowe dane kontaktowe lub inne dane osobowe, dlatego prosimy nie przesyłać danych gości ani zbędnych danych osobowych. Dostawca jest wymieniony na /legal/subprocessors.

5. Komu udostępniamy dane

Dostawcom usług, którzy przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów zobowiązujących ich do działania według naszych poleceń i zachowania poufności (Stripe działa również jako odrębny administrator w zakresie własnych obowiązków prawnych, np. zapobiegania oszustwom i praniu pieniędzy, podobnie jak Meta w przypadku WhatsApp): Netlify (hosting, USA), Neon (baza danych, region UE), Stripe (rozliczenia, Irlandia i USA), Resend (wysyłka e-maili, USA), Anthropic (projekty odpowiedzi na e-maile do nas oraz odczyt i tłumaczenie menu; USA), Sentry (monitoring błędów, region UE), OpenStreetMap Foundation (kafelki map w panelu, która otrzymuje Państwa adres IP; Wielka Brytania) oraz Meta wyłącznie, jeśli kontaktują się Państwo przez WhatsApp. Lista dla danych lokali znajduje się na /legal/subprocessors.

Doradcom zawodowym (księgowym, prawnikom) zobowiązanym do poufności; organom i sądom, gdy wymaga tego prawo lub w celu ochrony naszych praw; oraz nabywcy lub następcy naszej działalności, który kontynuowałby ją zgodnie z tą polityką, po uprzednim poinformowaniu Państwa.

6. Przekazywanie poza Państwa kraj

Mamy siedzibę w Belgii (UE). Niektórzy dostawcy przetwarzają dane w innych krajach, zwłaszcza w Stanach Zjednoczonych. W przypadku danych z UE/EOG przekazywanie opiera się na decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym na Ramach ochrony danych UE–USA dla certyfikowanych dostawców) lub na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej z dodatkowymi zabezpieczeniami w razie potrzeby; w przypadku Wielkiej Brytanii i Szwajcarii — na ich odpowiednikach. Mogą Państwo poprosić o kopię zabezpieczeń. Jeżeli prawo Państwa kraju ma własne zasady przekazywania danych za granicę, część 2 wyjaśnia, jak je spełniamy.

7. Jak długo przechowujemy dane

Kraj na podstawie adresu IP: sprawdzany przy każdej wizycie i nieprzechowywany; strona Państwa kraju jest zapisywana w pliku cookie (1 rok). Plik cookie strony i języka: 1 rok. Logi serwera: do 30 dni. Niewysłany link rejestracyjny: zamyka się po 30 dniach, usuwany 30 dni później. Wniosek bez lokalu: 12 miesięcy. Pytania: 24 miesięcy od ostatniej wiadomości. Dane konta i historia zamówień: tak długo, jak lokal korzysta z Ospitera, usuwane w dniu 30 po zakończeniu. Akceptacje warunków: do 5 lat po zakończeniu. Faktury i dokumenty księgowe: do 10 lat. Kontakt handlowy bez odpowiedzi: 12 miesięcy od ostatniego e-maila. Lista wykluczeń: tak długo, jak prowadzimy kontakt handlowy (tylko adres lub skrót). Raporty o błędach: 90 dni. Po upływie okresu usuwamy lub anonimizujemy dane.

8. Państwa prawa

W zależności od prawa Państwa kraju (zob. część 2) mogą Państwo żądać dostępu do swoich danych i ich kopii; sprostowania; usunięcia; ograniczenia; wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (wobec kontaktu handlowego zawsze, a my przestaniemy); otrzymać przekazane nam dane w przenośnym formacie; oraz wycofać zgodę tam, gdzie się na nią powołujemy, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

Prosimy pisać na adres support@ospitera.com. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (lub krótszego terminu przewidzianego w Państwa prawie), a przy złożonych żądaniach możemy ten termin przedłużyć tam, gdzie prawo na to pozwala, wyjaśniając powód. Żądania są bezpłatne, chyba że są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne.

Mogą Państwo wnieść skargę do organu ochrony danych swojego kraju. Naszym wiodącym organem w UE jest belgijski Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); część 2 wymienia inne. Chcielibyśmy najpierw mieć szansę wyjaśnić Państwa wątpliwości.

9. Bezpieczeństwo

Chronimy dane szyfrowaniem w transmisji, szyfrowaniem danych wrażliwych w spoczynku, jednokierunkowymi skrótami haseł, PIN-ów i adresów IP, ścisłym oddzieleniem lokali, limitami żądań, rejestrowaniem czynności wrażliwych, automatycznym usuwaniem i kopiami zapasowymi. Jeśli naruszenie zagraża Państwa prawom, informujemy Państwa i organ zgodnie z wymogami prawa.

10. Wiek

Nasza usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorstw i nie dla osób poniżej 16 lat, lub poniżej wieku pełnoletności, jeśli Państwa prawo ustala go wyżej. Nie zbieramy świadomie danych dzieci.

11. Pliki cookie i podobne technologie

Używamy wyłącznie tego, co jest niezbędne do działania naszej strony i panelu, dlatego nie prosimy o zgodę; jeśli kiedyś dodamy pliki cookie analityczne lub inne opcjonalne, najpierw o nią poprosimy.

os_site: zapamiętuje wybraną w przełączniku lub pasku podpowiedzi stronę kraju i język (1 rok). os_home: strona kraju odpowiadająca Państwa lokalizacji, aby inne strony mogły ją podpowiedzieć (1 rok). os_suggest_off: zamknęli Państwo tę podpowiedź (1 rok). Sesyjne pliki cookie właściciela i personelu (dla każdego lokalu): utrzymują zalogowanie do wylogowania lub wygaśnięcia sesji. Plik cookie znanego urządzenia: rozpoznaje urządzenie, na którym już się Państwo logowali, ze względów bezpieczeństwa (90 dni). Sesyjne pliki cookie platformy i franczyzy: logowanie naszego zespołu i konsol franczyzowych. Pamięć przeglądarki (np. przewodnik w panelu, ustawienia dźwięku i druku ekranu kuchennego, wybrany język): ustawienia przechowywane na Państwa urządzeniu i nigdy niewysyłane do nas, dopóki ich Państwo nie usuną.

Pełna lista jest również na /legal/cookies.

12. Zmiany

Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmieniają się nasze usługi lub prawo; data wersji jest na górze. Jeśli zmiana istotnie Państwa dotyczy, informujemy wcześniej w panelu lub e-mailem.

Część 2. Co dodają poszczególne kraje

W każdej sekcji „prawo” oznacza wskazane w niej prawo ochrony danych. Jeżeli daje ono więcej praw niż część 1, przysługują Państwu te prawa.

Unia Europejska i EOG

RODO stosuje się zgodnie z opisem w części 1. Mogą Państwo wnieść skargę do organu właściwego dla miejsca zamieszkania, pracy lub miejsca, w którym powstał problem; Europejska Rada Ochrony Danych wymienia je wszystkie (edpb.europa.eu). W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Kontakt handlowy według krajów

Piszemy do przedsiębiorstwa wyłącznie na podstawie udokumentowanej zgody lub zweryfikowanego wyjątku wynikającego z przepisów właściwych dla wiadomości, sprawdzanych kraj po kraju przed każdą kampanią. Gdy powołujemy się na wyjątek: Belgia (bezosobowe adresy firm, nie adres imiennie wskazanego pracownika), Francja (adres związany z funkcją odbiorcy, z informacją i możliwością sprzeciwu), Irlandia i Wielka Brytania (wyłącznie abonenci będący osobami prawnymi, nie jednoosobowe działalności ani spółki osobowe), USA (CAN-SPAM) i Kanada (CASL, adresy opublikowane przez samo przedsiębiorstwo). Każdy e-mail wskazuje nas, mówi, skąd mamy adres, i ma możliwość rezygnacji jednym krokiem.

Bez uprzedniej zgody nie wysyłamy do: Niemiec, Austrii, Polski, Szwajcarii, Włoch, Holandii, Hiszpanii, Danii i Republiki Południowej Afryki ani do żadnego innego kraju, dla którego nie zweryfikowaliśmy wyjątku.

Australia (Spam Act 2003) i Nowa Zelandia (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): opieramy się na dorozumianej zgodzie tylko wtedy, gdy firma sama opublikowała adres, nie zastrzegła, że nie chce wiadomości handlowych, a e-mail dotyczy jej działalności.

Singapur (Spam Control Act 2007): temat zaczyna się od <ADV>, a wypisanie realizujemy w ciągu 10 dni roboczych. Brazylia (LGPD) i Filipiny (Data Privacy Act 2012): po udokumentowanej ocenie opieramy się na naszym prawnie uzasadnionym interesie, tylko dla adresów opublikowanych przez samą firmę. Meksyk (LFPDPPP): link do naszej informacji o prywatności jest w pierwszym e-mailu i przestajemy, gdy tylko wniosą Państwo sprzeciw. Argentyna (Ley 25.326): tylko adresy ze źródeł publicznych; każdy e-mail jest oznaczony jako reklama i wyjaśnia, jak zażądać wycofania lub zablokowania Państwa danych.