Політика конфіденційності Ospitera

1. Хто ми

Ospitera («Ospitera», «ми») визначає, як і навіщо використовуються описані тут персональні дані: ми є їхнім контролером. Версія 2026-11-05.

Запитання та запити щодо конфіденційності: support@ospitera.com.

Ми не призначили інспектора з питань захисту даних відповідно до Загального регламенту про захист даних (GDPR), оскільки для нашої діяльності він цього не вимагає; за наведеною вище адресою можна зв’язатися з особою, відповідальною за конфіденційність в Ospitera. Якщо закон країни вимагає призначити визначену особу (наприклад, інспектора з питань захисту даних на Філіппінах, посадову особу з питань конфіденційності в Новій Зеландії або особу, відповідальну за захист персональної інформації в Квебеку), цю роль виконує зазначена особа. Якщо країна вимагає місцевого представника, у Частині 2 зазначено, як ми виконуємо цю вимогу.

2. Що охоплює ця політика

Осіб, які відвідують ospitera.com та його сайти для окремих країн; осіб, які подають заявку на відкриття закладу або надсилають нам запитання; власників закладів, їхній персонал і контактних осіб як користувачів панелі адміністрування та кухонного табло і як наших клієнтів; осіб, з якими ми зв’язуємося, щоб запропонувати наш сервіс (ділові звернення); а також усіх, хто нам пише.

Не охоплює: гостей, які роблять замовлення на онлайн-вітрині закладу. За ці дані відповідає заклад, який пояснює їх обробку у власному повідомленні про конфіденційність, посилання на яке розміщено на його онлайн-вітрині; ми обробляємо ці дані для закладу відповідно до нашого договору про обробку даних.

3.1 Відвідування нашого сайту

Дані: IP-адреса, тип браузера та пристрою, запитані сторінки й час; країна, до якої належить ваша IP-адреса; вибрана вами мова.

Навіщо: щоб показувати сайт і підтримувати його безпеку; щоб показувати вам сайт вашої країни, ніколи не блокуючи інших: за межами ЄС/ЄЕЗ ospitera.com відкриває його під час вашого першого відвідування, а в межах ЄС/ЄЕЗ його пропонує панель (ми визначаємо вашу країну за IP-адресою під час кожного відвідування і не зберігаємо результат цього визначення як профіль; сайт, що їй відповідає, зберігається у файлі cookie, щоб інші сайти могли його запропонувати); а також щоб запам’ятовувати вибрані вами сайт і мову (файли cookie, розділ 11).

Підстава: наш законний інтерес у підтримці безпечного сайту та в показі відвідувачам сайту їхньої країни (стаття 6(1)(f) GDPR). Файли cookie сайту необхідні для функцій, якими ви користуєтеся.

Строк зберігання: журнали сервера нашого хостинг-провайдера — до 30 днів; записи обмеження частоти запитів містять лише хеш IP-адреси з ключем і видаляються протягом 24 годин; файли cookie сайту — 1 рік. Ми не використовуємо рекламних файлів cookie, сторонньої аналітики чи відстеження, а також пікселів соціальних мереж.

3.2 Заявка на відкриття закладу

Дані: назва, адреса та країна закладу; ім’я, електронна пошта й телефон контактної особи; публічні телефон та електронна пошта закладу; бажана мова, фірмовий колір, примітки, а також фотографії чи логотип, які ви завантажуєте; вибране вами ім’я користувача. Вибрані вами пароль і PIN-код персоналу ніколи не зберігаються в читабельному вигляді, лише як односторонній хеш.

Навіщо: щоб розглянути вашу заявку, налаштувати ваш сайт замовлень і зв’язуватися з вами щодо нього. Підстава: дії, про які ви попросили до укладення договору, якщо ви подаєте заявку від власного імені (стаття 6(1)(b)); якщо ви подаєте заявку від імені компанії — наш законний інтерес у встановленні ділових відносин (стаття 6(1)(f)).

Строк зберігання: посилання для реєстрації, за яким так і не було надіслано форму, перестає діяти через 30 днів і видаляється через 30 днів після цього; заявка, яка не привела до створення закладу, видаляється через 12 місяців після її подання; якщо ваш заклад відкривається, ці дані стають даними облікового запису (3.4).

3.3 Запитання до нас

Дані: ваше ім’я, електронна пошта (або номер телефону в WhatsApp), ваше повідомлення та мова сторінки.

Навіщо: щоб відповісти вам. Запитання надсилаються електронною поштою нашій команді підтримки й можуть зберігатися в нашій поштовій скриньці підтримки, де сервіс штучного інтелекту може підготувати чернетку відповіді, яку хтось із нас читає, редагує і вирішує, чи надсилати її; нічого не надсилається автоматично. Підстава: наш законний інтерес у відповідях на запитання про наш сервіс або дії до укладення договору (стаття 6(1)(f) або (b)).

Строк зберігання: 24 місяці після останнього повідомлення, якщо листування не стає частиною відносин із клієнтом. WhatsApp керує Meta відповідно до власних умов і політики конфіденційності; якщо ви не бажаєте ним користуватися, пишіть нам електронною поштою.

3.4 Облікові записи закладів: власники та персонал

Дані: імена користувачів; хеші паролів і PIN-кодів; сесії входу та файли cookie відомих пристроїв; короткочасні лічильники спроб входу, прив’язані до хешу IP-адреси; історія змін статусу замовлень; а також прийняття вами наших умов (версія, ім’я користувача, час, хеш IP-адреси з ключем).

Навіщо: щоб надати доступ вам і вашому персоналу, захищати облікові записи (обмеження частоти запитів, перевірка нових пристроїв), показувати, що відбувалося з кожним замовленням, і підтверджувати, які умови було прийнято. Підстава: виконання нашого договору, якщо ви укладаєте його з нами самі (стаття 6(1)(b)); якщо ви дієте від імені компанії або працюєте для закладу — наш законний інтерес у веденні та захисті ділових відносин (стаття 6(1)(f)); а також наш законний інтерес у безпеці та в підтвердженні договору (стаття 6(1)(f)).

Строк зберігання: доки заклад користується Ospitera. Після припинення дані облікового запису та історія замовлень видаляються на 30-й день, як зазначено в умовах (7.4); записи про прийняття умов можуть зберігатися до 5 років як доказ на випадок спору.

3.5 Виставлення рахунків

Дані: назва, адреса, країна підприємства та номер платника ПДВ або податковий номер; електронна пошта для рахунків і контактна особа; план, ціна, рахунки та статус оплати. Дані карток і банківських рахунків зберігає Stripe; ми бачимо лише тип, останні цифри та строк дії.

Навіщо: щоб виставляти рахунки та стягувати нашу плату, застосовувати правильний податок і вести бухгалтерський облік. Підстава: наш договір (стаття 6(1)(b)) або, щодо контактної особи, яка діє від імені компанії, наш законний інтерес в адмініструванні відносин (стаття 6(1)(f)); а також наші юридичні обов’язки за законодавством про бухгалтерський облік і податки (стаття 6(1)(c)).

Строк зберігання: рахунки, кредит-ноти та підтвердні документи — 10 років з 1 січня року, що настає за роком видачі кожного документа, як вимагає бельгійське законодавство про бухгалтерський облік і ПДВ, або довше, якщо діє вимога про збереження з правових підстав; інші дані для виставлення рахунків — доки заклад користується Ospitera.

3.6 Надання сервісу

Дані: повідомлення, якими ми з вами обмінюємося, запити до підтримки та службові листи (посилання для входу, рахунки, повідомлення про зміни). Навіщо: щоб надавати й підтримувати сервіс і повідомляти вас про зміни, як того вимагають умови. Підстава: наш договір (стаття 6(1)(b)). Строк зберігання: доки заклад користується Ospitera, а запитання — як зазначено в 3.3.

3.7 Ділові звернення

Дані: назва, адреса, публічний номер телефону та вебсайт закладу, а також ділова адреса електронної пошти, яку публікує заклад (наприклад, info@… або адреса на його вебсайті чи в довіднику), зокрема ім’я лише тоді, коли воно є частиною цієї опублікованої адреси.

Джерела: публічні джерела — власний вебсайт закладу, публічні бізнес-довідники та карти, а також публічні реєстри підприємств. Ми не купуємо списків людей.

Навіщо: щоб надіслати закладу короткий лист із пропозицією нашого сервісу і щоб не звертатися до нього знову, якщо він відмовиться. Підстава: наш законний інтерес у пропонуванні сервісу, що стосується діяльності підприємства (стаття 6(1)(f)). Ми надсилаємо рекламний лист лише за наявності задокументованої згоди або перевіреного винятку згідно з правилами електронного маркетингу, що застосовуються до цього повідомлення; те, що адреса є публічною, саме по собі не дозволяє маркетингу. Перед кожною кампанією ми фіксуємо джерело, тип одержувача та дозвіл, на який ми спираємося (Частина 2).

Кожен лист із діловим зверненням повідомляє, хто ми, де ми знайшли адресу і як однією дією припинити подальші листи; ви можете будь-коли заперечити, і ми припиняємо. Строк зберігання: 12 місяців після нашого останнього листа, якщо ви не відповідаєте. Якщо ви просите нас припинити, ми зберігаємо лише адресу електронної пошти або її хеш у списку заборони контактів, щоб більше ніколи вам не писати.

3.8 Безпека, помилки та правові вимоги

Технічні звіти про помилки (Sentry) налаштовано так, щоб вони не збирали контактних даних, файлів cookie чи вмісту форм, і вони зберігаються 90 днів. Обмеження частоти запитів і журнали містять хеші IP-адрес із ключем. Підстава: наш законний інтерес у безпечному та справному сервісі (стаття 6(1)(f)).

За потреби ми використовуємо наведені вище дані для встановлення, здійснення або захисту правових вимог і для відповіді на законні запити органів влади (стаття 6(1)(c) або (f)) протягом часу, якого вимагає відповідна справа.

4. Чого ми не робимо

Ми не продаємо персональні дані, не передаємо їх для реклами інших компаній і не створюємо ваших профілів.

Ми не ухвалюємо щодо вас рішень автоматизованими засобами, які мають юридичні чи подібні суттєві наслідки (обмеження частоти запитів можуть ненадовго блокувати повторні спроби входу; зв’яжіться з нами, якщо це вас стосується).

Наші інструменти для зчитування та перекладу меню надсилають подані вами тексти й зображення постачальникові послуг штучного інтелекту для цієї мети. Меню або фотографія можуть самі містити ділові контактні дані чи інші персональні дані, тому не подавайте даних гостей або персональних даних, які не потрібні. Цього постачальника зазначено на /legal/subprocessors.

5. З ким ми ділимося даними

З постачальниками послуг, які обробляють дані для нас на підставі договорів, що зобов’язують їх дотримуватися наших інструкцій і конфіденційності (Stripe також діє як окремий контролер щодо власних юридичних обов’язків, як-от запобігання шахрайству та перевірки з протидії відмиванню коштів, і так само Meta щодо WhatsApp): Netlify (хостинг, США), Neon (база даних, регіон ЄС), Stripe (виставлення рахунків, Ірландія та США), Resend (надсилання електронних листів, США), Anthropic (підготовка чернеток відповідей на надіслані нам листи, а також зчитування й переклад меню; США), Sentry (моніторинг помилок, регіон ЄС), OpenStreetMap Foundation (фрагменти карти в панелі адміністрування; фонд отримує вашу IP-адресу; Велика Британія), а також Meta — лише якщо ви звертаєтеся до нас через WhatsApp. Перелік для даних закладів наведено на /legal/subprocessors.

З професійними радниками (бухгалтерами, юристами), які зобов’язані дотримуватися конфіденційності; з органами влади та судами, якщо цього вимагає закон або для захисту наших прав; а також із покупцем чи правонаступником нашого бізнесу, який продовжуватиме діяти відповідно до цієї політики, після того як ми вас про це повідомимо.

6. Передавання за межі вашої країни

Ми перебуваємо в Бельгії (ЄС). Деякі постачальники послуг обробляють дані в інших країнах, зокрема в Сполучених Штатах. Для даних з ЄС/ЄЕЗ таке передавання ґрунтується на рішенні про адекватність (зокрема на Рамковій програмі конфіденційності даних ЄС–США для сертифікованих постачальників) або на стандартних договірних положеннях Європейської комісії з додатковими гарантіями, де це потрібно; для Великої Британії та Швейцарії — на їхніх відповідниках. Ви можете попросити в нас копію гарантій. Якщо закон вашої країни має власні правила передавання даних за кордон, у Частині 2 зазначено, як ми їх дотримуємося.

7. Як довго ми зберігаємо дані

Ваша країна за IP-адресою: визначається під час кожного відвідування й не зберігається; сайт вашої країни зберігається у файлі cookie (1 рік). Файл cookie сайту та мови: 1 рік. Журнали сервера: до 30 днів. Посилання для реєстрації без надісланої форми: перестає діяти через 30 днів, видаляється через 30 днів після цього. Заявка без закладу: 12 місяців. Запитання: 24 місяці після останнього повідомлення. Дані облікового запису та історія замовлень: доки заклад користується Ospitera, видаляються на 30-й день після припинення. Записи про прийняття умов: до 5 років після припинення. Рахунки та бухгалтерські документи: до 10 років. Ділові звернення без відповіді: 12 місяців після останнього листа. Список заборони контактів: доки ми здійснюємо ділові звернення (лише адреса або хеш). Звіти про помилки: 90 днів. Коли строк спливає, ми видаляємо або анонімізуємо дані.

8. Ваші права

Залежно від закону вашої країни (див. Частину 2) ви можете вимагати доступу до своїх даних і їх копії; виправлення; видалення; обмеження обробки; заперечити проти використання нами даних на підставі законного інтересу (проти ділових звернень ви можете заперечити завжди, і ми їх припиняємо); отримати надані вами нам дані в переносному форматі; а також відкликати згоду, якщо ми на неї спираємося, без впливу на те, що було зроблено раніше.

Пишіть на support@ospitera.com. Ми можемо попросити вас підтвердити свою особу. Ми відповідаємо протягом одного місяця (або коротшого строку, встановленого вашим законом) і можемо продовжити цей строк для складних запитів, якщо це дозволяє закон, пояснивши вам причину. Запити є безкоштовними, якщо вони не є явно необґрунтованими або надмірними.

Ви можете подати скаргу до органу із захисту даних своєї країни. Нашим провідним органом в ЄС є бельгійський Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); у Частині 2 названо інші. Ми хотіли б мати змогу спершу самі вирішити ваше питання.

9. Безпека

Ми захищаємо дані за допомогою шифрування під час передавання, шифрування чутливих даних під час зберігання, односторонніх хешів для паролів, PIN-кодів та IP-адрес, суворого відокремлення закладів, обмеження частоти запитів, журналювання чутливих дій, автоматичного видалення та резервного копіювання. Якщо порушення безпеки створює ризик для ваших прав, ми повідомляємо вас і відповідний орган, як того вимагає закон.

10. Вік

Наш сервіс призначений для підприємств і не розрахований на осіб, молодших за 16 років, або за вік повноліття, якщо ваш закон встановлює його вищим. Ми свідомо не збираємо даних дітей.

11. Файли cookie та подібні технології

Ми використовуємо лише те, що необхідно для роботи нашого сайту та панелі адміністрування, тому не просимо згоди; якщо ми колись додамо аналітичні або інші необов’язкові файли cookie, ми спершу запитаємо вас.

os_site: запам’ятовує сайт країни та мову, які ви вибрали в перемикачі або на панелі пропозиції (1 рік). os_home: сайт країни, що відповідає вашому місцезнаходженню, щоб інші сайти могли його запропонувати (1 рік). os_suggest_off: ви закрили цю пропозицію (1 рік). Сесійні файли cookie власника та персоналу (для кожного закладу): зберігають ваш вхід у систему, доки ви не вийдете або не завершиться сесія. Файл cookie відомого пристрою: з міркувань безпеки розпізнає пристрій, на якому ви вже входили (90 днів). Сесійні файли cookie платформи та франшизи: вхід для нашої команди та для франчайзингових консолей. Сховище браузера (наприклад, посібник із налаштування в панелі адміністрування, налаштування звуку й друку кухонного табло, вибрана мова): налаштування, які зберігаються на вашому пристрої, доки ви їх не видалите, і ніколи не надсилаються нам.

Повний перелік також наведено на /legal/cookies.

12. Зміни

Ми можемо оновлювати цю політику, коли змінюються наші послуги або закон; дату версії зазначено вгорі. Якщо зміна суттєво вас стосується, ми заздалегідь повідомляємо вас у панелі адміністрування або електронною поштою.

Частина 2. Що додають окремі країни

У кожному розділі «закон» означає названий у ньому закон про захист даних. Якщо він надає вам більше прав, ніж Частина 1, ви маєте ці права.

Балкани, Молдова, Україна та Кавказ

Ми застосовуємо цю політику та закон про захист даних вашої країни (здебільшого побудований за зразком GDPR; у Молдові — Закон 195/2024 з 23 серпня 2026 року). Якщо цей закон вимагає, щоб ми мали місцевого представника, ми призначаємо його, перш ніж обслуговувати там заклади. Ви можете здійснювати передбачені ним права, написавши нам, і подати скаргу до національного органу вашої країни.

Ділові звернення за країнами

Ми пишемо підприємству лише за наявності задокументованої згоди або перевіреного винятку згідно з правилами, що застосовуються до повідомлення; це перевіряється окремо для кожної країни перед кожною кампанією. Коли ми спираємося на виняток: Бельгія (знеособлені адреси компаній, а не адреса названого працівника), Франція (адреса, що стосується посади одержувача, з наданням інформації та можливістю заперечити), Ірландія та Велика Британія (лише корпоративні абоненти, а не фізичні особи-підприємці чи товариства), США (CAN-SPAM) і Канада (CASL, адреси, які підприємство опублікувало саме). Кожен лист називає нас, зазначає, де ми знайшли адресу, і містить можливість відписатися однією дією.

Без попередньої згоди не надсилаємо: до Німеччини, Австрії, Польщі, Швейцарії, Італії, Нідерландів, Іспанії, Данії та Південної Африки, а також до будь-якої іншої країни, щодо якої ми не перевірили наявність винятку.

Австралія (Spam Act 2003) і Нова Зеландія (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): ми спираємося на передбачувану згоду лише тоді, коли підприємство саме оприлюднило адресу, не заявило, що не бажає комерційних повідомлень, а лист стосується його діяльності.

Сінгапур (Spam Control Act 2007): тема починається з <ADV>, а відписку виконуємо протягом 10 робочих днів. Бразилія (LGPD) і Філіппіни (Data Privacy Act 2012): після задокументованої оцінки ми спираємося на наш законний інтерес, лише для адрес, які підприємство оприлюднило саме. Мексика (LFPDPPP): посилання на наше повідомлення про конфіденційність є в першому листі, і ми припиняємо, щойно ви заперечите. Аргентина (Ley 25.326): лише адреси з публічних джерел; кожен лист позначено як рекламу, і він пояснює, як вимагати вилучення або блокування ваших даних.