Zásady ochrany osobních údajů Ospitera

1. Kdo jsme

Ospitera („Ospitera“, „my“) rozhoduje o tom, jak a proč se zde popsané osobní údaje používají: jsme jejich správcem. Verze 2026-11-05.

Dotazy a žádosti týkající se soukromí: support@ospitera.com.

Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů podle GDPR, protože jej pro naši činnost nevyžaduje; výše uvedená adresa vede k osobě odpovědné za soukromí v Ospitera. Vyžaduje-li právo určité země jmenovanou osobu (například pověřence na Filipínách, privacy officera na Novém Zélandu nebo odpovědnou osobu v Québecu), plní tuto roli tato osoba. Vyžaduje-li země místního zástupce, část 2 uvádí, jak to plníme.

2. Na co se tyto zásady vztahují

Na návštěvníky ospitera.com a jejích stránek zemí; na ty, kdo žádají o otevření provozovny nebo nám pošlou dotaz; na majitele provozoven, jejich personál a kontaktní osoby jako uživatele administrace a kuchyňské obrazovky a jako naše zákazníky; na osoby, které oslovujeme s nabídkou služby (obchodní oslovení); a na každého, kdo nám píše.

Nevztahují se na: hosty, kteří objednávají v obchodě provozovny. Za tyto údaje odpovídá provozovna a vysvětluje je ve vlastních informacích o ochraně osobních údajů, odkázaných z jejího obchodu; zpracováváme je pro provozovnu podle naší smlouvy o zpracování osobních údajů.

3.1 Návštěva našeho webu

Údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, požadované stránky a čas; země, ke které patří vaše IP adresa; zvolený jazyk.

Proč: abychom web zobrazili a udrželi bezpečný; abychom vám ukázali stránku vaší země, aniž bychom kdy jinou blokovali: mimo EU/EHP ji ospitera.com otevře při první návštěvě, v EU/EHP ji nabídne lišta (zemi zjišťujeme z IP adresy při každé návštěvě a tento údaj neukládáme jako profil; odpovídající stránka se uloží do cookie, aby ji ostatní stránky mohly nabídnout); a abychom si zapamatovali zvolenou stránku a jazyk (cookies, oddíl 11).

Právní základ: náš oprávněný zájem na bezpečném webu a na tom, ukázat návštěvníkům stránku jejich země (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Cookies webu jsou nutné pro funkce, které používáte.

Doba uložení: serverové protokoly našeho poskytovatele hostingu až 30 dní; záznamy omezování požadavků obsahují jen klíčovaný hash IP adresy a vyprší do 24 hodin; cookies webu 1 rok. Nepoužíváme reklamní cookies, analytiku ani sledování třetími stranami, ani pixely sociálních sítí.

3.2 Žádost o otevření provozovny

Údaje: název, adresa a země provozovny; jméno, e-mail a telefon kontaktní osoby; veřejný telefon a e-mail provozovny; preferovaný jazyk, barva značky, poznámky a nahrané fotografie nebo logo; zvolené uživatelské jméno. Zvolené heslo a PIN personálu se nikdy neukládají v čitelné podobě, jen jako jednosměrný hash.

Proč: abychom posoudili vaši žádost, nastavili vaši objednávkovou stránku a kontaktovali vás ohledně ní. Právní základ: kroky před uzavřením smlouvy na vaši žádost, žádáte-li za sebe (čl. 6 odst. 1 písm. b)); žádáte-li za společnost, náš oprávněný zájem na navázání obchodního vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

Doba uložení: registrační odkaz, který nebyl nikdy odeslán, přestane fungovat po 30 dnech a smaže se o 30 dní později; žádost, ze které nevznikne provozovna, se smaže 12 měsíců po odeslání; otevře-li se vaše provozovna, stanou se z údajů údaje účtu (3.4).

3.3 Dotaz na nás

Údaje: vaše jméno, e-mail (nebo telefonní číslo ve WhatsAppu), zpráva a jazyk stránky.

Proč: abychom vám odpověděli. Dotazy se posílají e-mailem našemu týmu podpory a mohou se ukládat v naší schránce podpory, kde může služba AI připravit návrh odpovědi, který si někdo z nás přečte, upraví a rozhodne, zda jej odešle; nic se neodesílá automaticky. Právní základ: náš oprávněný zájem odpovídat na dotazy k naší službě nebo kroky před uzavřením smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f) nebo b)).

Doba uložení: 24 měsíců od poslední zprávy, pokud se konverzace nestane součástí zákaznického vztahu. WhatsApp provozuje Meta podle vlastních podmínek a zásad ochrany soukromí; pokud jej nechcete používat, pište e-mailem.

3.4 Účty provozoven: majitelé a personál

Údaje: uživatelská jména; hashe hesel a PIN; přihlašovací relace a cookies známých zařízení; krátkodobé čítače přihlášení vázané na hash IP adresy; historie změn stavu objednávek; a vaše přijetí našich podmínek (verze, uživatelské jméno, čas, klíčovaný hash IP adresy).

Proč: abychom vám a vašemu personálu dali přístup, chránili účty (limity požadavků, kontrola nových zařízení), ukázali, co se stalo s každou objednávkou, a prokázali, které podmínky byly přijaty. Právní základ: plnění smlouvy, uzavíráte-li ji s námi přímo (čl. 6 odst. 1 písm. b)); jednáte-li za společnost nebo pracujete pro provozovnu, náš oprávněný zájem na řízení a zabezpečení obchodního vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. f)); a náš oprávněný zájem na bezpečnosti a prokázání smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

Doba uložení: po dobu, kdy provozovna používá Ospitera. Po ukončení se údaje účtu a historie objednávek smažou 30. den, jak uvádějí podmínky (7.4); přijetí podmínek lze uchovat až 5 let jako důkaz pro případ sporu.

3.5 Fakturace

Údaje: název, adresa, země a DIČ nebo daňové číslo podniku; fakturační e-mail a kontaktní osoba; tarif, cena, faktury a stav plateb. Údaje karet a účtů drží Stripe; my vidíme jen typ, poslední číslice a platnost.

Proč: abychom fakturovali a vybírali náš poplatek, uplatňovali správnou daň a vedli účetnictví. Právní základ: naše smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b)) nebo u kontaktní osoby jednající za společnost náš oprávněný zájem na správě vztahu (čl. 6 odst. 1 písm. f)); a naše zákonné povinnosti podle účetních a daňových předpisů (čl. 6 odst. 1 písm. c)).

Doba uložení: faktury, dobropisy a podkladové doklady 10 let od 1. ledna roku následujícího po vystavení každého dokladu, jak vyžaduje belgické účetní a daňové právo, nebo déle, platí-li zákonná povinnost uchování; ostatní fakturační údaje po dobu, kdy provozovna používá Ospitera.

3.6 Provoz služby

Údaje: zprávy, které si s vámi vyměňujeme, požadavky na podporu a servisní e-maily (přihlašovací odkazy, faktury, oznámení o změnách). Proč: abychom službu poskytovali a podporovali a informovali vás o změnách, jak vyžadují podmínky. Právní základ: naše smlouva (čl. 6 odst. 1 písm. b)). Doba uložení: po dobu, kdy provozovna používá Ospitera, a dotazy jako v bodě 3.3.

3.7 Obchodní oslovení

Údaje: název, adresa, veřejné telefonní číslo a web provozovny a pracovní e-mailová adresa, kterou provozovna zveřejňuje (například info@… nebo adresa na jejím webu či v katalogu), včetně jména jen tehdy, je-li součástí této zveřejněné adresy.

Zdroje: veřejné zdroje — vlastní web provozovny, veřejné firemní katalogy a mapy a veřejné obchodní rejstříky. Seznamy osob nekupujeme.

Proč: abychom provozovně poslali krátký e-mail s nabídkou naší služby a znovu ji neoslovovali, pokud odmítne. Právní základ: náš oprávněný zájem nabízet službu související s činností podniku (čl. 6 odst. 1 písm. f)). Propagační e-mail posíláme jen s doloženým souhlasem nebo s ověřenou výjimkou podle pravidel e-mailového marketingu, která se na danou zprávu vztahují; to, že je adresa veřejná, samo o sobě marketing nedovoluje. Před každou kampaní zaznamenáme zdroj, druh příjemce a oprávnění, o které se opíráme (část 2).

Každý oslovovací e-mail uvádí, kdo jsme, kde jsme adresu našli a jak jedním krokem zastavit další e-maily; kdykoli můžete vznést námitku a přestaneme. Doba uložení: 12 měsíců od našeho posledního e-mailu, pokud neodpovíte. Požádáte-li nás o zastavení, ponecháme jen e-mailovou adresu nebo její hash na seznamu vyloučených, abychom vám už nikdy nepsali.

3.8 Bezpečnost, chyby a právní nároky

Technická hlášení chyb (Sentry) jsou nastavena tak, aby neshromažďovala kontaktní údaje, cookies ani obsah formulářů, a uchovávají se 90 dní. Limity požadavků a protokoly obsahují klíčované hashe IP adres. Právní základ: náš oprávněný zájem na bezpečné a fungující službě (čl. 6 odst. 1 písm. f)).

V případě potřeby používáme výše uvedené údaje k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků a k odpovědi na zákonné žádosti orgánů (čl. 6 odst. 1 písm. c) nebo f)), po dobu, kterou věc vyžaduje.

4. Co neděláme

Osobní údaje neprodáváme, nesdílíme je pro reklamu jiných firem a nevytváříme o vás profily.

O vás nerozhodujeme automatizovaně s právními nebo obdobně významnými účinky (limity požadavků mohou krátce zablokovat opakované pokusy o přihlášení; pokud se vás to týká, kontaktujte nás).

Naše nástroje ke čtení a překladu jídelních lístků posílají vámi nahrané texty a obrázky k tomuto účelu poskytovateli AI. Jídelní lístek nebo fotografie mohou obsahovat pracovní kontaktní údaje nebo jiné osobní údaje, proto nenahrávejte údaje hostů ani zbytečné osobní údaje. Poskytovatel je uveden na /legal/subprocessors.

5. S kým údaje sdílíme

S poskytovateli služeb, kteří je pro nás zpracovávají na základě smluv zavazujících je k našim pokynům a mlčenlivosti (Stripe jedná pro své vlastní zákonné povinnosti, například prevenci podvodů a praní peněz, také jako samostatný správce, stejně jako Meta pro WhatsApp): Netlify (hosting, USA), Neon (databáze, region EU), Stripe (fakturace, Irsko a USA), Resend (odesílání e-mailů, USA), Anthropic (návrhy odpovědí na e-maily, které nám přijdou, a čtení a překlad jídelních lístků; USA), Sentry (sledování chyb, region EU), OpenStreetMap Foundation (mapové dlaždice v administraci, která dostává vaši IP adresu; Spojené království) a Meta jen tehdy, kontaktujete-li nás přes WhatsApp. Seznam pro údaje provozoven je na /legal/subprocessors.

S odbornými poradci (účetními, advokáty) vázanými mlčenlivostí; s orgány a soudy, vyžaduje-li to zákon nebo k ochraně našich práv; a s kupcem nebo nástupcem našeho podniku, který by pokračoval podle těchto zásad, poté co vás informujeme.

6. Předávání mimo vaši zemi

Sídlíme v Belgii (EU). Někteří poskytovatelé zpracovávají údaje v jiných zemích, zejména v USA. U údajů z EU/EHP se toto předávání opírá o rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů u certifikovaných poskytovatelů) nebo o standardní smluvní doložky Evropské komise s dodatečnými zárukami, je-li to nutné; u Spojeného království a Švýcarska o jejich obdoby. Můžete nás požádat o kopii záruk. Má-li právo vaší země vlastní pravidla pro předávání údajů do zahraničí, část 2 uvádí, jak je plníme.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Vaše země podle IP adresy: zjišťuje se při každé návštěvě a neukládá se; stránka vaší země se uloží do cookie (1 rok). Cookie stránky a jazyka: 1 rok. Serverové protokoly: až 30 dní. Neodeslaný registrační odkaz: zavře se po 30 dnech, smaže se o 30 dní později. Žádost bez provozovny: 12 měsíců. Dotazy: 24 měsíců od poslední zprávy. Údaje účtu a historie objednávek: po dobu, kdy provozovna používá Ospitera, smazány 30. den po ukončení. Přijetí podmínek: až 5 let po ukončení. Faktury a účetní záznamy: až 10 let. Oslovení bez odpovědi: 12 měsíců od posledního e-mailu. Seznam vyloučených: po dobu, kdy provádíme oslovování (jen adresa nebo hash). Hlášení chyb: 90 dní. Po uplynutí doby údaje smažeme nebo anonymizujeme.

8. Vaše práva

Podle práva vaší země (viz část 2) můžete požádat o přístup ke svým údajům a jejich kopii; opravu; výmaz; omezení; vznést námitku proti jejich použití na základě oprávněného zájmu (proti oslovování vždy, a přestaneme); získat údaje, které jste nám poskytli, v přenositelném formátu; a odvolat souhlas, pokud se o něj opíráme, aniž by to ovlivnilo dřívější zpracování.

Pište na support@ospitera.com. Můžeme vás požádat o potvrzení totožnosti. Odpovídáme do jednoho měsíce (nebo v kratší lhůtě podle vašeho práva) a u složitých žádostí můžeme lhůtu prodloužit, kde to právo dovoluje, s vysvětlením proč. Žádosti jsou bezplatné, ledaže jsou zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

Stížnost můžete podat u úřadu pro ochranu osobních údajů své země. Naším vedoucím úřadem v EU je belgický Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); část 2 uvádí další. Rádi bychom měli nejprve možnost vaši záležitost vyřešit.

9. Bezpečnost

Údaje chráníme šifrováním při přenosu, šifrováním citlivých údajů v klidu, jednosměrnými hashi hesel, PIN a IP adres, přísným oddělením provozoven, limity požadavků, zaznamenáváním citlivých úkonů, automatickým mazáním a zálohami. Ohrozí-li porušení zabezpečení vaše práva, informujeme vás a úřad, jak vyžaduje zákon.

10. Věk

Naše služba je určena podnikům a není určena osobám mladším 16 let, nebo mladším věku zletilosti, stanoví-li jej vaše právo výše. Vědomě neshromažďujeme údaje dětí.

11. Cookies a podobné technologie

Používáme jen to, co je nutné pro fungování našeho webu a administrace, proto nežádáme o souhlas; pokud někdy přidáme analytické nebo jiné volitelné cookies, nejprve se zeptáme.

os_site: pamatuje si stránku země a jazyk zvolený v přepínači nebo v liště s nabídkou (1 rok). os_home: stránka země odpovídající vaší poloze, aby ji ostatní stránky mohly nabídnout (1 rok). os_suggest_off: tuto nabídku jste zavřeli (1 rok). Relační cookies majitele a personálu (pro každou provozovnu): udržují vás přihlášené do odhlášení nebo vypršení relace. Cookie známého zařízení: z bezpečnostních důvodů rozpozná zařízení, na kterém jste se už přihlásili (90 dní). Relační cookies platformy a franšízy: přihlášení našeho týmu a franšízových konzolí. Úložiště prohlížeče (například průvodce v administraci, nastavení zvuku a tisku kuchyňské obrazovky, zvolený jazyk): nastavení uložená ve vašem zařízení, která nám nikdy nejsou odeslána, dokud je nesmažete.

Úplný seznam je také na /legal/cookies.

12. Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat, když se změní naše služby nebo právo; datum verze je nahoře. Pokud se vás změna podstatně týká, oznámíme vám ji předem v administraci nebo e-mailem.

Část 2. Co doplňují jednotlivé země

V každém oddílu „právo“ znamená v něm uvedený předpis o ochraně osobních údajů. Dává-li vám více práv než část 1, máte tato práva.

Evropská unie a EHP

GDPR platí, jak je popsáno v části 1. Stížnost můžete podat u úřadu v místě, kde žijete nebo pracujete, nebo kde problém vznikl; Evropský sbor pro ochranu osobních údajů je všechny uvádí (edpb.europa.eu). V České republice je to Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.gov.cz).

Obchodní oslovení podle zemí

Podniku píšeme jen s doloženým souhlasem nebo s ověřenou výjimkou podle pravidel platných pro danou zprávu, kontrolovaných zemi po zemi před každou kampaní. Opíráme-li se o výjimku: Belgie (neosobní adresy firem, nikoli adresa jmenovaného zaměstnance), Francie (adresa související s funkcí příjemce, s informací a možností vznést námitku), Irsko a Spojené království (jen účastníci, kteří jsou právnickými osobami, nikoli živnostníci ani osobní společnosti), USA (CAN-SPAM) a Kanada (CASL, adresy, které podnik sám zveřejnil). Každý e-mail nás uvádí, říká, kde jsme adresu našli, a obsahuje odhlášení jedním krokem.

Bez předchozího souhlasu neposíláme do: Německa, Rakouska, Polska, Švýcarska, Itálie, Nizozemska, Španělska, Dánska a Jihoafrické republiky ani do žádné jiné země, pro kterou jsme výjimku neověřili.

Austrálie (Spam Act 2003) a Nový Zéland (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): na odvozený souhlas se spoléháme jen tehdy, když podnik adresu sám zveřejnil, neuvedl, že obchodní sdělení nechce, a e-mail se týká jeho podnikání.

Singapur (Spam Control Act 2007): předmět začíná <ADV> a odhlášení provedeme do 10 pracovních dnů. Brazílie (LGPD) a Filipíny (Data Privacy Act 2012): spoléháme na náš oprávněný zájem po zdokumentovaném posouzení, jen u adres, které podnik sám zveřejnil. Mexiko (LFPDPPP): odkaz na naše oznámení o ochraně soukromí je v prvním e-mailu a přestaneme, jakmile vznesete námitku. Argentina (Ley 25.326): jen adresy z veřejných zdrojů; každý e-mail je označen jako reklama a vysvětluje, jak požádat o stažení nebo blokaci vašich údajů.