Ospiteras personvernerklæring

1. Hvem vi er

Ospitera («Ospitera», «vi») bestemmer hvordan og hvorfor personopplysningene som beskrives her, brukes: vi er behandlingsansvarlig for dem. Versjon 2026-11-05.

Spørsmål og forespørsler om personvern: support@ospitera.com.

Vi har ikke utnevnt et personvernombud etter personvernforordningen (GDPR), fordi virksomheten vår ikke krever det; adressen over når personen som har ansvaret for personvern hos Ospitera. Krever et lands lov en utnevnt person (for eksempel et personvernombud på Filippinene, en privacy officer i New Zealand eller personen med ansvar for vern av personopplysninger i Québec), fyller denne personen rollen. Krever et land en lokal representant, forklarer del 2 hvordan vi oppfyller det.

2. Hva denne erklæringen gjelder

Besøkende på ospitera.com og landsidene; de som søker om å åpne et serveringssted eller sender oss et spørsmål; eiere av serveringssteder, personalet deres og kontaktpersoner som brukere av administrasjonen og kjøkkenskjermen og som våre kunder; personer vi kontakter for å tilby tjenesten (bedriftshenvendelser); og alle som skriver til oss.

Den gjelder ikke: gjester som bestiller i et serveringssteds nettbutikk. Serveringsstedet er ansvarlig for disse opplysningene og forklarer dem i sin egen personvernerklæring, som butikken viser til; vi behandler dem for serveringsstedet etter databehandleravtalen vår.

3.1 Besøk på nettstedet vårt

Opplysninger: IP-adresse, nettleser- og enhetstype, forespurte sider og tidspunkt; landet IP-adressen din hører til; valgt språk.

Hvorfor: for å vise nettstedet og holde det sikkert; for å vise deg landsiden din uten noen gang å blokkere en annen: utenfor EU/EØS åpner ospitera.com den ved første besøk, i EU/EØS foreslår en linje den (landet bestemmes ut fra IP-adressen ved hvert besøk og lagres ikke som en profil; den tilsvarende siden lagres i en informasjonskapsel slik at de andre sidene kan foreslå den); og for å huske valgt side og språk (informasjonskapsler, avsnitt 11).

Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse i et sikkert nettsted og i å vise besøkende landsiden deres (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Nettstedets informasjonskapsler er nødvendige for funksjonene du bruker.

Lagring: serverlogger hos vertsleverandøren vår høyst 30 dager; logger for begrensning av forespørsler inneholder bare en nøkkelbasert hash av IP-adressen og utløper innen 24 timer; nettstedets informasjonskapsler 1 år. Vi bruker ikke reklamekapsler, analyse eller sporing fra tredjeparter eller piksler fra sosiale medier.

3.2 Søknad om et serveringssted

Opplysninger: serveringsstedets navn, adresse og land; kontaktpersonens navn, e-post og telefon; serveringsstedets offentlige telefon og e-post; foretrukket språk, merkevarefarge, notater og opplastede bilder eller logo; valgt brukernavn. Valgt passord og personalets PIN-kode lagres aldri i lesbar form, bare som en enveis-hash.

Hvorfor: for å vurdere søknaden din, sette opp bestillingssiden din og kontakte deg om den. Behandlingsgrunnlag: tiltak før avtaleinngåelse på din forespørsel, hvis du søker på egne vegne (artikkel 6 nr. 1 bokstav b); søker du for et selskap, vår berettigede interesse i å etablere forretningsforholdet (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Lagring: en registreringslenke som aldri ble sendt, slutter å virke etter 30 dager og slettes 30 dager senere; en søknad som ikke fører til et serveringssted, slettes 12 måneder etter innsendingen; åpner serveringsstedet ditt, blir opplysningene kontoopplysninger (3.4).

3.3 Et spørsmål til oss

Opplysninger: navnet ditt, e-posten din (eller WhatsApp-nummeret ditt), meldingen og sidens språk.

Hvorfor: for å svare deg. Spørsmål sendes på e-post til støtteteamet vårt og kan lagres i støtteinnboksen vår, der en KI-tjeneste kan lage et utkast til svar som en av oss leser, redigerer og bestemmer om skal sendes; ingenting sendes automatisk. Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse i å svare på spørsmål om tjenesten vår, eller tiltak før avtaleinngåelse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f eller b).

Lagring: 24 måneder fra siste melding, med mindre samtalen blir en del av et kundeforhold. WhatsApp drives av Meta etter Metas egne vilkår og personvernregler; vil du ikke bruke det, skriv til oss på e-post.

3.4 Kontoer for serveringssteder: eiere og personale

Opplysninger: brukernavn; hasher av passord og PIN-koder; innloggingsøkter og informasjonskapsler for kjente enheter; kortvarige innloggingstellere knyttet til en hash av IP-adressen; historikken over statusendringer for bestillinger; og at du har godtatt vilkårene våre (versjon, brukernavn, tidspunkt, nøkkelbasert hash av IP-adressen).

Hvorfor: for å gi deg og personalet tilgang, beskytte kontoer (begrensning av forespørsler, kontroll av nye enheter), vise hva som skjedde med hver bestilling og dokumentere hvilke vilkår som er godtatt. Behandlingsgrunnlag: oppfyllelse av avtalen hvis du inngår den direkte med oss (artikkel 6 nr. 1 bokstav b); opptrer du for et selskap eller arbeider for et serveringssted, vår berettigede interesse i å administrere og sikre forretningsforholdet (artikkel 6 nr. 1 bokstav f); og vår berettigede interesse i sikkerhet og i å kunne dokumentere avtalen (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Lagring: så lenge serveringsstedet bruker Ospitera. Etter opphør slettes kontoopplysninger og bestillingshistorikk på dag 30, slik vilkårene angir (7.4); godtakelser av vilkårene kan lagres i høyst 5 år som bevis ved en tvist.

3.5 Fakturering

Opplysninger: virksomhetens navn, adresse, land og mva-nummer eller organisasjonsnummer; e-post og kontaktperson for fakturaer; abonnement, pris, fakturaer og betalingsstatus. Kort- og kontoopplysninger oppbevares av Stripe; vi ser bare typen, de siste sifrene og utløpsdatoen.

Hvorfor: for å fakturere og kreve inn gebyret vårt, bruke riktig avgift og føre regnskap. Behandlingsgrunnlag: avtalen vår (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) eller, for en kontaktperson som opptrer for et selskap, vår berettigede interesse i å administrere forholdet (artikkel 6 nr. 1 bokstav f); og våre rettslige forpliktelser etter regnskaps- og skatteregler (artikkel 6 nr. 1 bokstav c).

Lagring: fakturaer, kreditnotaer og bilag i 10 år fra 1. januar året etter at hvert dokument ble utstedt, slik belgisk regnskaps- og skatterett krever, eller lenger hvis en lovbestemt oppbevaringsplikt gjelder; andre faktureringsopplysninger så lenge serveringsstedet bruker Ospitera.

3.6 Drift av tjenesten

Opplysninger: meldingene vi utveksler med deg, støttehenvendelser og tjeneste-e-poster (innloggingslenker, fakturaer, varsler om endringer). Hvorfor: for å levere og støtte tjenesten og informere deg om endringer, slik vilkårene krever. Behandlingsgrunnlag: avtalen vår (artikkel 6 nr. 1 bokstav b). Lagring: så lenge serveringsstedet bruker Ospitera, og spørsmål som i 3.3.

3.7 Bedriftshenvendelser

Opplysninger: serveringsstedets navn, adresse, offentlige telefonnummer og nettsted og jobb-e-postadressen serveringsstedet selv publiserer (for eksempel info@… eller en adresse på nettstedet eller i en katalog), inkludert et navn bare hvis det er en del av den publiserte adressen.

Kilder: offentlige kilder — serveringsstedets eget nettsted, offentlige bedriftskataloger og kart og offentlige foretaksregistre. Vi kjøper ikke lister over personer.

Hvorfor: for å sende serveringsstedet en kort e-post med et tilbud om tjenesten vår og ikke kontakte det igjen hvis det takker nei. Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse i å tilby en tjeneste knyttet til virksomhetens aktiviteter (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi sender bare markedsføring på e-post med dokumentert samtykke eller på grunnlag av et kontrollert unntak etter reglene for e-postmarkedsføring som gjelder for meldingen; at en adresse er offentlig, tillater ikke i seg selv markedsføring. Før hver kampanje registrerer vi kilden, mottakertypen og hjemmelen vi bygger på (del 2).

Hver henvendelse sier hvem vi er, hvor vi fant adressen og hvordan du med ett trinn stopper flere e-poster; du kan når som helst protestere, og vi stopper. Lagring: 12 måneder fra vår siste e-post hvis du ikke svarer. Ber du oss stoppe, beholder vi bare e-postadressen eller hashen av den på en sperreliste, slik at vi aldri skriver til deg igjen.

3.8 Sikkerhet, feil og rettskrav

Tekniske feilrapporter (Sentry) er satt opp slik at de ikke samler inn kontaktopplysninger, informasjonskapsler eller skjemainnhold, og lagres i 90 dager. Begrensning av forespørsler og logger inneholder nøkkelbaserte hasher av IP-adresser. Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse i en sikker og fungerende tjeneste (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).

Ved behov bruker vi opplysningene over for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav og for å svare på lovlige forespørsler fra myndigheter (artikkel 6 nr. 1 bokstav c eller f), så lenge saken krever det.

4. Hva vi ikke gjør

Vi selger ikke personopplysninger, deler dem ikke for andre selskapers reklame og lager ikke profiler om deg.

Vi treffer ikke automatiserte avgjørelser om deg med rettsvirkning eller tilsvarende betydelige virkninger (begrensning av forespørsler kan kortvarig blokkere gjentatte innloggingsforsøk; ta kontakt hvis det gjelder deg).

Verktøyene våre for å lese og oversette menyer sender tekstene og bildene du laster opp, til en KI-leverandør for det formålet. En meny eller et bilde kan inneholde jobbrelaterte kontaktopplysninger eller andre personopplysninger, så ikke last opp gjesteopplysninger eller unødvendige personopplysninger. Leverandøren står på /legal/subprocessors.

5. Hvem vi deler med

Tjenesteleverandører som behandler opplysningene for oss etter avtaler som binder dem til våre instrukser og til konfidensialitet (Stripe opptrer også som selvstendig behandlingsansvarlig for sine egne rettslige forpliktelser, som å forebygge bedrageri og hvitvasking, og det samme gjør Meta for WhatsApp): Netlify (nettvert, USA), Neon (database, EU-region), Stripe (fakturering, Irland og USA), Resend (utsending av e-post, USA), Anthropic (utkast til svar på e-poster vi mottar, og lesing og oversettelse av menyer; USA), Sentry (feilsporing, EU-region), OpenStreetMap Foundation (kartfliser i administrasjonen, som mottar IP-adressen din; Storbritannia) og Meta bare hvis du kontakter oss via WhatsApp. Listen for serveringsstedenes data finnes på /legal/subprocessors.

Profesjonelle rådgivere (revisorer, advokater) med taushetsplikt; myndigheter og domstoler hvis loven krever det eller for å beskytte rettighetene våre; og en kjøper eller etterfølger av virksomheten vår som ville fortsette etter denne erklæringen, etter at vi har informert deg.

6. Overføring ut av landet ditt

Vi er etablert i Belgia (EU). Noen leverandører behandler opplysninger i andre land, særlig i USA. For opplysninger fra EU/EØS bygger overføringen på en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (inkludert personvernrammen mellom EU og USA for sertifiserte leverandører) eller på Europakommisjonens standard personvernbestemmelser, med supplerende garantier der det trengs; for Storbritannia og Sveits på tilsvarende ordninger. Du kan be om en kopi av garantiene. Har lovgivningen i landet ditt egne regler for overføring av opplysninger til utlandet, forklarer del 2 hvordan vi følger dem.

7. Hvor lenge vi lagrer dem

Land ut fra IP-adresse: bestemmes ved hvert besøk og lagres ikke; landsiden din lagres i en informasjonskapsel (1 år). Informasjonskapsel for side og språk: 1 år. Serverlogger: høyst 30 dager. Ikke-sendt registreringslenke: stenges etter 30 dager, slettes 30 dager senere. Søknad uten serveringssted: 12 måneder. Spørsmål: 24 måneder fra siste melding. Kontoopplysninger og bestillingshistorikk: så lenge serveringsstedet bruker Ospitera, slettet på dag 30 etter opphør. Godtakelser av vilkår: høyst 5 år etter opphør. Fakturaer og regnskapsmateriale: høyst 10 år. Henvendelse uten svar: 12 måneder fra siste e-post. Sperreliste: så lenge vi gjør bedriftshenvendelser (bare adressen eller hashen). Feilrapporter: 90 dager. Når tiden er ute, sletter eller anonymiserer vi opplysningene.

8. Rettighetene dine

Etter lovgivningen i landet ditt (se del 2) kan du be om innsyn i opplysningene dine og en kopi av dem; retting; sletting; begrensning; protestere mot bruk som bygger på berettiget interesse (mot bedriftshenvendelser alltid, og vi stopper); få opplysningene du har gitt oss, i et format som kan overføres; og trekke tilbake samtykket ditt hvis vi bygger på det, uten at det påvirker tidligere behandling.

Skriv til support@ospitera.com. Vi kan be deg bekrefte identiteten din. Vi svarer innen én måned (eller en kortere frist etter din lov), og ved kompliserte forespørsler kan vi forlenge fristen hvis loven tillater det, og forklarer da hvorfor. Forespørsler er gratis, med mindre de er åpenbart grunnløse eller overdrevne.

Du kan klage til datatilsynsmyndigheten i landet ditt. Vår ledende tilsynsmyndighet i EU er belgiske Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); del 2 nevner andre. Vi vil gjerne først få muligheten til å løse saken din.

9. Sikkerhet

Vi beskytter opplysningene med kryptering under overføring, kryptering av sensitive opplysninger ved lagring, enveis-hasher av passord, PIN-koder og IP-adresser, streng adskillelse av serveringssteder, begrensning av forespørsler, logging av sensitive handlinger, automatisk sletting og sikkerhetskopier. Setter et brudd på personopplysningssikkerheten rettighetene dine i fare, varsler vi deg og myndigheten slik loven krever.

10. Alder

Tjenesten vår retter seg mot virksomheter og ikke mot personer under 16 år, eller under myndighetsalderen hvis din lov setter den høyere. Vi samler ikke bevisst inn opplysninger om barn.

11. Informasjonskapsler og lignende teknologier

Vi bruker bare det som trengs for at nettstedet og administrasjonen skal fungere, og ber derfor ikke om samtykke; legger vi noen gang til analyseinformasjonskapsler eller andre valgfrie informasjonskapsler, spør vi deg først.

os_site: husker landsiden og språket du valgte i velgeren eller forslagslinjen (1 år). os_home: landsiden som passer til der du befinner deg, slik at de andre sidene kan foreslå den (1 år). os_suggest_off: du har lukket dette forslaget (1 år). Øktkapsler for eier og personale (per serveringssted): holder deg innlogget til du logger ut eller økten utløper. Kapsel for kjent enhet: gjenkjenner av sikkerhetshensyn en enhet du allerede har logget inn fra (90 dager). Øktkapsler for plattformen og franchisen: innlogging for teamet vårt og franchisekonsollene. Nettleserlagring (for eksempel veiviseren i administrasjonen, kjøkkenskjermens lyd- og utskriftsinnstillinger, valgt språk): innstillinger som lagres på enheten din og aldri sendes til oss, til du sletter dem.

Den fullstendige listen finnes også på /legal/cookies.

12. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen når tjenestene våre eller loven endres; versjonsdatoen står øverst. Berører endringen deg vesentlig, varsler vi deg på forhånd i administrasjonen eller på e-post.

Del 2. Hva enkelte land legger til

I hvert avsnitt betyr «loven» personvernlovgivningen som nevnes der. Gir den deg flere rettigheter enn del 1, har du disse rettighetene.

Den europeiske union og EØS

Personvernforordningen gjelder slik del 1 beskriver; i Norge gjennom EØS-avtalen og personopplysningsloven. Du kan klage til myndigheten der du bor eller arbeider, eller der problemet oppsto; Personvernrådet (EDPB) lister dem alle (edpb.europa.eu). I Norge er det Datatilsynet (datatilsynet.no).

Bedriftshenvendelser etter land

Vi skriver bare til en virksomhet med dokumentert samtykke eller på grunnlag av et kontrollert unntak etter reglene som gjelder for meldingen, kontrollert land for land før hver kampanje. Når vi bygger på et unntak: Belgia (ikke-personlige bedriftsadresser, ikke adressen til en navngitt ansatt), Frankrike (en adresse knyttet til mottakerens funksjon, med informasjon og mulighet til å protestere), Irland og Storbritannia (bare abonnenter som er juridiske personer, ikke enkeltpersonforetak eller ansvarlige selskaper), USA (CAN-SPAM) og Canada (CASL, adresser virksomheten selv har publisert). Hver e-post identifiserer oss, sier hvor vi fant adressen og har avmelding med ett trinn.

Vi sender ikke uten forhåndssamtykke til: Tyskland, Østerrike, Polen, Sveits, Italia, Nederland, Spania, Danmark og Sør-Afrika, eller til noe annet land der vi ikke har kontrollert et unntak.

Australia (Spam Act 2003) og New Zealand (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): vi bygger på underforstått samtykke bare når virksomheten selv har publisert adressen, ikke har sagt at den ikke ønsker kommersielle meldinger, og e-posten gjelder virksomheten.

Singapore (Spam Control Act 2007): emnefeltet starter med <ADV>, og vi gjennomfører en avmelding innen 10 virkedager. Brasil (LGPD) og Filippinene (Data Privacy Act 2012): vi bygger på vår berettigede interesse etter en dokumentert vurdering, bare for adresser virksomheten selv har publisert. Mexico (LFPDPPP): personvernerklæringen vår er lenket i den første e-posten, og vi stopper så snart du protesterer. Argentina (Ley 25.326): bare adresser fra offentlige kilder; hver e-post er merket som reklame og forklarer hvordan du får dataene dine trukket tilbake eller sperret.