Politica de confidențialitate Ospitera

1. Cine suntem

Ospitera („Ospitera”, „noi”) decide cum și de ce sunt folosite datele cu caracter personal descrise aici: suntem operatorul acestora. Versiunea 2026-11-05.

Întrebări și cereri privind confidențialitatea: support@ospitera.com.

Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor în temeiul GDPR, deoarece activitatea noastră nu o impune; adresa de mai sus ajunge la persoana responsabilă cu confidențialitatea în cadrul Ospitera. Dacă legea unei țări impune o persoană desemnată (de exemplu un responsabil cu protecția datelor în Filipine, un privacy officer în Noua Zeelandă sau persoana responsabilă cu protecția informațiilor personale în Québec), această persoană îndeplinește rolul. Dacă o țară impune un reprezentant local, Partea 2 explică modul în care ne conformăm.

2. La ce se aplică această politică

Vizitatorilor ospitera.com și ai site-urilor sale de țară; celor care solicită deschiderea unui local sau ne trimit o întrebare; proprietarilor localurilor, personalului și persoanelor lor de contact, în calitate de utilizatori ai panoului de administrare și ai ecranului de bucătărie și în calitate de clienți ai noștri; persoanelor pe care le contactăm pentru a le oferi serviciul (prospectare comercială); și oricui ne scrie.

Nu se aplică: clienților care comandă în magazinul online al unui local. Localul răspunde pentru aceste date și le explică în propria notă de informare privind confidențialitatea, la care face trimitere magazinul său; noi le prelucrăm pentru local, conform acordului nostru de prelucrare a datelor.

3.1 Vizitarea site-ului nostru

Date: adresa IP, tipul browserului și al dispozitivului, paginile solicitate și ora; țara căreia îi aparține adresa IP; limba aleasă.

De ce: pentru a afișa site-ul și a-l menține sigur; pentru a vă arăta site-ul țării dumneavoastră, fără a bloca vreodată un altul: în afara UE/SEE, ospitera.com îl deschide la prima vizită, în UE/SEE o bară îl sugerează (țara este determinată din adresa IP la fiecare vizită și nu este stocată ca profil; site-ul corespunzător este salvat într-un cookie, pentru ca celelalte site-uri să îl poată sugera); și pentru a reține site-ul și limba alese (cookie-uri, secțiunea 11).

Temei juridic: interesul nostru legitim de a avea un site sigur și de a le arăta vizitatorilor site-ul țării lor (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Cookie-urile site-ului sunt necesare pentru funcțiile pe care le folosiți.

Păstrare: jurnalele serverului furnizorului nostru de găzduire cel mult 30 de zile; jurnalele de limitare a cererilor conțin doar un hash cu cheie al adresei IP și expiră în 24 de ore; cookie-urile site-ului 1 an. Nu folosim cookie-uri publicitare, analiză sau urmărire de către terți și nici pixeli ai rețelelor sociale.

3.2 Solicitarea deschiderii unui local

Date: denumirea, adresa și țara localului; numele, e-mailul și telefonul persoanei de contact; telefonul și e-mailul public ale localului; limba preferată, culoarea mărcii, notele și fotografiile sau sigla încărcate; numele de utilizator ales. Parola aleasă și PIN-ul personalului nu sunt stocate niciodată într-o formă lizibilă, ci doar ca hash unidirecțional.

De ce: pentru a analiza cererea, a configura pagina de comenzi și a vă contacta în legătură cu aceasta. Temei juridic: demersurile premergătoare încheierii unui contract, la cererea dumneavoastră, dacă solicitați în nume propriu (art. 6 alin. (1) lit. b)); dacă solicitați pentru o societate, interesul nostru legitim de a stabili relația comercială (art. 6 alin. (1) lit. f)).

Păstrare: un link de înregistrare care nu a fost trimis niciodată nu mai funcționează după 30 zile și este șters după încă 30 zile; o cerere din care nu rezultă un local este ștearsă la 12 luni de la trimitere; dacă localul dumneavoastră se deschide, datele devin date de cont (3.4).

3.3 O întrebare pentru noi

Date: numele, e-mailul (sau numărul de telefon WhatsApp), mesajul și limba paginii.

De ce: pentru a vă răspunde. Întrebările sunt trimise prin e-mail echipei noastre de asistență și pot fi păstrate în căsuța noastră de asistență, unde un serviciu de IA poate pregăti o ciornă de răspuns, pe care o persoană din echipa noastră o citește, o editează și decide dacă o trimite; nimic nu pleacă automat. Temei juridic: interesul nostru legitim de a răspunde întrebărilor despre serviciul nostru sau demersurile premergătoare încheierii unui contract (art. 6 alin. (1) lit. f) sau b)).

Păstrare: 24 luni de la ultimul mesaj, cu excepția cazului în care conversația devine parte a unei relații cu un client. WhatsApp este operat de Meta conform propriilor condiții și reguli de confidențialitate; dacă nu doriți să îl folosiți, scrieți-ne prin e-mail.

3.4 Conturile localurilor: proprietari și personal

Date: nume de utilizator; hash-uri ale parolelor și PIN-urilor; sesiuni de autentificare și cookie-uri de dispozitiv cunoscut; contoare de autentificare pe termen scurt legate de un hash al adresei IP; istoricul schimbărilor de stare ale comenzilor; și acceptarea de către dumneavoastră a condițiilor noastre (versiune, nume de utilizator, oră, hash cu cheie al adresei IP).

De ce: pentru a vă oferi acces dumneavoastră și personalului, a proteja conturile (limite de cereri, verificarea dispozitivelor noi), a arăta ce s-a întâmplat cu fiecare comandă și a dovedi ce condiții au fost acceptate. Temei juridic: executarea contractului, dacă îl încheiați direct cu noi (art. 6 alin. (1) lit. b)); dacă acționați pentru o societate sau lucrați pentru un local, interesul nostru legitim de a gestiona și securiza relația comercială (art. 6 alin. (1) lit. f)); și interesul nostru legitim privind securitatea și dovada contractului (art. 6 alin. (1) lit. f)).

Păstrare: cât timp localul folosește Ospitera. După încetare, datele de cont și istoricul comenzilor sunt șterse în ziua 30, așa cum prevăd condițiile (7.4); acceptările condițiilor pot fi păstrate cel mult 5 ani, ca probă în caz de litigiu.

3.5 Facturare

Date: denumirea, adresa, țara și codul de TVA sau codul fiscal al întreprinderii; e-mailul de facturare și persoana de contact; planul, prețul, facturile și starea plăților. Datele cardurilor și ale conturilor sunt deținute de Stripe; noi vedem doar tipul, ultimele cifre și data expirării.

De ce: pentru a factura și încasa tariful nostru, a aplica taxa corectă și a ține contabilitatea. Temei juridic: contractul nostru (art. 6 alin. (1) lit. b)) sau, pentru o persoană de contact care acționează pentru o societate, interesul nostru legitim de a gestiona relația (art. 6 alin. (1) lit. f)); și obligațiile noastre legale conform normelor contabile și fiscale (art. 6 alin. (1) lit. c)).

Păstrare: facturile, notele de credit și documentele justificative 10 ani de la 1 ianuarie a anului următor emiterii fiecărui document, așa cum impune dreptul contabil și fiscal belgian, sau mai mult dacă se aplică o obligație legală de păstrare; celelalte date de facturare cât timp localul folosește Ospitera.

3.6 Funcționarea serviciului

Date: mesajele pe care le schimbăm cu dumneavoastră, cererile de asistență și e-mailurile de serviciu (linkuri de autentificare, facturi, notificări despre modificări). De ce: pentru a furniza și susține serviciul și a vă informa despre modificări, așa cum impun condițiile. Temei juridic: contractul nostru (art. 6 alin. (1) lit. b)). Păstrare: cât timp localul folosește Ospitera, iar întrebările conform 3.3.

3.7 Prospectare comercială

Date: denumirea, adresa, telefonul public și site-ul localului și adresa de e-mail de serviciu pe care localul o publică (de exemplu info@… sau o adresă de pe site-ul său ori dintr-un catalog), inclusiv un nume doar dacă face parte din adresa publicată.

Surse: surse publice — site-ul propriu al localului, cataloage și hărți publice de firme și registre comerciale publice. Nu cumpărăm liste de persoane.

De ce: pentru a trimite localului un e-mail scurt prin care îi oferim serviciul nostru și pentru a nu-l mai contacta dacă refuză. Temei juridic: interesul nostru legitim de a oferi un serviciu legat de activitatea întreprinderii (art. 6 alin. (1) lit. f)). Trimitem un e-mail promoțional doar cu un consimțământ dovedit sau în baza unei excepții verificate conform regulilor de marketing prin e-mail aplicabile mesajului respectiv; faptul că o adresă este publică nu permite, în sine, marketingul. Înaintea fiecărei campanii înregistrăm sursa, tipul de destinatar și autorizarea pe care ne bazăm (Partea 2).

Fiecare e-mail de prospectare spune cine suntem, unde am găsit adresa și cum puteți opri, într-un singur pas, alte e-mailuri; vă puteți opune oricând, iar noi ne oprim. Păstrare: 12 luni de la ultimul nostru e-mail, dacă nu răspundeți. Dacă ne cereți să ne oprim, păstrăm doar adresa de e-mail sau hash-ul ei într-o listă de excludere, pentru a nu vă mai scrie niciodată.

3.8 Securitate, erori și pretenții legale

Rapoartele tehnice de erori (Sentry) sunt configurate să nu colecteze date de contact, cookie-uri sau conținutul formularelor și sunt păstrate 90 de zile. Limitele de cereri și jurnalele conțin hash-uri cu cheie ale adreselor IP. Temei juridic: interesul nostru legitim de a avea un serviciu sigur și funcțional (art. 6 alin. (1) lit. f)).

La nevoie, folosim datele de mai sus pentru a constata, exercita sau apăra pretenții legale și pentru a răspunde cererilor legale ale autorităților (art. 6 alin. (1) lit. c) sau f)), pe durata pe care o impune cazul.

4. Ce nu facem

Nu vindem date cu caracter personal, nu le partajăm pentru publicitatea altor firme și nu creăm profiluri despre dumneavoastră.

Nu luăm decizii automatizate despre dumneavoastră cu efecte juridice sau efecte similare semnificative (limitele de cereri pot bloca pentru scurt timp încercările repetate de autentificare; dacă vă afectează, contactați-ne).

Instrumentele noastre de citire și traducere a meniurilor trimit textele și imaginile pe care le încărcați unui furnizor de IA, în acest scop. Un meniu sau o fotografie poate conține date de contact de serviciu sau alte date cu caracter personal, de aceea nu încărcați date ale clienților sau date cu caracter personal inutile. Furnizorul este indicat pe /legal/subprocessors.

5. Cu cine le partajăm

Cu furnizori de servicii care le prelucrează pentru noi în baza unor contracte care îi obligă să respecte instrucțiunile noastre și confidențialitatea (Stripe acționează și ca operator independent pentru propriile obligații legale, cum ar fi prevenirea fraudei și a spălării banilor, la fel ca Meta pentru WhatsApp): Netlify (găzduire, SUA), Neon (bază de date, regiunea UE), Stripe (facturare, Irlanda și SUA), Resend (trimiterea e-mailurilor, SUA), Anthropic (ciorne de răspuns la e-mailurile pe care le primim și citirea și traducerea meniurilor; SUA), Sentry (urmărirea erorilor, regiunea UE), OpenStreetMap Foundation (dale de hartă în panoul de administrare, care primește adresa dumneavoastră IP; Regatul Unit) și Meta doar dacă ne contactați prin WhatsApp. Lista pentru datele localurilor se află pe /legal/subprocessors.

Cu consilieri profesionali (contabili, avocați) obligați la confidențialitate; cu autorități și instanțe, dacă legea o impune sau pentru a ne proteja drepturile; și cu un cumpărător sau succesor al afacerii noastre, care ar continua conform acestei politici, după ce vă informăm.

6. Transferuri în afara țării dumneavoastră

Suntem stabiliți în Belgia (UE). Unii furnizori prelucrează date în alte țări, în special în SUA. Pentru datele din UE/SEE, acest transfer se bazează pe o decizie privind caracterul adecvat (inclusiv Cadrul UE-SUA privind protecția datelor pentru furnizorii certificați) sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, cu garanții suplimentare acolo unde este necesar; pentru Regatul Unit și Elveția, pe echivalentele acestora. Ne puteți solicita o copie a garanțiilor. Dacă legea țării dumneavoastră are reguli proprii pentru transferul datelor în străinătate, Partea 2 explică modul în care le respectăm.

7. Cât timp le păstrăm

Țara după adresa IP: determinată la fiecare vizită și nestocată; site-ul țării dumneavoastră este salvat într-un cookie (1 an). Cookie-ul de site și limbă: 1 an. Jurnalele serverului: cel mult 30 de zile. Link de înregistrare netrimis: se închide după 30 zile, se șterge după încă 30 zile. Cerere fără local: 12 luni. Întrebări: 24 luni de la ultimul mesaj. Date de cont și istoricul comenzilor: cât timp localul folosește Ospitera, șterse în ziua 30 după încetare. Acceptările condițiilor: cel mult 5 ani după încetare. Facturi și evidențe contabile: cel mult 10 ani. Prospectare fără răspuns: 12 luni de la ultimul e-mail. Lista de excludere: cât timp desfășurăm prospectare (doar adresa sau hash-ul). Rapoarte de erori: 90 de zile. La expirarea termenului, ștergem sau anonimizăm datele.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform legii țării dumneavoastră (a se vedea Partea 2), puteți solicita accesul la datele dumneavoastră și o copie a acestora; rectificarea; ștergerea; restricționarea; vă puteți opune utilizării lor în baza interesului legitim (prospectării întotdeauna, iar noi ne oprim); puteți primi datele pe care ni le-ați furnizat într-un format portabil; și vă puteți retrage consimțământul, dacă ne bazăm pe el, fără a afecta prelucrarea anterioară.

Scrieți-ne la support@ospitera.com. Vă putem cere să vă confirmați identitatea. Răspundem în termen de o lună (sau într-un termen mai scurt, conform legii dumneavoastră), iar pentru cererile complexe putem prelungi termenul, dacă legea permite, explicând motivul. Cererile sunt gratuite, cu excepția cazului în care sunt vădit nefondate sau excesive.

Puteți depune o plângere la autoritatea pentru protecția datelor din țara dumneavoastră. Autoritatea noastră principală în UE este Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit din Belgia (dataprotectionauthority.be); Partea 2 enumeră altele. Ne-ar plăcea să avem mai întâi ocazia de a rezolva problema dumneavoastră.

9. Securitate

Protejăm datele prin criptare în tranzit, criptarea datelor sensibile în repaus, hash-uri unidirecționale ale parolelor, PIN-urilor și adreselor IP, separarea strictă a localurilor, limite de cereri, jurnalizarea operațiunilor sensibile, ștergere automată și copii de rezervă. Dacă o încălcare a securității datelor vă pune în pericol drepturile, vă informăm pe dumneavoastră și autoritatea, așa cum impune legea.

10. Vârstă

Serviciul nostru se adresează întreprinderilor și nu persoanelor sub 16 ani sau sub vârsta majoratului, dacă legea dumneavoastră o stabilește mai sus. Nu colectăm în mod intenționat date despre copii.

11. Cookie-uri și tehnologii similare

Folosim doar ceea ce este necesar pentru funcționarea site-ului nostru și a panoului de administrare, de aceea nu cerem consimțământul; dacă vom adăuga vreodată cookie-uri de analiză sau alte cookie-uri opționale, vă vom întreba mai întâi.

os_site: reține site-ul de țară și limba alese în selector sau în bara de sugestie (1 an). os_home: site-ul de țară corespunzător locației dumneavoastră, pentru ca celelalte site-uri să îl poată sugera (1 an). os_suggest_off: ați închis această sugestie (1 an). Cookie-uri de sesiune ale proprietarului și personalului (pentru fiecare local): vă mențin autentificat până la deconectare sau expirarea sesiunii. Cookie-ul de dispozitiv cunoscut: din motive de securitate, recunoaște un dispozitiv pe care v-ați autentificat deja (90 de zile). Cookie-uri de sesiune ale platformei și ale francizei: autentificarea echipei noastre și a consolelor de franciză. Stocarea browserului (de exemplu ghidul din panoul de administrare, setările de sunet și imprimare ale ecranului de bucătărie, limba aleasă): preferințe păstrate pe dispozitivul dumneavoastră, care nu ne sunt trimise niciodată, până când le ștergeți.

Lista completă se află și pe /legal/cookies.

12. Modificări

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile noastre sau legea; data versiunii este indicată mai sus. Dacă modificarea vă afectează în mod semnificativ, vă anunțăm în prealabil în panoul de administrare sau prin e-mail.

Partea 2. Ce adaugă anumite țări

În fiecare secțiune, „legea” înseamnă legea privind protecția datelor numită acolo. Dacă vă oferă mai multe drepturi decât Partea 1, beneficiați de acele drepturi.

Uniunea Europeană și SEE

GDPR se aplică așa cum este descris în Partea 1. Puteți depune o plângere la autoritatea din locul în care locuiți sau lucrați ori în care a apărut problema; Comitetul european pentru protecția datelor le enumeră pe toate (edpb.europa.eu). În România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, dataprotection.ro).

Balcani, Moldova, Ucraina și Caucaz

Aplicăm această politică și legea privind protecția datelor din țara dumneavoastră (inspirată în mare parte din GDPR; în Republica Moldova Legea nr. 195/2024, de la 23 august 2026). Dacă această lege impune un reprezentant local pentru noi, îl desemnăm înainte de a deservi localuri acolo. Vă puteți exercita drepturile scriindu-ne și puteți depune o plângere la autoritatea națională a țării dumneavoastră.

Prospectare comercială pe țări

Scriem unei întreprinderi doar cu un consimțământ dovedit sau în baza unei excepții verificate conform regulilor aplicabile mesajului respectiv, verificate țară cu țară înaintea fiecărei campanii. Când ne bazăm pe o excepție: Belgia (adrese de firmă nepersonale, nu adresa unui angajat numit), Franța (o adresă legată de funcția destinatarului, cu informare și posibilitatea de opoziție), Irlanda și Regatul Unit (doar abonați persoane juridice, nu întreprinzători individuali sau societăți de persoane), SUA (CAN-SPAM) și Canada (CASL, adrese publicate chiar de întreprindere). Fiecare e-mail ne identifică, spune unde am găsit adresa și conține dezabonarea într-un singur pas.

Nu trimitem e-mailuri fără consimțământ prealabil către: Germania, Austria, Polonia, Elveția, Italia, Țările de Jos, Spania, Danemarca și Africa de Sud, nici către vreo altă țară pentru care nu am verificat o excepție.

Australia (Spam Act 2003) și Noua Zeelandă (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): ne bazăm pe consimțământul dedus doar dacă întreprinderea a publicat ea însăși adresa, nu a declarat că nu dorește mesaje comerciale, iar e-mailul privește activitatea sa.

Singapore (Spam Control Act 2007): subiectul începe cu <ADV>, iar dezabonarea o aplicăm în 10 zile lucrătoare. Brazilia (LGPD) și Filipine (Data Privacy Act 2012): ne bazăm pe interesul nostru legitim după o evaluare documentată, doar pentru adrese publicate de întreprindere însăși. Mexic (LFPDPPP): nota noastră de confidențialitate este legată în primul e-mail și ne oprim imediat ce vă opuneți. Argentina (Ley 25.326): doar adrese din surse publice; fiecare e-mail este marcat ca publicitate și explică cum cereți retragerea sau blocarea datelor dumneavoastră.