Privacybeleid van Ospitera

1. Wie wij zijn

Ospitera („Ospitera”, „wij”) beslist hoe en waarom de hier beschreven persoonsgegevens worden gebruikt: wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke. Versie 2026-11-05.

Vragen en verzoeken over privacy: support@ospitera.com.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming onder de AVG aangesteld, omdat die er voor onze activiteiten geen vereist; het adres hierboven bereikt de persoon die bij Ospitera verantwoordelijk is voor privacy. Waar de wet van een land een aangewezen persoon vereist (bijvoorbeeld een functionaris voor gegevensbescherming in de Filipijnen, een privacy officer in Nieuw-Zeeland of de verantwoordelijke persoon in Quebec), vervult die persoon de rol. Waar een land een lokale vertegenwoordiger vereist, zegt Deel 2 hoe wij daaraan voldoen.

2. Waarop dit beleid van toepassing is

Mensen die ospitera.com en zijn landensites bezoeken; mensen die vragen een zaak te openen of ons een vraag sturen; eigenaars van zaken, hun personeel en contactpersonen, als gebruikers van de beheeromgeving en het keukenscherm en als onze klanten; mensen die wij contacteren om onze dienst aan te bieden (zakelijke prospectie); en iedereen die ons schrijft.

Niet inbegrepen: gasten die bestellen in de webwinkel van een zaak. De zaak is verantwoordelijk voor die gegevens en legt ze uit in haar eigen privacyverklaring, gelinkt vanuit haar webwinkel; wij verwerken ze voor de zaak onder onze verwerkersovereenkomst.

3.1 Onze website bezoeken

Gegevens: IP-adres, type browser en toestel, opgevraagde pagina's en tijdstip; het land waartoe uw IP-adres behoort; de taal die u koos.

Waarom: om de website te tonen en te beveiligen; om u de site van uw eigen land te tonen, zonder ooit een andere te blokkeren: buiten de EU/EER opent ospitera.com die bij uw eerste bezoek, en binnen de EU/EER stelt een balk ze voor (wij lezen uw land bij elk bezoek uit uw IP-adres en bewaren die opzoeking niet als profiel; de site die erbij past, wordt in een cookie bewaard zodat andere sites ze kunnen voorstellen); en om de site en taal die u koos te onthouden (cookies, punt 11).

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en bij het tonen van de site van het eigen land aan bezoekers (AVG art. 6(1)(f)). De sitecookies zijn nodig voor functies die u gebruikt.

Bewaring: de serverlogs van onze hostingprovider tot 30 dagen; gegevens voor snelheidsbeperking bevatten alleen een gesleutelde hash van het IP-adres en vervallen binnen 24 uur; de sitecookies 1 jaar. Wij gebruiken geen advertentiecookies, geen analyse of tracking door derden en geen pixels van sociale media.

3.2 Aanvragen om een zaak te openen

Gegevens: naam, adres en land van de zaak; naam, e-mail en telefoon van de contactpersoon; het openbare telefoonnummer en e-mailadres van de zaak; voorkeurstaal, merkkleur, opmerkingen, en foto's of een logo die u uploadt; de gebruikersnaam die u kiest. Het gekozen wachtwoord en de pincode voor het personeel worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen als eenrichtingshash.

Waarom: om uw aanvraag te beoordelen, uw bestelsite in te richten en u daarover te contacteren. Grondslag: precontractuele stappen op uw verzoek wanneer u voor uzelf aanvraagt (art. 6(1)(b)); wanneer u voor een vennootschap aanvraagt, ons gerechtvaardigd belang bij het opzetten van de zakelijke relatie (art. 6(1)(f)).

Bewaring: een inschrijvingslink die nooit wordt verstuurd, werkt niet meer na 30 dagen en wordt 30 dagen later verwijderd; een aanvraag die niet tot een zaak leidt, wordt 12 maanden na het versturen verwijderd; opent uw zaak, dan worden de gegevens accountgegevens (3.4).

3.3 Ons een vraag stellen

Gegevens: uw naam, e-mail (of telefoonnummer op WhatsApp), uw bericht en de taal van de pagina.

Waarom: om u te antwoorden. Vragen worden per e-mail naar ons supportteam gestuurd en kunnen in onze supportinbox worden bewaard, waar een AI-dienst een antwoord kan opstellen dat een van ons leest, aanpast en al dan niet verstuurt; niets wordt automatisch verstuurd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen over onze dienst, of precontractuele stappen (art. 6(1)(f) of (b)).

Bewaring: 24 maanden na het laatste bericht, tenzij het gesprek deel wordt van een klantrelatie. WhatsApp wordt uitgebaat door Meta onder zijn eigen voorwaarden en privacybeleid; gebruik e-mail als u WhatsApp liever niet gebruikt.

3.4 Accounts van zaken: eigenaars en personeel

Gegevens: gebruikersnamen; hashes van wachtwoorden en pincodes; inlogsessies en cookies voor bekende toestellen; kortlevende inlogtellers gekoppeld aan een hash van het IP-adres; de geschiedenis van statuswijzigingen van bestellingen; en uw aanvaarding van onze voorwaarden (versie, gebruikersnaam, tijdstip, gesleutelde hash van het IP-adres).

Waarom: om u en uw personeel toegang te geven, accounts te beveiligen (snelheidsbeperking, controle van nieuwe toestellen), te tonen wat er met elke bestelling gebeurde, en te bewijzen welke voorwaarden werden aanvaard. Grondslag: de uitvoering van onze overeenkomst wanneer u zelf met ons contracteert (art. 6(1)(b)); wanneer u voor een vennootschap optreedt of voor de zaak werkt, ons gerechtvaardigd belang bij het beheren en beveiligen van de zakelijke relatie (art. 6(1)(f)); en ons gerechtvaardigd belang bij beveiliging en bij het bewijs van de overeenkomst (art. 6(1)(f)).

Bewaring: zolang de zaak Ospitera gebruikt. Na het einde worden accountgegevens en bestelgeschiedenis op dag 30 verwijderd, zoals de voorwaarden zeggen (7.4); aanvaardingen van de voorwaarden kunnen tot 5 jaar worden bewaard als bewijs bij een geschil.

3.5 Facturatie

Gegevens: naam, adres, land en btw- of belastingnummer van de onderneming; facturatie-e-mail en contactpersoon; formule, prijs, facturen en betaalstatus. Kaart- en bankgegevens worden door Stripe bewaard; wij zien alleen het type, de laatste cijfers en de vervaldatum.

Waarom: om onze vergoeding te factureren en te innen, de juiste belasting toe te passen en de boekhouding bij te houden. Grondslag: onze overeenkomst (art. 6(1)(b)) of, voor een contactpersoon die voor een vennootschap optreedt, ons gerechtvaardigd belang bij het beheer van de relatie (art. 6(1)(f)); en onze wettelijke verplichtingen onder het boekhoud- en belastingrecht (art. 6(1)(c)).

Bewaring: facturen, creditnota's en de stukken die ze ondersteunen gedurende 10 jaar vanaf 1 januari na het jaar waarin elk document werd uitgereikt, zoals het Belgische boekhoud- en btw-recht vereist, of langer wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt; andere facturatiegegevens zolang de zaak Ospitera gebruikt.

3.6 De dienst laten werken

Gegevens: berichten die wij met u uitwisselen, ondersteuningsvragen en service-e-mails (inloglinks, facturen, kennisgevingen van wijzigingen). Waarom: om de dienst te leveren en te ondersteunen en u over wijzigingen te informeren, zoals de voorwaarden vereisen. Grondslag: onze overeenkomst (art. 6(1)(b)). Bewaring: zolang de zaak Ospitera gebruikt, en vragen zoals in 3.3.

3.7 Zakelijke prospectie

Gegevens: de naam, het adres, het openbare telefoonnummer en de website van een zaak, en een zakelijk e-mailadres dat de zaak publiceert (bijvoorbeeld info@… of het adres op haar website of vermelding), inclusief een naam alleen waar die deel uitmaakt van dat gepubliceerde adres.

Bronnen: openbare bronnen — de eigen website van de zaak, openbare bedrijvengidsen en kaarten, en openbare ondernemingsregisters. Wij kopen geen lijsten van personen.

Waarom: om de zaak een korte e-mail te sturen met ons aanbod, en om haar niet opnieuw te contacteren als ze nee zegt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van een dienst die relevant is voor de activiteit van de onderneming (art. 6(1)(f)). Wij sturen alleen een promotionele e-mail met gedocumenteerde toestemming of een gecontroleerde uitzondering onder de regels voor e-mailmarketing die op dat bericht van toepassing zijn; dat een adres openbaar is, laat op zichzelf geen marketing toe. Voor elke campagne leggen wij de bron, het soort ontvanger en de toelating waarop wij steunen vast (Deel 2).

Elke prospectiemail zegt wie wij zijn, waar wij het adres vonden en hoe u verdere e-mails in één stap stopt; u kunt op elk moment bezwaar maken en dan stoppen wij. Bewaring: 12 maanden na onze laatste e-mail als u niet antwoordt. Vraagt u ons te stoppen, dan bewaren wij alleen het e-mailadres, of een hash ervan, op een lijst om u nooit meer te mailen.

3.8 Beveiliging, fouten en rechtsvorderingen

Technische foutrapporten (Sentry) zijn zo ingesteld dat ze geen contactgegevens, cookies of formulierinhoud verzamelen, en worden 90 dagen bewaard. Snelheidsbeperkingen en logs bevatten gesleutelde hashes van IP-adressen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende dienst (art. 6(1)(f)).

Waar nodig gebruiken wij de bovenstaande gegevens om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen en om wettige verzoeken van autoriteiten te beantwoorden (art. 6(1)(c) of (f)), zolang de zaak het vereist.

4. Wat wij niet doen

Wij verkopen geen persoonsgegevens, delen ze niet voor reclame van andere bedrijven en maken geen profielen van u.

Wij nemen over u geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen (snelheidsbeperkingen kunnen herhaalde inlogpogingen kort blokkeren; neem contact op als dat u treft).

Onze hulpmiddelen om menu's te lezen en te vertalen sturen de teksten en beelden die u indient daarvoor naar een AI-provider. Een menu of foto kan zelf zakelijke contactgegevens of andere persoonsgegevens bevatten; dien dus geen gastgegevens of onnodige persoonsgegevens in. De provider staat op /legal/subprocessors.

5. Met wie wij gegevens delen

Dienstverleners die ze voor ons verwerken onder overeenkomsten die hen aan onze instructies en aan vertrouwelijkheid binden (Stripe treedt voor zijn eigen wettelijke plichten, zoals fraudepreventie en controles tegen witwassen, ook op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke, net als Meta voor WhatsApp): Netlify (hosting, VS), Neon (database, EU-regio), Stripe (facturatie, Ierland en VS), Resend (versturen van e-mails, VS), Anthropic (opstellen van antwoorden op e-mails aan ons, en het lezen en vertalen van menu's; VS), Sentry (foutmonitoring, EU-regio), de OpenStreetMap Foundation (kaarttegels in de beheeromgeving, die uw IP-adres ontvangt; VK), en Meta alleen als u ons via WhatsApp contacteert. De lijst voor de gegevens van zaken staat op /legal/subprocessors.

Professionele adviseurs (boekhouders, advocaten) onder geheimhouding; autoriteiten en rechtbanken waar de wet het vereist of om onze rechten te beschermen; en een koper of opvolger van onze onderneming, die onder dit beleid verdergaat, nadat wij het u hebben laten weten.

6. Doorgiften buiten uw land

Wij zijn in België (EU) gevestigd. Sommige providers verwerken gegevens in andere landen, vooral in de Verenigde Staten. Voor gegevens uit de EU/EER steunen die doorgiften op een adequaatheidsbesluit (inclusief het EU-VS-kader voor gegevensbescherming voor gecertificeerde providers) of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met bijkomende waarborgen waar nodig; voor het VK en Zwitserland op hun equivalenten. U kunt ons om een kopie van de waarborgen vragen. Heeft de wet van uw land eigen regels voor het doorgeven van gegevens naar het buitenland, dan zegt Deel 2 hoe wij daaraan voldoen.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Uw land op basis van uw IP-adres: bij elk bezoek opgezocht en niet bewaard; de site van uw land wordt in een cookie bewaard (1 jaar). Site- en taalcookie: 1 jaar. Serverlogs: tot 30 dagen. Niet-verstuurde inschrijvingslink: sluit na 30 dagen, verwijderd 30 dagen later. Aanvraag zonder zaak: 12 maanden. Vragen: 24 maanden na het laatste bericht. Accountgegevens en bestelgeschiedenis: zolang de zaak Ospitera gebruikt, verwijderd op dag 30 na het einde. Aanvaardingen van de voorwaarden: tot 5 jaar na het einde. Facturen en boekhoudstukken: tot 10 jaar. Prospectie zonder antwoord: 12 maanden na de laatste e-mail. Lijst om niet te contacteren: zolang wij aan prospectie doen (alleen adres of hash). Foutrapporten: 90 dagen. Loopt een termijn af, dan verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.

8. Uw rechten

Afhankelijk van de wet van uw land (zie Deel 2) kunt u vragen om inzage in uw gegevens en een kopie; rectificatie; wissing; beperking; bezwaar maken tegen ons gebruik op grond van gerechtvaardigd belang (tegen prospectie kunt u altijd bezwaar maken, en dan stoppen wij); de gegevens die u ons gaf in een overdraagbaar formaat ontvangen; en toestemming intrekken waar wij erop steunen, zonder gevolgen voor wat eerder gebeurde.

Schrijf naar support@ospitera.com. Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij antwoorden binnen een maand (of de kortere termijn die uw wet vastlegt), en kunnen die bij complexe verzoeken verlengen waar de wet het toelaat, met uitleg waarom. Verzoeken zijn gratis tenzij kennelijk ongegrond of buitensporig.

U kunt een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land. Onze leidende autoriteit in de EU is de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données (gegevensbeschermingsautoriteit.be); Deel 2 noemt andere. Wij krijgen graag eerst de kans uw bezorgdheid op te lossen.

9. Beveiliging

Wij beschermen gegevens met versleuteling tijdens transport, versleuteling in rust van gevoelige gegevens, eenrichtingshashes voor wachtwoorden, pincodes en IP-adressen, strikte scheiding tussen zaken, snelheidsbeperkingen, logging van gevoelige handelingen, automatische verwijdering en back-ups. Brengt een inbreuk uw rechten in gevaar, dan laten wij het u en de autoriteit weten zoals de wet vereist.

10. Leeftijd

Onze dienst is voor ondernemingen en niet bedoeld voor wie jonger is dan 16, of dan de meerderjarigheid waar uw wet die hoger legt. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken alleen wat nodig is om onze website en beheeromgeving te laten werken, dus vragen wij geen toestemming; voegen wij ooit analyse- of andere optionele cookies toe, dan vragen wij het eerst.

os_site: onthoudt de landensite en taal die u koos in de keuzeschakelaar of de suggestiebalk (1 jaar). os_home: de landensite die bij uw locatie past, zodat andere sites ze kunnen voorstellen (1 jaar). os_suggest_off: u hebt die suggestie gesloten (1 jaar). Sessiecookies voor eigenaar en personeel (per zaak): houden u ingelogd tot u uitlogt of de sessie verloopt. Cookie voor bekende toestellen: herkent een toestel waarop u eerder inlogde, voor de beveiliging (90 dagen). Sessiecookies voor platform en franchise: inloggen voor ons team en voor franchiseconsoles. Browseropslag (bijvoorbeeld de startgids in de beheeromgeving, de geluids- en afdrukinstellingen van het keukenscherm, de gekozen taal): instellingen die op uw toestel blijven en nooit naar ons worden gestuurd, tot u ze wist.

De volledige lijst staat ook op /legal/cookies.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid bijwerken wanneer onze diensten of de wet veranderen; de versiedatum staat bovenaan. Raakt een wijziging u wezenlijk, dan laten wij het u vooraf weten in uw beheeromgeving of per e-mail.

Deel 2. Wat bepaalde landen toevoegen

In elk onderdeel betekent „de wet” de daarin genoemde wet op de gegevensbescherming. Geeft die u meer rechten dan Deel 1, dan hebt u die rechten.

Europese Unie en EER

De AVG is van toepassing zoals beschreven in Deel 1. U kunt een klacht indienen bij de autoriteit waar u woont of werkt, of waar het probleem ontstond; het Europees Comité voor gegevensbescherming somt ze allemaal op (edpb.europa.eu).

Zakelijke prospectie per land

Wij mailen een onderneming alleen met gedocumenteerde toestemming of een gecontroleerde uitzondering onder de regels die op het bericht van toepassing zijn, land per land gecontroleerd voor elke campagne. Waar wij op een uitzondering steunen: België (onpersoonlijke adressen van ondernemingen, niet het adres van een met naam genoemde werknemer), Frankrijk (een adres dat relevant is voor de functie van de ontvanger, met informatie en een mogelijkheid tot bezwaar), Ierland en het VK (alleen abonnees die rechtspersonen zijn, geen eenmanszaken of personenvennootschappen), de VS (CAN-SPAM) en Canada (CASL, adressen die de onderneming zelf publiceerde). Elke e-mail noemt ons, zegt waar wij het adres vonden en heeft een afmelding in één stap.

Niet verstuurd zonder voorafgaande toestemming: Duitsland, Oostenrijk, Polen, Zwitserland, Italië, Nederland, Spanje, Denemarken en Zuid-Afrika, en elk ander land waarvoor wij geen uitzondering hebben gecontroleerd.

Australië (Spam Act 2003) en Nieuw-Zeeland (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): we steunen alleen op afgeleide toestemming als de onderneming het adres zelf heeft gepubliceerd, niet heeft aangegeven geen commerciële berichten te willen ontvangen en de e-mail over haar zaak gaat.

Singapore (Spam Control Act 2007): het onderwerp begint met <ADV> en we voeren een afmelding binnen 10 werkdagen uit. Brazilië (LGPD) en de Filipijnen (Data Privacy Act 2012): we steunen na een gedocumenteerde afweging op ons gerechtvaardigd belang, alleen voor adressen die de onderneming zelf heeft gepubliceerd. Mexico (LFPDPPP): onze privacyverklaring staat gelinkt in de eerste e-mail en we stoppen zodra u bezwaar maakt. Argentinië (Ley 25.326): alleen adressen uit openbare bronnen; elke e-mail is gemarkeerd als reclame en legt uit hoe u uw gegevens laat verwijderen of blokkeren.