Persónuverndarstefna Ospitera

1. Hver við erum

Ospitera („Ospitera“, „við“) ákveður hvernig og hvers vegna persónuupplýsingarnar sem hér er lýst eru notaðar: við erum ábyrgðaraðili þeirra. Útgáfa 2026-11-05.

Fyrirspurnir og beiðnir um persónuvernd: support@ospitera.com.

Við höfum ekki tilnefnt persónuverndarfulltrúa samkvæmt almennu persónuverndarreglugerðinni (GDPR), því að starfsemi okkar krefst þess ekki; netfangið hér að ofan nær til þess sem ber ábyrgð á persónuvernd hjá Ospitera. Ef lög einhvers lands krefjast tilnefnds einstaklings (til dæmis persónuverndarfulltrúa á Filippseyjum, privacy officer á Nýja-Sjálandi eða þess sem ber ábyrgð á vernd persónuupplýsinga í Québec) sinnir þessi einstaklingur hlutverkinu. Ef land krefst staðbundins fulltrúa segir 2. hluti hvernig við uppfyllum það.

2. Hvað þessi stefna nær til

Gesta á ospitera.com og landsvæðum þess; þeirra sem sækja um að opna veitingastað eða senda okkur fyrirspurn; eigenda veitingastaða, starfsfólks þeirra og tengiliða sem notenda stjórnborðsins og eldhússkjásins og sem viðskiptavina okkar; einstaklinga sem við höfum samband við til að bjóða þjónustuna (samskipti við fyrirtæki); og allra sem skrifa okkur.

Hún nær ekki til: viðskiptavina sem panta í netverslun veitingastaðar. Veitingastaðurinn ber ábyrgð á þeim upplýsingum og upplýsir um þær í eigin persónuverndarstefnu sem verslun hans vísar til; við vinnum þær fyrir hönd veitingastaðarins samkvæmt vinnslusamningi okkar.

3.1 Heimsókn á vefsvæðið okkar

Upplýsingar: IP-tala, gerð vafra og tækis, umbeðnar síður og tímasetning; landið sem IP-talan tilheyrir; valið tungumál.

Hvers vegna: til að sýna vefsvæðið og halda því öruggu; til að sýna þér vefsvæði lands þíns án þess að loka nokkurn tíma á önnur: utan ESB/EES opnar ospitera.com það í fyrstu heimsókn, innan ESB/EES stingur stika upp á því (landið er ákvarðað út frá IP-tölunni í hverri heimsókn og er ekki vistað sem forsnið; samsvarandi vefsvæði er vistað í vafraköku svo að önnur vefsvæði geti stungið upp á því); og til að muna valið vefsvæði og tungumál (vafrakökur, 11. gr.).

Lagagrundvöllur: lögmætir hagsmunir okkar af öruggu vefsvæði og af því að sýna gestum vefsvæði lands þeirra (f-liður 1. mgr. 6. gr. GDPR). Vafrakökur vefsvæðisins eru nauðsynlegar fyrir aðgerðirnar sem þú notar.

Varðveisla: netþjónaskrár hjá hýsingaraðila okkar í mesta lagi 30 daga; skrár um takmörkun beiðna innihalda aðeins lyklaða tætigildi IP-tölunnar og renna út innan 24 klukkustunda; vafrakökur vefsvæðisins 1 ár. Við notum ekki auglýsingavafrakökur, greiningar eða rakningu þriðju aðila né pixla samfélagsmiðla.

3.2 Umsókn veitingastaðar

Upplýsingar: nafn, heimilisfang og land veitingastaðarins; nafn, netfang og sími tengiliðar; opinber sími og netfang veitingastaðarins; óskað tungumál, litur vörumerkis, athugasemdir og upphlaðnar myndir eða merki; valið notandanafn. Valið lykilorð og PIN-númer starfsfólks eru aldrei vistuð á læsilegu formi, aðeins sem einstefnutætigildi.

Hvers vegna: til að afgreiða umsókn þína, setja upp pöntunarsíðuna þína og hafa samband við þig vegna hennar. Lagagrundvöllur: ráðstafanir að beiðni þinni áður en samningur er gerður, ef þú sækir um í eigin nafni (b-liður 1. mgr. 6. gr.); ef þú sækir um fyrir hönd fyrirtækis, lögmætir hagsmunir okkar af því að stofna til viðskiptasambands (f-liður 1. mgr. 6. gr.).

Varðveisla: skráningartengill sem aldrei var sendur hættir að virka eftir 30 daga og er eytt 30 dögum síðar; umsókn sem ekki leiðir til veitingastaðar er eytt 12 mánuðum eftir að hún var send; ef veitingastaðurinn þinn er opnaður verða upplýsingarnar að reikningsupplýsingum (3.4).

3.3 Fyrirspurn til okkar

Upplýsingar: nafn þitt, netfang (eða WhatsApp-númer), skilaboð og tungumál síðunnar.

Hvers vegna: til að svara þér. Fyrirspurnir eru sendar með tölvupósti til stuðningsteymis okkar og geta verið geymdar í stuðningspósthólfi okkar, þar sem gervigreindarþjónusta getur samið drög að svari sem einhver hjá okkur les, breytir og ákveður hvort sent er; ekkert er sent sjálfkrafa. Lagagrundvöllur: lögmætir hagsmunir okkar af því að svara fyrirspurnum um þjónustu okkar eða ráðstafanir áður en samningur er gerður (f- eða b-liður 1. mgr. 6. gr.).

Varðveisla: 24 mánuðir frá síðustu skilaboðum nema samtalið verði hluti af viðskiptasambandi. WhatsApp er rekið af Meta samkvæmt eigin skilmálum og persónuverndarreglum; ef þú vilt ekki nota það skaltu skrifa okkur með tölvupósti.

3.4 Reikningar veitingastaða: eigendur og starfsfólk

Upplýsingar: notandanöfn; tætigildi lykilorða og PIN-númera; innskráningarsetur og vafrakökur þekktra tækja; skammlífir innskráningarteljarar tengdir tætigildi IP-tölu; ferill stöðubreytinga pantana; og samþykki þitt á skilmálum okkar (útgáfa, notandanafn, tímasetning, lyklað tætigildi IP-tölu).

Hvers vegna: til að veita þér og starfsfólki þínu aðgang, vernda reikninga (takmörkun beiðna, athugun nýrra tækja), sýna hvað varð um hverja pöntun og sanna hvaða skilmálar voru samþykktir. Lagagrundvöllur: efndir samnings ef þú gerir hann beint við okkur (b-liður 1. mgr. 6. gr.); ef þú kemur fram fyrir hönd fyrirtækis eða vinnur fyrir veitingastaðinn, lögmætir hagsmunir okkar af því að reka og vernda viðskiptasambandið (f-liður 1. mgr. 6. gr.); og lögmætir hagsmunir okkar af öryggi og sönnun samningsins (f-liður 1. mgr. 6. gr.).

Varðveisla: á meðan veitingastaðurinn notar Ospitera. Eftir lok er reikningsupplýsingum og pöntunarsögu eytt á 30. degi, eins og fram kemur í skilmálunum (7.4); samþykki skilmála má varðveita í að hámarki 5 ár sem sönnun komi til ágreinings.

3.5 Reikningsfærsla

Upplýsingar: nafn fyrirtækis, heimilisfang, land og virðisaukaskattsnúmer eða skattkennitala; netfang reikninga og tengiliður; áskrift, verð, reikningar og staða greiðslna. Korta- og bankaupplýsingar eru hjá Stripe; við sjáum aðeins tegund, síðustu tölustafi og gildistíma.

Hvers vegna: til að gefa út reikninga og innheimta gjaldið okkar, beita réttum skatti og halda bókhald. Lagagrundvöllur: samningur okkar (b-liður 1. mgr. 6. gr.) eða, varðandi tengilið sem kemur fram fyrir hönd fyrirtækis, lögmætir hagsmunir okkar af því að reka sambandið (f-liður 1. mgr. 6. gr.); og lagaskyldur okkar samkvæmt bókhalds- og skattareglum (c-liður 1. mgr. 6. gr.).

Varðveisla: reikningar, kreditreikningar og fylgiskjöl í 10 ár frá 1. janúar ársins eftir útgáfu hvers skjals, eins og belgísk bókhalds- og skattalöggjöf krefst, eða lengur ef lögbundin varðveisluskylda er í gildi; aðrar reikningsupplýsingar á meðan veitingastaðurinn notar Ospitera.

3.6 Rekstur þjónustunnar

Upplýsingar: skilaboð sem við skiptumst á við þig, stuðningsbeiðnir og þjónustuskilaboð (innskráningartenglar, reikningar, tilkynningar um breytingar). Hvers vegna: til að veita og styðja þjónustuna og upplýsa þig um breytingar eins og skilmálarnir krefjast. Lagagrundvöllur: samningur okkar (b-liður 1. mgr. 6. gr.). Varðveisla: á meðan veitingastaðurinn notar Ospitera, og fyrirspurnir eins og í 3.3.

3.7 Samskipti við fyrirtæki

Upplýsingar: nafn veitingastaðarins, heimilisfang, opinbert símanúmer og vefsvæði ásamt vinnunetfangi sem veitingastaðurinn hefur sjálfur birt (til dæmis info@… eða netfang á vefsvæði hans eða í skrá), þar á meðal nafn aðeins ef það er hluti af birta netfanginu.

Heimildir: opinberar heimildir — eigið vefsvæði veitingastaðarins, opinberar fyrirtækjaskrár og kort og opinberar firmaskrár. Við kaupum ekki lista yfir einstaklinga.

Hvers vegna: til að senda veitingastaðnum stuttan tölvupóst þar sem við bjóðum þjónustu okkar, og hafa ekki aftur samband ef hann afþakkar. Lagagrundvöllur: lögmætir hagsmunir okkar af því að bjóða þjónustu sem tengist rekstri fyrirtækisins (f-liður 1. mgr. 6. gr.). Við sendum markaðspóst aðeins með sannanlegu samþykki eða á grundvelli undanþágu sem hefur verið athuguð samkvæmt reglum um markaðssetningu með tölvupósti sem gilda um viðkomandi skilaboð; það að netfang sé opinbert heimilar eitt og sér ekki markaðssetningu. Fyrir hverja herferð skráum við heimildina, tegund viðtakanda og grundvöllinn sem við byggjum á (2. hluti).

Hver samskiptapóstur segir hver við erum, hvar við fundum netfangið og hvernig þú getur með einni aðgerð stöðvað frekari skilaboð; þú getur andmælt hvenær sem er og við hættum. Varðveisla: 12 mánuðir frá síðasta tölvupósti okkar ef þú svarar ekki. Ef þú biður okkur að hætta geymum við aðeins netfangið eða tætigildi þess á bannlista svo að við skrifum þér aldrei aftur.

3.8 Öryggi, villur og réttarkröfur

Tæknilegar villuskýrslur (Sentry) eru stilltar þannig að þær safna ekki tengiliðaupplýsingum, vafrakökum eða efni eyðublaða og eru varðveittar í 90 daga. Takmarkanir beiðna og skrár innihalda lykluð tætigildi IP-talna. Lagagrundvöllur: lögmætir hagsmunir okkar af öruggri og starfhæfri þjónustu (f-liður 1. mgr. 6. gr.).

Ef þörf krefur notum við framangreindar upplýsingar til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur og svara lögmætum beiðnum yfirvalda (c- eða f-liður 1. mgr. 6. gr.) eins lengi og málið krefst.

4. Það sem við gerum ekki

Við seljum ekki persónuupplýsingar, deilum þeim ekki til auglýsinga annarra fyrirtækja og búum ekki til forsnið um þig.

Við tökum ekki sjálfvirkar ákvarðanir um þig sem hafa réttaráhrif eða sambærileg veruleg áhrif (takmarkanir beiðna geta í skamman tíma lokað á endurteknar innskráningartilraunir; hafðu samband ef það á við um þig).

Verkfæri okkar til að lesa og þýða matseðla senda texta og myndir sem þú hleður upp til gervigreindarþjónustu í þeim tilgangi. Matseðill eða mynd getur innihaldið vinnutengiliðaupplýsingar eða aðrar persónuupplýsingar, svo að þú skalt ekki hlaða upp upplýsingum um viðskiptavini eða óþarfa persónuupplýsingum. Þjónustuveitandinn er tilgreindur á /legal/subprocessors.

5. Með hverjum við deilum upplýsingum

Með þjónustuveitendum sem vinna upplýsingar fyrir okkur á grundvelli samninga sem binda þá við fyrirmæli okkar og trúnað (Stripe kemur auk þess fram sem sjálfstæður ábyrgðaraðili vegna eigin lagaskyldna, svo sem við að koma í veg fyrir svik og peningaþvætti, og Meta vegna WhatsApp): Netlify (hýsing, Bandaríkin), Neon (gagnagrunnur, ESB-svæði), Stripe (reikningsfærsla, Írland og Bandaríkin), Resend (sending tölvupósts, Bandaríkin), Anthropic (drög að svörum við tölvupósti sem okkur berst og lestur og þýðing matseðla; Bandaríkin), Sentry (villuvöktun, ESB-svæði), OpenStreetMap Foundation (kortaflísar í stjórnborðinu, sem fær IP-tölu þína; Bretland) og Meta aðeins ef þú hefur samband við okkur á WhatsApp. Listinn sem varðar upplýsingar veitingastaða er á /legal/subprocessors.

Með fagráðgjöfum sem bundnir eru trúnaði (endurskoðendum, lögmönnum); með yfirvöldum og dómstólum ef lög krefjast eða til að vernda réttindi okkar; og með kaupanda eða arftaka starfsemi okkar sem héldi áfram samkvæmt þessari stefnu, eftir að við höfum tilkynnt þér það.

6. Flutningur út fyrir land þitt

Við höfum staðfestu í Belgíu (ESB). Sumir þjónustuveitendur vinna upplýsingar í öðrum löndum, einkum Bandaríkjunum. Um upplýsingar frá ESB/EES byggist flutningur á ákvörðun um fullnægjandi vernd (þar á meðal persónuverndarramma ESB og Bandaríkjanna fyrir vottaða veitendur) eða á stöðluðum samningsákvæðum framkvæmdastjórnar ESB, með viðbótarráðstöfunum ef þörf krefur; um Bretland og Sviss á samsvarandi úrræðum þeirra. Þú getur óskað eftir afriti af verndarráðstöfununum. Ef lög lands þíns hafa eigin reglur um flutning upplýsinga til útlanda segir 2. hluti hvernig við förum að þeim.

7. Hve lengi við geymum upplýsingar

Land samkvæmt IP-tölu: ákvarðað í hverri heimsókn og ekki vistað; vefsvæði lands þíns er vistað í vafraköku (1 ár). Vafrakaka vefsvæðis og tungumáls: 1 ár. Netþjónaskrár: í mesta lagi 30 dagar. Ósendur skráningartengill: lokast eftir 30 daga, eytt 30 dögum síðar. Umsókn án veitingastaðar: 12 mánuðir. Fyrirspurnir: 24 mánuðir frá síðustu skilaboðum. Reikningsupplýsingar og pöntunarsaga: á meðan veitingastaðurinn notar Ospitera, eytt á 30. degi eftir lok. Samþykki skilmála: að hámarki 5 ár eftir lok. Reikningar og bókhaldsgögn: að hámarki 10 ár. Samskipti án svars: 12 mánuðir frá síðasta tölvupósti. Bannlisti: á meðan við eigum samskipti við fyrirtæki (aðeins netfang eða tætigildi). Villuskýrslur: 90 dagar. Þegar tíminn er liðinn eyðum við upplýsingunum eða gerum þær nafnlausar.

8. Réttindi þín

Samkvæmt lögum lands þíns (sjá 2. hluta) getur þú óskað eftir aðgangi að upplýsingum þínum og afriti af þeim; leiðréttingu; eyðingu; takmörkun vinnslu; andmælt notkun sem byggist á lögmætum hagsmunum (samskiptum við fyrirtæki alltaf, og við hættum); fengið upplýsingarnar sem þú lést okkur í té á flytjanlegu sniði; og afturkallað samþykki þitt ef við byggjum á því, án áhrifa á fyrri vinnslu.

Skrifaðu á support@ospitera.com. Við getum beðið þig að staðfesta hver þú ert. Við svörum innan mánaðar (eða innan skemmri frests samkvæmt lögum þínum) og í flóknum beiðnum getum við framlengt frestinn ef lög heimila og greinum frá ástæðunni. Beiðnir eru gjaldfrjálsar nema þær séu augljóslega tilefnislausar eða óhóflegar.

Þú getur lagt fram kvörtun hjá persónuverndaryfirvaldi lands þíns. Í ESB er forystueftirlitsyfirvald okkar belgíska Autorité de protection des données / Gegevensbeschermingsautoriteit (dataprotectionauthority.be); 2. hluti nefnir önnur. Við vildum gjarnan fá tækifæri til að leysa málið fyrst.

9. Öryggi

Við verndum upplýsingar með dulkóðun í flutningi, dulkóðun viðkvæmra upplýsinga í geymslu, einstefnutætigildum lykilorða, PIN-númera og IP-talna, ströngum aðskilnaði veitingastaða, takmörkun beiðna, skráningu viðkvæmra aðgerða, sjálfvirkri eyðingu og afritum. Ef öryggisbrestur stofnar réttindum þínum í hættu tilkynnum við þér og yfirvaldinu eins og lög krefjast.

10. Aldur

Þjónusta okkar er ætluð fyrirtækjum en ekki einstaklingum yngri en 16 ára, eða yngri en lögráða ef lög þín setja hærra aldursmark. Við söfnum ekki vísvitandi upplýsingum um börn.

11. Vafrakökur og sambærileg tækni

Við notum aðeins það sem er nauðsynlegt til að vefsvæðið okkar og stjórnborðið virki og biðjum því ekki um samþykki; ef við bætum einhvern tíma við greiningarvafrakökum eða öðrum valkvæðum vafrakökum spyrjum við þig fyrst.

os_site: man landsvæðið og tungumálið sem þú valdir í valmyndinni eða tillögustikunni (1 ár). os_home: landsvæðið sem samsvarar staðsetningu þinni, svo að önnur vefsvæði geti stungið upp á því (1 ár). os_suggest_off: þú hefur lokað þessari tillögu (1 ár). Setuvafrakökur eiganda og starfsfólks (fyrir hvern veitingastað): halda þér innskráðum þar til þú skráir þig út eða setan rennur út. Vafrakaka þekkts tækis: þekkir af öryggisástæðum tæki sem þú hefur þegar skráð þig inn á (90 dagar). Setuvafrakökur verkvangs og sérleyfis: innskráning teymis okkar og sérleyfisstjórnborða. Geymsla vafrans (til dæmis leiðarvísir stjórnborðsins, hljóð- og prentstillingar eldhússkjás, valið tungumál): stillingar sem vistaðar eru á tækinu þínu og aldrei sendar okkur, þar til þú eyðir þeim.

Heildarlistinn er einnig á /legal/cookies.

12. Breytingar

Við getum uppfært þessa stefnu þegar þjónusta okkar eða lög breytast; dagsetning útgáfunnar er hér að ofan. Ef breyting hefur veruleg áhrif á þig tilkynnum við hana fyrir fram í stjórnborðinu eða með tölvupósti.

2. hluti. Það sem einstök lönd bæta við

Í hverjum lið merkja „lög“ þá persónuverndarlöggjöf sem þar er nefnd. Ef hún veitir þér meiri réttindi en 1. hluti hefur þú þau réttindi.

Evrópusambandið og EES

Almenna persónuverndarreglugerðin gildir eins og lýst er í 1. hluta; á Íslandi í gegnum EES-samninginn og lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Þú getur lagt fram kvörtun hjá yfirvaldinu þar sem þú býrð eða starfar eða þar sem vandinn kom upp; Evrópska persónuverndarráðið telur þau öll upp (edpb.europa.eu). Á Íslandi er það Persónuvernd (personuvernd.is).

Samskipti við fyrirtæki eftir löndum

Við skrifum fyrirtæki aðeins með sannanlegu samþykki eða á grundvelli undanþágu sem hefur verið athuguð samkvæmt reglum sem gilda um viðkomandi skilaboð, og þær eru athugaðar land fyrir land fyrir hverja herferð. Þegar við byggjum á undanþágu: Belgía (ópersónuleg netföng fyrirtækja, ekki netfang nafngreinds starfsmanns), Frakkland (netfang sem tengist starfi viðtakanda, með upplýsingum og möguleika á andmælum), Írland og Bretland (aðeins lögaðilar sem áskrifendur, ekki einstaklingar í atvinnurekstri eða sameignarfélög), Bandaríkin (CAN-SPAM) og Kanada (CASL, netföng sem fyrirtækið hefur sjálft birt). Hver tölvupóstur segir hver við erum og hvar við fundum netfangið og býður afskráningu með einni aðgerð.

Við sendum ekki án fyrirfram samþykkis: til Þýskalands, Austurríkis, Póllands, Sviss, Ítalíu, Hollands, Spánar, Danmerkur og Suður-Afríku né til nokkurs annars lands þar sem við höfum ekki athugað undanþágu.

Ástralía (Spam Act 2003) og Nýja-Sjáland (Unsolicited Electronic Messages Act 2007): við byggjum á ætluðu samþykki aðeins ef fyrirtækið birti netfangið sjálft, hefur ekki afþakkað markaðsskilaboð og tölvupósturinn varðar rekstur þess.

Singapúr (Spam Control Act 2007): efnislínan byrjar á <ADV> og við afgreiðum afskráningu innan 10 virkra daga. Brasilía (LGPD) og Filippseyjar (Data Privacy Act 2012): við byggjum á lögmætum hagsmunum okkar eftir skjalfest mat, aðeins fyrir netföng sem fyrirtækið birti sjálft. Mexíkó (LFPDPPP): tengill á persónuverndartilkynningu okkar er í fyrsta tölvupóstinum og við hættum um leið og þú andmælir. Argentína (Ley 25.326): aðeins netföng úr opinberum heimildum; hver tölvupóstur er merktur sem auglýsing og útskýrir hvernig þú biður um að gögn þín séu fjarlægð eða læst.